Ситуация, когда у соискателя отсутствует трудовая книжка, становится всё более распространённой в современных реалиях российского рынка труда. С 2021 года вступили в силу изменения в законодательстве, которые существенно изменили порядок ведения трудовых книжек. В этой статье мы разберём все ключевые аспекты приёма на работу без оформления трудовой книжки, актуальные на май 2026 года.

Почему у соискателей нет трудовой книжки?

Существует несколько основных причин, по которым кандидат может не иметь трудовой книжки:

• Первое трудоустройство после 2021 года, согласно пункту 8 статьи 2 Федерального закона от № 439-ФЗ, граждане, впервые поступающие на работу после 1 января 2021 года, не оформляют бумажную трудовую книжку. Для них ведётся только электронная трудовая книжка (ЭТК).
• Потеря или повреждение — если трудовая книжка была утеряна или испорчена, работник должен обратиться в органы Пенсионного фонда России для восстановления.
• Отказ от ведения бумажной версии — некоторые работодатели и сотрудники предпочитают использовать только электронный формат для упрощения учёта и хранения данных.
• Уклонение от предоставления, в редких случаях соискатели намеренно не предоставляют трудовую книжку, что может быть связано с нежеланием раскрывать предыдущий стаж.

Можно ли принять на работу без трудовой книжки?

Да, это возможно, но с определёнными условиями и последствиями:

Для сотрудников без стажа (впервые устраивающихся на работу после 2021 года)

В этом случае:

• Оформляется только электронная трудовая книжка (ведётся автоматически через Пенсионный фонд).
• Бумажная версия не оформляется.
• Работодатель обязан уведомить сотрудника о ведении ЭТК в письменной форме.

Для сотрудников со стажем (до 2021 года)

Если у работника есть предыдущий стаж, но нет бумажной трудовой книжки:

• Работодатель не обязан оформлять бумажную версию, если сотрудник не предоставил её.
• Можно оформить Сведения о трудовой деятельности (СТД-Р) в электронном виде.
• Важно! В этом случае предыдущий стаж не будет учтён, так как нет подтверждающих документов.

Для ИП и самозанятых

Индивидуальные предприниматели и самозанятые могут принимать сотрудников без оформления трудовой книжки, так как:

• Нормы Трудового кодекса РФ к ним не применяются в части ведения трудовой книжки.
• Отношения регулируются гражданско-правовыми договорами.

Как оформить сотрудника без трудовой книжки?

Процедура приёма на работу без трудовой книжки включает несколько этапов:

Оформление трудового договора

Основным документом, подтверждающим трудовые отношения, становится трудовой договор. В нём обязательно указываются:

• Дата начала работы.
• Условия труда.
• Режим работы.
• Размер заработной платы.

Уведомление о ведении электронной трудовой книжки

Работодатель обязан в течение 5 дней с момента заключения трудового договора уведомить сотрудника о ведении ЭТК в письменной форме.

Внесение записей в СТД-Р (при необходимости)

Если у сотрудника есть предыдущий стаж, но нет бумажной трудовой книжки, работодатель может:

• Запросить у сотрудника Сведения о трудовой деятельности (СТД-Р).
• Внести записи о приёме на работу в электронный формат.

Какие риски возникают при приёме на работу без трудовой книжки?

Несмотря на возможность трудоустройства без бумажной трудовой книжки, существуют определённые риски:

Для работодателя:

• Штрафы за нарушение трудового законодательства (ст. 5.27 КоАП РФ).
• Проблемы с проверками Роструда и Пенсионного фонда;
• Трудности при подтверждении стажа для начисления пенсии.

Для работника:

• Потеря предыдущего стажа (если нет подтверждающих документов);
• Проблемы при оформлении пенсии.
• Сложности при трудоустройстве в будущем (если стаж не подтверждён).

Что делать, если у сотрудника нет трудовой книжки?

Алгоритм действий для работодателя:

1. Уточнить причину отсутствия:
   • Первое трудоустройство после 2021 года → оформляем только ЭТК.
   • Потеря или повреждение → запрашиваем СТД-Р.
   • Уклонение → решаем вопрос на уровне трудового договора.
2. Оформить трудовой договор с указанием всех необходимых условий.
3. Уведомить сотрудника о ведении ЭТК (в письменной форме).
4. Внести записи в СТД-Р (если есть предыдущий стаж).
5. Соблюдать все требования ТК РФ в части оформления трудовых отношений;

В 2026 году ситуация с трудовой книжкой выглядит следующим образом:

• Для новичков (после 2021 года) — бумажная трудовая книжка не оформляется, ведётся только ЭТК.
• Для сотрудников со стажем — можно оформить СТД-Р, но без подтверждающих документов стаж не будет учтён.
• Работа без трудовой книжки возможна, но только при официальном оформлении через трудовой договор.
• Неофициальная работа — это нарушение закона, даже если нет бумажной трудовой книжки.

Если у вас остались вопросы по оформлению сотрудников без трудовой книжки, рекомендуем обратиться к юристу по трудовому праву или в территориальное отделение Пенсионного фонда.