В 2026 году вопрос о приёме сотрудников без наличия бумажной трудовой книжки остаётся актуальным. Многие работодатели сталкиваются с ситуацией, когда соискатель не может предоставить этот документ, однако закон позволяет оформить его в особых случаях. В статье разберём, какие риски связаны с таким приёмом, какие документы нужно собрать и как правильно оформить нового сотрудника.
Правовые основы
Согласно Трудовому кодексу РФ и Кодексу об административных правонарушениях, приём работника без записи в трудовой книжке может привести к штрафу от 30 000 до 50 000 рублей (ч. 1 ст. 5.27 КоАП). Однако закон допускает два официальных случая, когда такой приём считается законным.
1.1 Когда допускается приём без трудовой книжки
- Приём совместителя на неосновное место работы.
Во всех остальных ситуациях отсутствие записи в книжке считается правонарушением и влечёт административную ответственность.
1.2 Электронные трудовые книжки (ЭТК)
С 1 января 2026 года в России завершается переход на электронные трудовые книжки. Поэтому в 2026 году работодатель может оформить сотрудника через ЭТК, но при этом необходимо зафиксировать все сведения, предусмотренные ТК РФ.
Какие документы запросить у соискателя
Если кандидат не предоставил трудовую книжку, работодатель обязан собрать альтернативные документы, подтверждающие его стаж и право на работу.
- Паспорт (или иной документ, подтверждающий личность).
- СНИЛС и ИНН.
- Справка о предыдущем месте работы или трудовой договор с предыдущим работодателем.
- Сведения из трудовой карточки (если они доступны в электронном виде).
- Заявление соискателя о желании быть принятым без трудовой книжки.
Эти документы позволяют оформить трудовую карточку и завести запись в ЭТК.
Пошаговая инструкция для работодателя
- Проверка документов. Убедитесь, что у соискателя есть все перечисленные выше документы.
- Получение письменного заявления. Соискатель подписывает заявление о приёме на работу без трудовой книжки.
- Оформление трудвого договора. В договор включите все обязательные условия (должность, ставка, режим работы и т.д.).
- Создание новой записи в ЭТК. Внесите данные о стаже, полученном из предоставленных документов.
- Подтверждение предыдущего опыта. При наличии справок о предыдущей работе отметьте её в трудовой карточке.
- Уведомление инспекции труда (при необходимости). Если приём осуществляется в рамках исключений, оформите соответствующее уведомление.
- Контроль соблюдения сроков. Запишите данные в ЭТК в течение 30 дней с даты начала работы.
Последствия ошибок
Если работодатель примет сотрудника без надлежащего оформления и без возможности подтвердить стаж, он рискует:
- Получить штраф в размере 30 000–50 000 рублей.
- Быть привлечённым к административной ответственности.
- Столкнуться с требованием заплатить компенсацию сотруднику за нарушение трудового законодательства.
Кроме того, отсутствие записи в книжке может усложнить процесс расчёта пенсионного стажа и выплаты компенсаций при увольнении.
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли работать без трудовой книжки в 2026 году? Да, но только в рамках законных исключений или через электронную форму.
- Нужна ли трудовая книжка для оформления договора? Официально она не обязательна, однако её отсутствие требует дополнительных подтверждающих документов.
- Как подтвердить стаж, если нет бумажной трудовой? Справками из предыдущих организаций, копиями трудового договора, выписками из ПФР и др.
- Можно ли отказ от приёма сотрудника только из‑за отсутствия книжки? Нет. Работодатель не имеет права отказать, если соискатель предоставил все необходимые документы.
Приём на работу человека без трудовой книжки возможен, но только при соблюдении строгих правовых условий. Работодателю необходимо внимательно проверять документы, оформить заявление, создать запись в электронной трудовой книжке и зафиксировать все сведения о предыдущем опыте. Игнорирование этих требований может привести к серьёзным штрафам и юридическим последствиям.
Соблюдая описанную инструкцию, вы сможете безопасно и законно оформить нового сотрудника, даже если у него нет бумажной трудовой книжки.