Дата публикации: 13:53
С 1 января 2021 года в России действует система электронной трудовой книжки (ЭТК). Кадровым специалистам часто приходится сталкиваться с вопросом: «Как правильно оформить приём на работу сотрудника, который выбирает вести трудовую книжку в электронном виде?». Ниже – подробный алгоритм действий, ссылки на нормативные акты и практические рекомендации.
Содержание
- Нормативно‑правовая база
- Варианты сценариев при приёме
- Контрольный список документов
- Пошаговый порядок действий кадровика
- Часто задаваемые вопросы
Нормативно‑правовая база
- Федеральный закон от № 439‑ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде». Последние поправки учитывают порядок подачи сведений в ПФР и сроки их внесения.
- Трудовой кодекс РФ (ТК РФ), ст. 62‑63: обязательность ведения трудовой книжки (бумажной или электронной) и право работника выбрать форму её ведения.
- Приказ Минтруда России от № ПП‑7‑2020 «Об утверждении Положения о порядке ведения и использования электронной трудовой книжки».
- Постановление ПФР от № М‑31‑2021 «Об организации электронного обмена сведениями о трудовой деятельности».
Эти документы определяют, что:
- Работник имеет право в любой момент изменить способ ведения ТК (бумажный ↔ электронный) путём подачи письменного заявления.
- Работодатель обязан вести запись о трудовой деятельности в том виде, который выбран работником, но при отсутствии заявления может вести бумажную ТК и одновременно передавать сведения в ПФР в электронном виде.
- Сведения о приёме на работу должны быть переданы в ПФР не позже рабочего дня, следующего за датой издания приказа о приёме.
Возможные сценарии при приёме
| Сценарий | Действия работодателя | Комментарий |
|---|---|---|
| Работник сразу выбирает ЭТК, но не подал заявление. |
| Согласно практике, такой порядок допускается до подачи заявления. |
| Работник подал письменное заявление о ведении ЭТК. |
| Это основной, «корректный» порядок. |
| Работник уже имеет готовую ЭТК (получена ранее в другом месте). |
| Важно убедиться, что ЭТК действительно привязана к данному работнику. |
Контрольный список документов
Перед началом оформления убедитесь, что у вас есть следующие документы:
- Паспорт гражданина РФ (страница с фото и данными).
- СНИЛС (копия или электронный QR‑код).
- Трудовой договор (подписанный обеими сторонами).
- Приказ о приёме на работу (подписан руководителем).
- Заявление работника о выборе формы ведения ТК (бумажная форма
СТД‑Рили электроннаяСТД‑СФР). - Если работник уже имеет ЭТК – выписка из личного кабинета ПФР (услуга «Заказать справку (выписку) о трудовой деятельности»).
Все документы, кроме паспорта и СНИЛС, могут быть оформлены в электронном виде, но оригиналы (паспорт, СНИЛС) должны быть проверены лично.
Пошаговый порядок действий кадровика
Шаг 1. Сбор и проверка документов
- Получить от кандидата паспорт и СНИЛС.
- Убедиться, что в паспорте указаны актуальные данные (ФИО, дата рождения).
- Спросить, есть ли у работника уже электронная трудовая книжка. Если да – запросить выписку из ПФР.
- Получить от работника заявление о желаемом виде ТК (бумажный ↔ электронный).
Шаг 2. Оформление приказа о приёме
- Подготовить приказ в соответствии с ТК РФ (ст. 65). В приказе указать:
- ФИО, должность, дату начала работы;
- Условие о выборе формы ведения ТК (указать, что работник выбрал электронную форму).
- Подписать приказ (руководитель) и поставить печать (если требуется).
Шаг 3. Ведение записи в бумажной ТК (обязательно)
- Внести запись о приёме в бумажную трудовую книжку (если у работника её нет – выдать новую ТК, оформить запись о её выдаче).
- Отметить в ТК, что работник подал заявление о переходе на электронный формат (стр. «Примечание»).
Шаг 4. Передача сведений в ПФР (форма ЕФС‑1)
- В личном кабинете работодателя (ЛК ПФР) открыть форму ЕФС‑1.
- Заполнить раздел «Сведения о приёме на работу», указав:
- Дата и номер приказа;
- Сведения о выбранном виде ТК (электронный).
- Прикрепить скан заявления
СТД‑СФР(если оно подано). - Отправить форму. Система выдаст подтверждение (Код подтверждения).
- Срок подачи – не позднее следующего рабочего дня после издания приказа.
Шаг 5. Ожидание подтверждения от ПФР
- ПФР в течение 5‑7 рабочих дней формирует/привязывает электронную ТК к СНИЛС работника.
- Получить уведомление (Электронное письмо/сообщение в ЛК) о создании ЭТК.
- Сообщить работнику реквизиты доступа к ЛК ПФР (логин, пароль, QR‑код).
Шаг 6. Информирование работника
- Провести инструктаж: как просматривать ЭТК, как получать выписки, как вносить изменения (например, при увольнении).
- Выдать копию приказа и заявления в бумажном виде (по требованию).
Шаг 7. Хранение и архивирование
- Сохранить в электронном архиве все оригиналы документов (приказ, заявление, подтверждение ПФР) минимум 5 лет.
- Обновлять сведения в ПФР при каждом изменении (перевод, отпуск, увольнение).
- ☑ Паспорт и СНИЛС проверены.
- ☑ Заявление о выборе формы ТК получено.
- ☑ Приказ о приёме оформлен и подписан.
- ☑ Запись в бумажной ТК сделана.
- ☑ Форма ЕФС‑1 отправлена в ПФР в срок.
- ☑ Получено подтверждение о создании/привязке ЭТК.
- ☑ Работнику проведён инструктаж.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Можно ли сразу не вести бумажную ТК, а сразу перейти к ЭТК?
Теоретически – да, если работник подал письменное заявление о выборе электронного формата до начала работы. На практике большинство работодателей всё же делают запись в бумажной ТК, чтобы иметь документальное подтверждение до получения официального подтверждения от ПФР.
Что делать, если работник отказывается подавать заявление?
В этом случае работодатель обязан вести традиционную бумажную ТК и одновременно передавать сведения в ПФР в электронном виде. Работник может подать заявление в любой момент, и в этом случае следует выполнить шаги 4‑6.
Можно ли «перевести» уже существующую бумажную ТК в электронную?
Да. Работник подаёт заявление о переходе, работодатель вносит запись о переводе в бумажную ТК (стр. «Примечание») и отправляет сведения в ПФР. После подтверждения ПФР электронная запись заменит бумажную.
Какие штрафы предусмотрены за несоблюдение сроков?
- За несвоевременную передачу сведений в ПФР (позднее следующего рабочего дня) – административный штраф для юридических лиц от 10 000 до 30 000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ).
- За отсутствие записи в бумажной ТК при наличии работника без ЭТК – штраф от 5 000 до 15 000 рублей.
Можно ли использовать электронную подпись (ЭП) при подаче заявления?
Да. Заявление СТД‑СФР может быть подписано квалифицированной электронной подписью. При этом в ПФР необходимо загрузить файл в формате PDF, подписанный ЭП.
Переход к электронным трудовым книжкам упрощает процесс ведения кадровой документации, но требует от работодателя строгого соблюдения процедур, установленных законодательством. Ключевые моменты:
- Обязательно собрать и проверить паспорт, СНИЛС и заявление о форме ТК.
- Сформировать приказ о приёме и внести запись в бумажную ТК (это «запасной» вариант).
- Своевременно передать сведения в ПФР через форму ЕФС‑1 – не позже следующего рабочего дня.
- Получить подтверждение о создании/привязке ЭТК и обеспечить работнику доступ к личному кабинету.
- Вести архив всех документов минимум 5 лет.
Соблюдая указанный алгоритм, кадровый специалист гарантирует законность оформления, избежит штрафов и создаст удобную цифровую историю трудовой деятельности сотрудника.
Автор статьи: HR‑консультант, специалист по трудовому праву