Приём на работу сотрудника – важный кадровый процесс, который требует соблюдения норм Трудового кодекса РФ и правил ведения трудовых книжек. Ниже представлена пошаговая инструкция, образцы записей и ответы на часто задаваемые вопросы, актуальные на .

Нормативная база

• Статья 66 ТК РФ – работодатель обязан внести запись о приёме на работу в трудовую книжку сотрудника в течение пяти рабочих дней с даты начала работы.
• ФЗ № 439-ФЗ «О трудовых книжках» – регулирует порядок ведения, хранения и выдачи трудовых книжек, а также переход на электронный формат (ЭТК).
• Постановление Правительства РФ от № 225 – утверждённый образец трудовой книжки и правила её заполнения.

Для индивидуальных предпринимателей действуют те же требования, что и для юридических лиц, за исключением случаев, когда ИП работает без наёмных работников (тогда запись о себе в трудовую книжку не делается).

Подготовка документов перед внесением записи

1. Проверьте, что у сотрудника есть трудовая книжка (бумажная или электронная). Если её нет – оформите новую согласно Постановлению № 225.
2. Убедитесь, что у вас есть:
   • приказ о приёме на работу (форма Т-1 или произвольная, но с обязательными реквизитами);
   • трудовой договор;
   • паспорт сотрудника (для сверки данных);
   • печать ИП (если она есть – не обязательна, но желательна для заверения записей).
3. Подготовьте бланк трудовой книжки: проверьте, что все листы прошнурованы, пронумерованы и заверены подписью главы (ИП) и печатью (при наличии).

Что именно вносится в трудовую книжку при приёме

Запись делается в разделе «Сведения о работе». Она состоит из четырёх колонок:

После записи ставится подпись ответственного лица (обычно самого ИП или уполномоченного сотрудника) и расшифровка подписи. При наличии печати – ставится отпечаток печати.

Образец заполнения (бумажная трудовая книжка)

25
Индивидуальный предприниматель Петрова Анна Сергеевна (ИП Петрова А.С.)
Принят на работу менеджером по продажам отдела сбыта

Подпись: _____________________ / Петрова А.С. /

М.П. (при наличии печати)

Особенности заполнения при отсутствии печати

Законодательство не требует обязательного наличия печати у ИП для заверения записей в трудовой книжке. Если печать отсутствует, запись считается действительной при наличии:

• подписи руководителя (ИП);
• указания даты и номера записи;
• точного наименования работодателя (как в п.3 выше).

Однако многие кадровые службы и Пенсионный фонд предпочитают видеть печать, поэтому рекомендуется заказать простую круглую печать с ФИО и ОГРНИП ИП.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

С 2021 года ведение трудовых книжек возможно в электронном виде через портал «Работа в России». При приёме к ИП сотрудник может:

1. Оставить бумажную ТК и попросить внести запись туда (как описано выше).
2. Перейти на ЭТК: сотрудник подаёт заявление работодателю о желании вести трудовую книжку в электронном формате.
3. ИП в течение трёх рабочих дней направляет сведения о приёме в ПФР через личный кабинет на портале «Госуслуги» или через СЗВ‑ТД.

После этого запись в бумажную ТК не делается; все сведения хранятся в электронном реестре. Если сотрудник позже решит вернуться к бумажному варианту, потребуется выписка из ЭТК и оформление новой бумажной ТК.

Запись о приёме ИП себе самому

Согласно разъяснениям Минтруда и судебной практике, индивидуальный предприниматель не может внести запись о своей трудовой деятельности в собственную трудовую книжку, поскольку в отношениях «работодатель‑работник» он не выступает одновременно в обеих ролях. ИП может вести трудовую книжку только для наёмных работников.

Частые ошибки и как их избежать

• Отсутствие номера записи. Все записи должны идти подряд; пропуск номера приводит к некорректности книжки.
• Неполное наименование ИП. Нужно указывать ФИО полностью и, при желании, сокращённое (ИП Фамилия И.О.).
• Неправильная дата. Дата должна совпадать с датой, указанной в приказе о приёме.
• Отсутствие подписи. Без подписи запись считается недействительной.
• Смешивание с записями о переходе на ЭТК. При переходе на электронную формат делается отдельная запись (см. п.6).

Пошаговый чек‑лист для ИП

1. Подготовьте приказ о приёме и трудовой договор.
2. Проверьте наличие трудовой книжки у сотрудника (бумажная или запрос на ЭТК).
3. В течение 5 рабочих дней внесите запись в раздел «Сведения о работы»:
1. Укажите номер записи.
2. Запишите дату приёма.
3. Внесите полное и сокращённое наименование ИП.
4. Укажите принятую должность и подразделение.
4. Подпишите запись и расшифруйте подпись.
5. При наличии печати – поставьте отпечаток.
6. Сошлите копию приказа в личное дело сотрудника.
7. Если сотрудник выбрал ЭТК – передайте сведения в ПФР через личный кабинет.

Полезные ссылки и ресурсы

• КонсультантПлюс: Статья 66 ТК РФ
• Портал Госуслуги – сведения о приёме на работу (СЗВ‑ТД)
• Министерство труда и социальной защиты РФ – разъяснения по ведению ТК
• ФНС России – информация о регистрации ИП и печатях

Правильное заполнение трудовой книжки при приёме к работе у индивидуального предпринимателя – это не только соблюдение закона, но и гарантия прозрачности трудовых отношений для обеих сторон. Следуя представленной инструкции, используя образцы записей и избегая типичных ошибок, ИП сможет вести кадровую документацию без претензий со стороны контролирующих органов и обеспечить своим сотрудникам корректный трудовой стаж.

Если остались вопросы – обращайтесь к юристу по трудовому праву или воспользуйтесь бесплатным онлайн‑доступом к системе КонсультантПлюс для получения актуальных форм и комментариев.