Приём нового сотрудника всегда сопровождается проверкой необходимых документов․ Одним из ключевых является трудовая книжка (ТК)․ Однако бывают ситуации‚ когда гражданин не может её предъявить․ Ниже – подробный алгоритм действий работодателя‚ правовые основания и практические рекомендации‚ основанные на действующем Трудовом кодексе РФ и актуальных разъяснениях контролирующих органов (данные актуальны на 22 мая 2026 г․)․

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ:
  • Статья 65 – при приёме на работу работник обязан представить трудовую книжку․
  • Статья 66 – трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и стаже․
  • Статья 22 – административная ответственность за нарушение требований к оформлению трудовых отношений․
• Федеральный закон от № 439‑ФЗ (ред․ от ) – о формировании сведений о трудовой деятельности в электронном виде․
• Постановление Правительства РФ от № 225 – «О правилах ведения и хранения трудовых книжек»․

Согласно этим нормам‚ отсутствие трудовой книжки само по себе не является основанием для отказа в приёме‚ если работник может подтвердить причины её отсутствия и готов оформить новый документ․

Когда отсутствие трудовой книжки допустимо

Закон выделяет несколько ситуаций‚ при которых работник может быть принят без предъявления ТК:

1. Первое место работы – у гражданина ещё нет трудовой книжки; работник обязан оформить её самостоятельно․
2. Утрата или повреждение документа – работник подаёт заявление о причине отсутствия (например‚ потеря‚ кража‚ пожар)․ На основании заявления работодатель заводит новую книжку․
3. Электронная трудовая книжка (ЭТК) – если сотрудник перешёл на ЭТК до ‚ бумажная ТК не требуется; сведения передаются в ПФР через форму СЗВ‑ТД․
4. Работа по гражданско‑правовым договорам (подряд‚ оказание услуг) – трудовые отношения не возникают‚ поэтому ТК не нужна․

Во всех остальных случаях работник обязан предоставить трудовую книжку‚ иначе заключение трудового договора противоречит ст․ 65 ТК РФ․

Пошаговая инструкция для работодателя

Запрос документа и фиксация отказа

При поступлении кандидата на работу:

• Попросите предоставить оригинал трудовой книжки (или её заверенную копию)․
• Если документ не представлен‚ попросите кандидата написать заявление о причине отсутствия ТК (образец можно найти в внутренних нормативных актах компании)․
• Заявление должно содержать:
  • ФИО сотрудника;
  • Дата подачи;
  • Причина отсутствия (утрата‚ повреждение‚ первое место работы и т․д․);
  • Подпись․

Оформление акта о непредоставлении трудовой книжки

Для внутреннего документооборота рекомендуется составить акт (форма произвольная‚ но обязательно включает):

• Название организации;
• Дата и место составления;
• ФИО ответственного специалиста (кадровик‚ руководитель отдела кадров);
• ФИО сотрудника;
• Суть ситуации (не предъявлена ТК‚ заявление получено);
• Подписи сторон․

Акт служит подтверждением того‚ что работодатель выполнил свои обязанности по запросу документа и имеет основания для дальнейших действий․

Выдача новой трудовой книжки

После получения заявления:

1. Приобретите бланк трудовой книжки установленного образца (можно в специализированных магазинах или через поставщиков канцелярии)․
2. Заполните ьный лист: ФИО‚ дата рождения‚ образование‚ профессия‚ место работы (текущее)․
3. Сделайте первую запись о приёме на работу (дата приказа‚ номер‚ должность‚ подразделение)․
4. Подпишите запись руководителем организации и заверьте печатью (если используется)․
5. Вручите трудовую книжку сотруднику под расписку․

Согласно ст․ 66 ТК РФ‚ работодатель обязан выдать трудовую книжку в течение трёх рабочих дней с момента принятия сотрудника на работу․

Оформление электронных сведений (если применяется ЭТК)

Если сотрудник перешёл на электронную трудовую книжку:

• После издания приказа о приёме формируйте запись в отчёте ЕФС‑1 (форма отчёта о застрахованных лицах)․
• В подразделе 1․1 раздела 1 укажите:
  • Кадровое мероприятие – ПРИЕМ;
  • Наименование должности и подразделения;
  • Код вида трудового договора;
  • Код ОКЗ;
  • Режим работы (полный/неполный день‚ если применимо)․
• Укажите реквизиты документа‑основания (приказ о приёме)․
• Сведения в СФР предоставляйте не позже следующего рабочего дня после даты издания приказа․

Одновременно направьте в Пенсионный фонд РФ форму СЗВ‑ТД о кадровом мероприятии (приём‚ перевод‚ увольнение)․

Хранение документов

Все полученные документы (заявление‚ акт‚ копия приказа‚ трудовая книжка) следует поместить в личное дело сотрудника и хранить в соответствии с внутренними нормативами компании (минимальный срок – 50 лет после увольнения)․

Возможные последствия для работодателя

Нарушение порядка оформления трудовых отношений может повлечь:

• Административный штраф по ст․ 5․27 КоАП РФ (от 30 000 до 50 000 руб для должностных лиц‚ от 50 000 до 100 000 руб для организаций)․
• Требование инспекции труда о выдаче трудовой книжки и восстановлении пропущенных записей․
• В случае возникновения спора о стаже или выплатах – дополнительные издержки на экспертизу и судебные издержки․

Поэтому своевременное выполнение инструкции из пункта 3 минимизирует риски;

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли принять сотрудника без трудовой книжки‚ если он работает по договору ГПХ?

Да․ При гражданско‑правовых договорах трудовые отношения не возникают‚ поэтому требование предъявления ТК не применяется․

Что делать‚ если работник потерял трудовую книжку‚ но не хочет писать заявление?

В таком случае работодатель имеет право отказать в приёме‚ поскольку отсутствие документа не подтверждено уважительной причиной (ст․ 65 ТК РФ)․

Нужно ли делать запись в трудовой книжке о дистанционной работе?

Запись о дистанционной работе не является обязательной; её внесение зависит от внутренних правил компании и согласия сторон․

Как оформить приём иностранного работника без трудовой книжки?

Если у иностранного гражданина нет трудовой деятельности на территории РФ‚ оформляется новая трудовая книжка стандартного образца на основании его заявления и документов‚ подтверждающих право на работу (разрешение на работу‚ патент и т․д․)․

Какие штрафы грозят за непредоставление трудовой книжки сотруднику?

Согласно ст․ 5․27 КоАП РФ‚ должностное лицо может быть оштрафовано на 30 000–50 000 руб‚ организация – на 50 000–100 000 руб․

Практические рекомендации для кадровой службы

• Разработайте внутреннюю инструкцию «Порядок приёма на работу при отсутствии трудовой книжки» и включите её в регламент отдела кадров․
• Создайте шаблон заявления о причине отсутствия ТК и акт о непредоставлении документа – это ускорит обработку таких случаев․
• Обучите сотрудников отдела кадров правилам заполнения электронных отчётов ЕФС‑1 и СЗВ‑ТД‚ чтобы избежать штрафов за несвоевременную подачу сведений․
• Ведите журнал учёта бланков трудовых книжек (приходно‑расходную книгу) – это поможет избежать недостатка бланков при массовом приёме․
• При переходе сотрудников на электронную трудовую книжку фиксируйте факт перехода в локальном нормативном акте и информируйте ПФР своевременно․

Отсутствие трудовой книжки у кандидата не является автоматическим основанием для отказа в приёме‚ если работник может подтвердить уважительную причину и готов оформить новый документ․ Работодатель обязан:

1. Запросить трудовую книжку;
2. При отсутствии – получить письменное заявление о причине;
3. Составить акт о непредоставлении документа;
4. Выдать новую трудовую книжку в течение трёх рабочих дней;
5. Оформить необходимые электронные отчёты (ЕФС‑1‚ СЗВ‑ТД) и передать сведения в ПФР;
6. Обеспечить правильное хранение всех связанных документов․

Соблюдение данного алгоритма позволит избежать административных штрафов‚ обеспечит легальность трудовых отношений и защитит интересы как работника‚ так и работодателя․

Помните: основная цель – оформить трудовые отношения в полном соответствии с законодательством‚ а не избежать формальностей любой ценой․