Вопрос о том, можно ли принять на работу сотрудника, у которого нет бумажной трудовой книжки, стал особенно актуален после 1 января 2026 года, когда в России завершился переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). В статье мы разберём, какие правовые нормы регулируют такой процесс, какие риски несёт для работодателя и какие шаги следует предпринять, чтобы оформить трудовые отношения корректно.

Что такое трудовая книжка и её роль в трудовых отношениях

Трудовая книжка (бумажная или электронная) – документ, фиксирующий сведения о трудовой деятельности работника: места работы, должности, даты начала и окончания трудового договора, а также периоды стажа, необходимые для расчёта пенсии и иных социальных выплат.

• Внесение записей в трудовую книжку является обязанностью работодателя.
• Отсутствие у работника бумажной трудовой книжки не освобождает работодателя от обязанности вести учёт трудового стажа.
• С 2026 года большинство новых работников оформляются в системе Электронной трудовой книжки (ЭТК), что упрощает процесс документирования.

Законодательная база

1. Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ) – основные положения о трудовых книжках (ст. 66‑71).
2. Федеральный закон № 107-ФЗ от г. «Об электронных трудовых книжках» – регламентирует порядок перехода от бумажных к электронным книжкам.
3. Приказ Минтруда России № 1н от г. – уточняет порядок заполнения ЭТК и порядок работы с работниками, у которых нет бумажной книжки.

Согласно ТК РФ, работодатель обязан оформить трудовой договор и вести учёт трудового стажа, независимо от наличия у работника бумажной трудовой книжки. Если у работника нет книжки, он может оформить её в электронном виде или получить бумажный документ в любой момент после начала работы.

Возможные причины отсутствия трудовой книжки у соискателя

• Первый раз на рынке труда (молодой специалист, выпускник вузов).
• Утеря или порча книжки (в этом случае работник может оформить замену в ПФР).
• Работа в условиях, где ранее использовалась только электронная система (например, крупные корпорации).
• Иностранные граждане, которые ранее работали за пределами РФ и не имели бумажной трудовой книжки.

Как правильно оформить приём на работу без трудовой книжки

Оформление трудового договора

Трудовой договор – основной документ, фиксирующий условия работы. В нём необходимо указать:

• ФИО работника, паспортные данные.
• Дата начала работы.
• Должность, оклад, условия оплаты труда.
• Условие о последующем оформлении трудовой книжки (бумажной или электронной).

Регистрация в системе ЭТК

Если работник согласен, рекомендуется сразу оформить электронную трудовую книжку:

1. Создать личный кабинет в Госуслугах (или в системе ЭТК работодателя).
2. Передать работодателю согласие на ведение ЭТК (подписать электронную форму).
3. Работодатель вносит запись о приёме в ЭТК в течение 5 рабочих дней.

Оформление бумажной трудовой книжки (по желанию работника)

Если работник предпочитает традиционный вариант:

1. Работодатель выдаёт пустую трудовую книжку (при наличии в наличии у организации).
2. Вносит первую запись о приёме (дата, должность, условия труда).
3. Работник обязан хранить книжку и предоставлять её при смене места работы.

Документы, подтверждающие личность и право на работу

• Паспорт гражданина РФ (или иной документ, удостоверяющий личность).
• СНИЛС – обязательный для расчёта страховых взносов.
• ИНН (при наличии).
• Для иностранных граждан – миграционная карта, разрешение на работу.

Риски для работодателя при приёме без трудовой книжки

• Нарушение сроков оформления – по ТК РФ запись в трудовой книжке (или в ЭТК) должна быть внесена в течение 5 дней с момента начала работы.
• Отсутствие подтверждения стажа – в случае проверки со стороны ПФР или ФСС может возникнуть вопрос о правильности начисления пенсионных и страховых взносов.
• Трудовые споры – отсутствие официального документа может усложнить доказывание факта трудовых отношений в суде.
• Штрафы и пени – за несоблюдение требований к ведению трудовых книжек предусмотрены административные штрафы (до 30 000 рублей для юридических лиц).

Как минимизировать риски

1. Сразу фиксировать дату начала работы в трудовом договоре и в системе учёта.
2. Оформлять Электронную трудовую книжку – процесс автоматизирован и менее подвержен ошибкам.
3. Вести журнал учёта персонала (внутренний документ), где фиксируются все изменения в кадровом составе.
4. Регулярно проверять правильность начисления страховых взносов в ПФР и ФСС.
5. Сохранять копии всех подписанных документов (трудовой договор, согласие на ЭТК, копии паспорта, СНИЛС).

Практический пример оформления

Ситуация: Компания «Альфа» принимает на работу Ивана Иванова, 23 года, у него нет бумажной трудовой книжки, он согласен на электронный вариант.

1. Подписывается трудовой договор (пункт 5 – «Работник согласен вести электронную трудовую книжку»).
2. Иван Иванов регистрируется в системе Госуслуги и даёт согласие работодателю на ведение ЭТК.
3. HR-менеджер вносит запись в ЭТК в течение 5 дней: « – приём на должность младшего инженера, оклад 45 000 руб.».
4. В системе бухгалтерии фиксируются начисления страховых взносов, ПФР получает сведения о стаже в автоматическом режиме.
5. Все документы сохраняются в электронном архиве компании.

Что делать, если работник потерял трудовую книжку после начала работы

Согласно пункту 5 статьи 71 ТК РФ, в случае утраты книжки работник может:

• Обратиться в Пенсионный фонд России (ПФР) за выдачей новой (бумажной) трудовой книжки.
• Перейти полностью на Электронную трудовую книжку, что избавит от необходимости восстановления бумажного документа.

Работодатель обязан внести запись о выдаче новой книжки (или о переходе в ЭТК) в течение 5 дней.

• Отсутствие у соискателя бумажной трудовой книжки не является препятствием для приёма на работу.
• Ключевым моментом является своевременное оформление трудового договора и запись в системе (ЭТК или бумажной книжке).
• Электронные трудовые книжки существенно упрощают процесс и снижают риск административных штрафов.
• Работодателю рекомендуется вести внутренний журнал учёта персонала и сохранять копии всех документов.

Важное примечание

Настоящая статья носит информационный характер и не заменяет консультацию квалифицированного юриста. При возникновении конкретных правовых вопросов рекомендуется обратиться к специалисту в области трудового права.

Дата публикации: