С 1 января 2021 года в России действует Электронная трудовая книжка (ЭТК). Тем не менее в практике часто возникает ситуация, когда новый сотрудник приходит без бумажной трудовой книжки и без доступа к ЭТК. Что делать в таком случае, какие есть законные варианты и какие риски несёт работодатель? В статье подробно разберём все нюансы.

Нормативно‑правовая база

• Трудовой кодекс РФ (ТК РФ). Статья 65 ТК РФ определяет трудовую книжку как документ, предъявляемый при приёме на работу.
• Федеральный закон от  № 439‑ФЗ (о введении в действие электронных трудовых книжек). Пункт 8 ст. 2 этого закона гласит, что приём на работу граждан, впервые трудоустраиваемых после 1 января 2021 г., может осуществляться без бумажной трудовой книжки, если оформлена электронная ТК.
• Постановление Минтруда РФ от  № 14‑6/ООГ‑3682 – разъясняет порядок приёма на работу соискателя с опытом, но без трудовой книжки.

Когда можно принять работника без трудовой книжки?

Основные варианты оформления

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

• Работодатель регистрирует сотрудника в системе ЭТК через портал Госуслуг.
• Для регистрации нужен паспорт, СНИЛС, ИНН и согласие работника.
• ЭТК считается равнозначной бумажной ТК – запись делается автоматически после подписания трудового договора.

Оформление бумажной трудовой книжки «с нуля»

1. Выдача новой трудовой книжки (форма № 2) сотруднику.
2. Заполнение первой страницы: ФИО, дата рождения, серия и номер паспорта, СНИЛС, ИНН.
3. Составление трудового договора (первичная запись).
4. Подписание приказа о приёме на работу (образец приказа прилагается в приложении).
5. Внесение записи в ТК в течение 5 дней с момента начала работы.

Договор ГПХ (гражданско‑правовой договор)

Если цель – временная работа, проект или подряды, можно заключить договор подряда, оказания услуг или иной ГПХ. В этом случае ТК не требуется, но следует помнить:

• ГПХ не заменяет трудовой договор, если фактически создаются трудовые отношения (подчинённость, фиксированный график, контроль).
• Нарушение может привести к признанию договора трудовым и наложению штрафов.

Пошаговый чек‑лист для работодателя

Ответственность работодателя

• За отсутствие трудовой книжки при приёме на работу предусмотрена административная ответственность – штраф от 5 000 до 30 000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ).
• Если работник проработал более 5 дней без записи в ТК, работодатель может быть привлечён к ответственности за нарушение ТК и Трудового кодекса.
• При оформлении ГПХ вместо трудового договора в случае фактического трудового характера – риск признания договора трудовым, начисления недостающих соцвзносов и штрафов.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли принять сотрудника, если у него нет ни бумажной, ни электронной трудовой книжки?

Да, если это первичное трудоустройство после  г. или совместительство. В остальных случаях необходимо оформить новую книжку или дубликат.

Что делать, если сотрудник «забыл» книжку дома?

Работодатель может оформить его на работу, но обязан оформить ТК в течение 5 дней. До этого можно оформить временный приказ и вести запись в журнале учёта.

Нужно ли вести запись в ТК, если работник работает по договору подряда?

Нет, запись в ТК не требуется, однако следует убедиться, что отношения действительно являются гражданско‑правовыми, а не трудовыми.

Как оформить дубликат потерянной трудовой книжки?

1. Сотрудник подаёт заявление в отдел кадров и в Пенсионный фонд РФ.
2. Работодатель заполняет форму «Заявление о выдаче дубликата трудовой книжки» (форма Т-2).
3. Пенсионный фонд выдаёт дубликат в течение 30 дней.
4. После получения дубликата вносится запись о текущем месте работы.

Какие документы обязательны при приёме на работу?

Список базовых документов:

• Паспорт гражданина РФ
• СНИЛС
• ИНН (при наличии)
• Воинский билет или приписное удостоверение (для мужчин до 27 лет)
• Документы об образовании (диплом, сертификаты)
• Трудовая книжка (если есть) или заявление о её выдаче/восстановлении

Пример приказа о приёме на работу без трудовой книжки

Приказ № ___
«__» _______ 2026 г.

О приёме на работу

В соответствии со ст. 65 ТК РФ и Федеральным законом № 439‑ФЗ
приказываю:

Принять на работу Иванова Ивана Ивановича
 (паспорт: 45 01 123456, СНИЛС: 123‑456‑789 00) 
 в должность «Специалист по продажам» с __.__;2026 г.

Оформить трудовой договор № ___ от __.__.2026 г.

Внести запись в электронную трудовую книжку (ЭТК) в течение 3 дней.

Установить испытательный срок 2 месяца.

Контроль исполнения: ______________________

Принять сотрудника без трудовой книжки возможно, но только при соблюдении чётко регламентированных условий. Основные пути – это Электронная трудовая книжка, выдача новой бумажной ТК (для первичного трудоустройства) и договоры гражданско‑правового характера (при совместительстве или проектной работе). Нарушение требований ТК РФ влечёт административные штрафы и риск признания фактического трудового договора.

Следуя приведённому чек‑листу и рекомендациям, вы сможете оформить нового сотрудника законно, избежать штрафов и обеспечить корректный учёт трудового стажа.

Дата публикации: