Прием на работу — ответственный этап, от которого зависит правильное оформление кадровых документов․ Центральное место здесь занимает трудовая книжка․ С 2025 года в России действует система электронных трудовых книжек (ЭТК), но бумажный вариант продолжает существовать․ Работодатель обязан знать, как правильно принять и проверить этот документ, независимо от его формы․

Ключевые изменения с 2025-2026 годов: двойная система

Согласно изменениям в ТК РФ (ст․ 66․1) и инструкциям ПФР/СФР:

• Электронная трудовая книжка стала обязательной для подачи сведений․ Работодатель обязан передавать информацию о трудовой деятельности каждого сотрудника в Социальный фонд России (СФР) в электронном виде․
• Бумажная трудовая книжка сохраняется по желанию работника․ Если сотрудник не подал заявление на переход на ЭТК или хочет продолжать вести бумажный вариант, работодатель должен вести обе книжки одновременно: вносить записи в бумажную и передавать те же данные в СФР․
• Исключений нет․ Обязанность по передаче сведений в СФР не зависит от формы, которую выбрал работник․

Какие документы запрашивать при приеме на работу?

При приеме на работу (ст․ 65, 67 ТК РФ) от кандидата необходимо потребовать следующие документы:

1. Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность (для иностранцев — заграничный паспорт и разрешение на работу)․
2. СНИЛС (страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования)․
3. Трудовая книжка․

Особенности для работников с электронной трудовой книжкой

Если работник сообщил, что ведет трудовую книжку в электронном виде, вместо бумажного бланка он должен предъявить:

• Справку о трудовой деятельности (форма СТД-Р) — выдается СФР по запросу работника; Содержит всю историю трудовой деятельности․
• Или выписку из электронной трудовой книжки (форма СТД-СФР)․

Важно: Отсутствие бумажной трудовой книжки не освобождает работника от необходимости предоставить документ, подтверждающий его трудовой стаж․ Справка СТД-Р/СТД-СФР является ее полным аналогом для приема на работу․

Пошаговая инструкция по приему трудовой книжки

Шаг 1: Проверка подлинности и заполненности

При получении бумажной трудовой книжки проверьте:

• Является ли книжка установленного образца (официальный бланк)․
• Наличие всех обязательных реквизитов: фотография (если требуется), данные работника, серия и номер, подпись и печать выдавшей организации․
• Целостность: нет ли вырванных страниц, подчисток, незаверенных исправлений․
• Последнюю запись: кто выдавал книжку (организация или ПФР), дата выдачи, подпись․

Шаг 2: Сверка данных

Сравните данные в трудовой книжке с документами, предъявленными работником (паспорт):

• ФИО (полностью, включая отчество)․
• Дата рождения․
• Серия и номер паспорта․

При обнаружении расхождений необходимо запросить у работника пояснения и, при необходимости, дополнительные документы (свидетельство о перемене имени и т․д․)․

Шаг 3: Проверка правильности предыдущих записей

Внимательно изучите предыдущие записи о работе:

• Есть ли неоговоренные перерывы в трудовом стаже?
• Все ли записи имеют дату, наименование организации, должность (специальность) и подпись ответственного лица с расшифровкой?
• Нет ли записей, которые могут поставить под сомнение право работника на занимаемую должность (например, отсутствие необходимого образования, если оно требуется по закону)․

Обратите внимание: Записи о службе в армии (призыв, воинское звание) не вносятся в трудовую книжку․ Они учитываются по военному билету (приказ Минтруда № 320н от )․

Шаг 4: Оформление приема на работу

После проверки документов и заключения трудового договора (ст․ 67 ТК РФ) необходимо:

1. Внести запись о приеме на работу в трудовую книжку․ Это обязанность работодателя по заявлению работника (ст․ 48 КЗоТ, действующая редакция ТК РФ)․
2. Указать в записи:
   • Дату приема․
   • Наименование организации (с указанием структурного подразделения, если оно есть)․
   • Должность (специальность) в соответствии со штатным расписанием;
   • Основание приема (номер и дата приказа)․
3. Подписать запись руководителем организации или уполномоченным лицом, поставить печать․
4. Заверить запись подписью работника (работницы)․

Шаг 5: Передача сведений в СФР (для всех работников!)

Независимо от того, есть ли у работника бумажная книжка или только электронная:

• В течение одного рабочего дня со дня приема на работу (или со дня подписания трудового договора) необходимо передать сведения о приеме в Социальный фонд России (СФР) в электронном виде․
• Для этого используется форма СЗВ-ТД (сведения о трудовой деятельности)․
• Передача осуществляется через электронный документооборот (ЭДО) или личный кабинет работодателя на сайте СФР․

Нарушение этого требования влечет административную ответственность․

Что делать, если трудовая книжка у работника отсутствует?

Если у вновь принимаемого работника нет трудовой книжки (например, он первый раз устраивается на работу), работодатель обязан завести ему новую трудовую книжку (ст․ 66 ТК РФ)․

1. Приобрести бланк установленного образца у официального поставщика․
2. Внести первую запись: дату приема, наименование организации, должность, основание (приказ)․
3. Прошить и опечатать книжку․
4. Выдать книжку работнику под расписку․
5. Обязательно передать сведения о приеме в СФР (как и в любом другом случае)․

Типичные ошибки и как их избежать

• Не проверяли запись о последнем увольнении․ Это может привести к двойному социальному страхованию или проблемам с пенсионными накоплениями․ Всегда запрашивайте трудовую книжку с последней записью или справку СТД-Р․
• Не внесли запись в бумажную книжку, потому что работник на ЭТК․ Если работник ведет бумажный вариант, запись в него обязательна․ Если он полностью отказался от бумажной — достаточно передачи данных в СФР, но факт отказа лучше оформить письменным заявлением․
• Перепутали формы СТД․ СТД-Р — это справка, которую работник получает в СФР для предъявления работодателю․ СТД-СФР, выписка из электронной трудовой книжки․ Обе имеют одинаковую юридическую силу․
• Задержали передачу сведений в СФР․ Срок — 1 рабочий день․ Настройте автоматическую отправку через сервисы СФР или кадровые программы․
• Не получили заявление на выдачу книжки․ При увольнении трудовая книжка выдается по письменному заявлению работника в день увольнения (или по его просьбе — позже, с согласия)․ Без заявления выдавать не нужно, но ответственность за хранение остается за работодателем․

1. Запросить у кандидата: паспорт, СНИЛС, бумажную трудовую книжку ИЛИ справку СТД-Р/СТД-СФР․
2. Проверить подлинность и целостность бумажной книжки, сверить данные с паспортом․
3. Ознакомиться с предыдущими записями, обратить внимание на перерывы․
4. Заключить трудовой договор․
5. Внести запись о приеме в бумажную книжку (если она есть и ведется)․
6. В течение 1 рабочего дня передать сведения о приеме (форма СЗВ-ТД) в СФР․
7. При отсутствии бумажной книжки — завести новую․
8. При увольнении — выдать книжку по заявлению работника в день увольнения․

Помните: Даже в эпоху электронных документов ответственность за корректное ведение кадрового учета и взаимодействие с СФР лежит на работодателе․ Грамотный прием трудовой книжки — это защита и прав работника, и вашей компании от будущих споров․