Вопрос о приёме на работу сотрудника, который не имеет трудовой книжки, актуален как для крупных компаний, так и для малого предпринимательства. С одной стороны, законодательство требует наличия трудовой книжки (или её электронного аналога) для оформления трудового договора. С другой стороны, в реальной практике встречаются случаи, когда работник потерял документ, его нет в наличии, либо он ещё не имел трудового стажа. В этой статье разберём, что допускается по закону, какие риски для работодателя и какие практические шаги можно предпринять.
Законодательная база
Трудовой кодекс РФ
В соответствии с статьей 66 ТК РФ (пункт 5) при приёме на работу в организацию гражданина, который работает по совместительству, сведения об этом вносятся в трудовую книжку по его желанию. Это подтверждает, что трудовая книжка является основным документом, фиксирующим трудовую деятельность.
Положения о приёме без трудовой книжки
Согласно постановлению Правительства РФ №1635 (абз. 2 подп. 1.3 п. 1), приём на работу без трудовой книжки не допускается в обычных условиях. Однако в 2024‑2025 годах в законодательстве закреплены исключения:
- Если работник потерял трудовую книжку в результате утраты, порчи или иной непредвиденной причины.
- Если работник ранее не имел трудового стажа (например, пенсионер, который впервые начинает трудовую деятельность).
- Если работник использует электронную трудовую книжку (ЭТК) и может предоставить сведения о своей трудовой деятельности в электронном виде.
В этих случаях работодатель может оформить трудовой договор, но обязан оформить новую бумажную трудовую книжку или запросить дубликат у предыдущего работодателя.
Практические сценарии приёма без трудовой книжки
Работник потерял трудовую книжку
Сначала работник должен предоставить письменное заявление, в котором указывает:
- Что ранее имел трудовой стаж.
- Причину отсутствия трудовой книжки (утрата, порча, иные обстоятельства).
После получения заявления работодатель:
- Подаёт заявление в Фонд социального страхования (ФСС) о выдаче дубликата.
- Если дубликат не может быть выдан в течение 30 дней, оформляет новую трудовую книжку без записей о предыдущих работодателях.
Работник без трудового стажа (первый работник, пенсионер)
В этом случае работодатель может заключить трудовой договор без трудовой книжки, но:
- Обязательно оформлять новую бумажную трудовую книжку.
- Записывать в неё сведения о трудовой деятельности с первого дня работы.
Использование электронной трудовой книжки (ЭТК)
Если работник имеет электронную трудовую книжку, он может предоставить электронный документ вместо бумажного. В этом случае:
- Работодатель принимает сведения из ЭТК и фиксирует их в бумажной трудовой книжке.
- При отсутствии ЭТК, но наличии справок от предыдущих работодателей, можно использовать их как временный документ.
Риски для работодателя при приёме без трудовой книжки
Административная ответственность
Если работодатель оформит трудовой договор без трудовой книжки в случаях, не предусмотренных законом, это считается правонарушением и может повлечь:
- Штрафы в размере 10–20 тысяч рублей.
- Обязательство оформить недостающий документ в течение 30 дней.
Юридические последствия для сотрудника
Отсутствие трудовой книжки может затруднить поиск новой работы, поскольку:
- Сотрудник не сможет подтвердить свой трудовой стаж.
- Потенциальный работодатель может отказать в приёме.
Алгоритм действий при приёме без трудовой книжки
- Проверка наличия трудовой книжки – работодатель запрашивает у кандидата документ.
- Если документ отсутствует – работник предоставляет письменное заявление о причинах.
- Оформление дубликата – подача заявления в ФСС и ожидание выдачи.
- Если дубликат не выдан – оформление новой трудовой книжки.
- Подписание трудового договора – с учётом всех требований законодательства.
- Внесение сведений в трудовую книжку – в бумажной и/или электронной форме.
Практические рекомендации для работодателя
- Всегда запрашивайте у кандидата трудовую книжку или её копию до подписания договора.
- Если работник не может предоставить документ, уточните, есть ли у него электронная трудовая книжка.
- В случае потери трудовой книжки, сразу инициируйте процедуру выдачи дубликата.
- Обучайте кадровый отдел правилам оформления трудовой книжки и процедурам работы с дубликатами.
- Ведите учёт всех случаев приёма без трудовой книжки в кадровом журнале.
Приём сотрудника без трудовой книжки возможен, но только в рамках чётко прописанных исключений. Работодатель обязан оформить новый документ и обеспечить надлежащее ведение трудовой книжки, чтобы избежать административных санкций и юридических рисков. В современных условиях, когда электронные трудовые книжки становяться всё более распространёнными, важно знать, как правильно использовать их в процессе приёма персонала.
Таким образом, при правильном соблюдении законодательства и соблюдении всех процедур, можно безопасно принять сотрудника без трудовой книжки и обеспечить его полноценное трудоустройство.