Приём на работу – один из самых ответственных этапов как для работодателя, так и для соискателя. От правильного оформления документов зависит законность трудовых отношений, своевременность выплаты заработной платы и защита прав обеих сторон. В статье подробно рассмотрим, какие бумаги — в т.ч. трудовая книжка — нужно предоставить при заключении трудового договора в 2026 году.

Общий алгоритм приёма на работу

1. Сбор и проверка документов соискателем. На этапе интервью кандидат получает список требуемых бумаг.
2. Предоставление документов работодателю. Все оригиналы и копии сдаются в отдел кадров.
3. Оформление трудового договора. После проверки документов составляется и подписывается трудовой договор.
4. Внесение записи в трудовую книжку. Работодатель вносит первую запись о приёме на работу.
5. Регистрация в государственных системах. Подача сведений в Пенсионный фонд, ФСС и др.

Ниже подробно перечислены документы, которые обычно запрашивают работодатели.

Перечень обязательных документов

Трудовая книжка

Трудовая книжка — основной документ, фиксирующий историю трудовой деятельности гражданина. При приёме на работу она должна быть:

• в оригинале (не в электронном виде);
• с актуальными данными (фамилия, имя, отчество, дата рождения, серия и номер);
• с подписью и печатью предыдущего работодателя (если есть запись о предыдущей работе).

Если у соискателя нет трудовой книжки, он обязан оформить её в ближайшем отделении Пенсионного фонда РФ (или в МТСЗН, если речь о Казахстане) до начала работы.

Заявление о приёме на работу

Это документ, в котором соискатель официально заявляет о желании приступить к работе. В заявлении указываются:

• ФИО, дата рождения, ИНН, СНИЛС;
• должность, на которую претендует;
• дата предполагаемого начала работы;
• подпись и дата.

Паспорт гражданина РФ (или иной документ, удостоверяющий личность)

Требуется оригинал и копия первой страницы, а также страницы с регистрацией (если она указана в паспорте).

ИНН (Идентификационный номер налогоплательщика)

Если ИНН не указан в паспорте, предоставляется отдельный документ, полученный в налоговой службе.

СНИЛС (Страховой номер индивидуального лицевого счёта)

Необходим для начисления пенсионных взносов и оформления медицинского страхования.

Военный билет (для мужчин призывного возраста) или справка о прохождении альтернативной службы

Требуется, если работа связана с государственной тайной, обороной или другими ограничениями.

Справка о состоянии здоровья (медицинская справка)

Для большинства категорий работников (особенно в сфере образования, медицины, пищевой промышленности) требуется справка формы 086/у, подтверждающая отсутствие противопоказаний к работе.

Диплом/сертификаты об образовании и квалификации

Копии дипломов, аттестатов, сертификатов, подтверждающих наличие требуемой квалификации.

Справка с места предыдущей работы (если есть)

Включает сведения о должности, сроках работы, причинах увольнения. Иногда требуется в оригинале, иногда в виде копии.

Согласие на обработку персональных данных

Стандартный документ, подписываемый в соответствии с ФЗ 152 «О персональных данных».

Другие документы (по требованию работодателя)

• Справка о наличии судимостей (для работы в сфере безопасности).
• Справка о наличии детей (для получения льготных условий).
• Портретные фотографии (обычно 3 × 4 см).

Как правильно оформить трудовую книжку при приёме

Первая запись

После подписания трудового договора работодатель вносит в трудовую книжку первую запись:

1. Дата приёма на работу.
2. Наименование организации (полное официальное название).
3. Трудовой код (ОКТМО) организации.
4. Должность, на которой принимается сотрудник.
5. Условия труда (полный/неполный рабочий день, сменный график и пр.).
6. Подпись и печать работодателя.

Что делать, если в книжке уже есть записи

Если в трудовой книжке уже есть записи о предыдущих местах работы, необходимо:

• Убедиться, что все записи корректны и подписаны предыдущими работодателями;
• При необходимости предоставить справку о снятии с учёта в Пенсионном фонде (для Казахстана – справку из МТСЗН).

Электронная трудовая книжка

С 2024 года в России и ряде стран СНГ вводится электронная трудовая книжка (ЭТК). При её наличии:

• Работодатель вносит запись через портал «Госуслуги» или специализированную систему ФСС;
• Сотрудник получает уведомление в личном кабинете и может просматривать запись онлайн.

Однако многие организации всё ещё требуют оригинальную бумажную книжку в качестве резервного документа.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Что делать, если у меня нет трудовой книжки?

Необходимо оформить её в отделении Пенсионного фонда РФ (или в МТСЗН в Казахстане). Оформление занимает от 1 до 3 рабочих дней. После получения книжки её следует сразу же предъявить работодателю.

Можно ли предоставить копию трудовой книжки вместо оригинала?

Обычно нет. Трудовая книжка должна быть представлена в оригинале, так как в ней вносятся подписи и печати работодателя. Копия может использоваться только для предварительного ознакомления.

Нужно ли сдавать справку о несудимости?

Только если работа связана с обороной, государственной тайной, работой в правоохранительных органах или в банках. В остальных случаях справка не требуется.

Как быстро работодатель обязан оформить запись в трудовую книжку?

Запись в трудовую книжку должна быть сделана в течение трёх рабочих дней после начала работы (ст. 67 ТК РФ).

Что будет, если я не предоставлю один из обязательных документов?

Работодатель имеет право отказать в приёме на работу до момента предоставления полного пакета документов. В случае отказа без объяснения причин соискатель может обратиться в инспекцию труда.

Практический чек‑лист для соискателя

Проверив каждый пункт, вы избавитесь от лишних задержек и сможете быстро приступить к работе.

Соблюдение требований к документам при приёме на работу – это гарантия законности трудовых отношений и защита прав как работника, так и работодателя. Трудовая книжка остаётся ключевым документом, фиксирующим ваш профессиональный путь, поэтому её следует бережно хранить и своевременно обновлять. При подготовке к новому месту работы используйте представленный чек‑лист, и процесс оформления пройдёт без осложнений.

Если у вас остались вопросы по конкретным документам или процедурам, рекомендуется обратиться в отдел кадров будущего работодателя или в профильный государственный орган (Пенсионный фонд, ФСС, МТСЗН и др.).