Важное напоминание: С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по обязательному внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК)․ Это кардинально меняет подход к документированию трудового стажа, но не отменяет возможности приёма на работу без традиционной бумажной трудовой книжки․ Данная статья объясняет, как это сделать законно и правильно․
Ключевое изменение с 2026 года: электронная трудовая книжка (ЭТК)
С 2026 года все новые трудовые отношения оформляются исключительно в электронном виде․ Бумажная трудовая книжка (ТК) больше не выдается при первом трудоустройстве․ Однако:
- Бумажные ТК, выданные ранее, продолжают действовать․
- Работник может подать заявление о выдаче ему свободной страницы бумажной ТК для продолжения записи, если у него уже есть такой документ․
- Если бумажная ТК утеряна, работодатель обязан оформить дубликат в установленном порядке․
Когда можно принять на работу без трудовой книжки?
Закон (Трудовой кодекс РФ) прямо не обязывает предъявлять ТК при приёме․ Отсутствие ТК не является препятствием для заключения трудового договора в следующих случаях:
Первое трудоустройство в жизни
У выпускника учебного заведения, молодого специалиста или человека, ранее не работавшего официально, просто нет трудовой книжки․ В этом случае работодатель оформляет его как впервые устраивающегося на работу․
Утеря или уничтожение трудовой книжки
Если работник подтвердит, что его ТК утеряна (например, справка из МВД о краже или заявление о пропаже), работодатель:
- Оформляет дубликат трудовой книжки (в бумажном или электронном виде)․
- Заносит в него сведения о работе у данного работодателя․
- Передает дубликат работнику после увольнения․
Важно: До оформления дубликата работник продолжает работать на основании трудового договора․ Отсутствие ТК не приостанавливает трудовые отношения;
Работа в организации, где ТК не велась
Некоторые категории работников (например, руководители и заместители, члены коллегиальных исполнительных органов, работающие по трудовому договору в организациях, созданных в соответствии с законодательством РФ) могут не иметь ТК, если их стаж подтверждается иными документами (приказы, контракты, выписки из ЭТК)․
Соглашение сторон об электронной форме
Если работник уже имеет электронную трудовую книжку (ЭТК) в системе СберЗащита или ином аккредитованном операторе, он может предоставить работодателю доступ к ней для внесения записей․ Бумажный документ при этом не требуется․
Как правильно оформить приём без трудовой книжки?
Работодатель должен действовать по следующему алгоритму:
Шаг 1: Получить от работника письменное заявление
В заявлении работник указывает причину отсутствия ТК (первое трудоустройство, утеря и т․д․) и просит оформить трудовые отношения без её предъявления;
Шаг 2: Оформить трудовой договор
Заключается стандартный трудовой договор в письменной форме․ В разделе «Общие положения» или в приложении можно сделать отметку: «Трудовая книжка работником не представлена в связи с ___ (указать причину)»․
Шаг 3: Завести личную карточку работника (форма Т-2)
В личной карточке в графе «Трудовая книжка» делается запись: «Не имеет (утеряна, не выдавалась)»․
Шаг 4: Внести запись в электронную трудовую книжку (ЭТК)
Если работник имеет ЭТК, работодатель обязан в течение 5 рабочих дней с даты приёма направить в оператора ЭТК сведения о приёме на работу․ Если ЭТК нет, работодатель сам создаёт её для работника в государственной информационной системе (ГИС) «Трудовая книжка»․
Шаг 5: При увольнении — оформить дубликат (при необходимости)
Если на момент увольнения у работника до сих пор нет ТК (бумажной или электронной), работодатель обязан оформить и выдать ему дубликат трудовой книжки с внесённой в него записью об увольнении․
Риски для работодателя при приёме без трудовой книжки
Несоблюдение процедуры ведёт к административной ответственности (ст․ 5․27 КоАП РФ):
- Штраф для должностных лиц — от 5 000 до 50 000 руб․
- Штраф для юридических лиц — от 50 000 до 100 000 руб․
Главный риск: Если работник в будущем предъявит иск о восстановлении стажа, который не был отражён в ЭТК или дубликате ТК, доказать факт работы и её продолжительность будет крайне сложно․ Поэтому своевременное и корректное оформление записей в ЭТК — ключевая задача․
Права работника при отсутствии трудовой книжки
Работник имеет право:
- Требовать от работодателя безотлагательного оформления его трудовых отношений и внесения сведений в ЭТК․
- Получить по первому требованию выписку из ЭТК или дубликат бумажной ТК при увольнении․
- Обратиться в Государственную инспекцию труда (ГИТ) или в суд для защиты своих прав, если работодатель уклоняется от оформления․
Практические рекомендации
- Для работодателя: Сфокусируйтесь на работе с Электронной Трудовой Книжкой (ЭТК)․ Это теперь основной документ․ При отсутствии у работника ЭТК — создавайте её в ГИС «Трудовая книжка» сразу при приёме․
- Для соискателя: Если у вас нет ТК (первое место работы), не беспокойтесь․ Предоставьте паспорт и СНИЛС․ Уточните у работодателя, будет ли он создавать вам ЭТК․ Если у вас была бумажная ТК, но она утеряна — получите справку из МВД и будьте готовы к оформлению дубликата․
- Общее: Все сведения о стаже, отпусках, увольнениях теперь должны быть в Единой государственной информационной системе (ЕГИС) «Трудовая книжка»․ Проверяйте её актуальность после каждого кадрового события․
Принять на работу без предъявления бумажной трудовой книжки в 2026 году не только можно, но и часто необходимо, особенно для впервые устраивающихся; Ключ к успеху — грамотное и своевременное взаимодействие с электронной системой трудовых книжек․ Работодатель должен внести данные в ЭТК в течение 5 дней, а работник — контролировать этот процесс․ Нарушение процедуры грозит штрафами и создаёт риски для обеих сторон при подтверждении трудового стажа в будущем․
Статья основана на нормах Трудового кодекса РФ и положениях о ведении электронных трудовых книжек (Постановление Правительства РФ № 1054н)․ Актуально на 23 мая 2026 года․