Дата публикации: 23 мая 2026 г.
В этой статье мы подробно рассмотрим процесс приема на работу сотрудника с электронной трудовой книжкой (ЭТК). Переход на электронный формат трудовых книжек – важный шаг в цифровизации документооборота в России. Мы расскажем о необходимых документах‚ особенностях оформления и возможных нюансах.

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка (ЭТК) – это электронный документ‚ содержащий сведения о трудовой деятельности работника. Она ведется и хранится в Пенсионном фонде Российской Федерации (ПФР) и доступна как работодателю‚ так и работнику через портал Госуслуг или сайт СФР. С 1 января 2020 года ЭТК является основным документом‚ подтверждающим трудовой стаж.

Необходимые документы при приеме работника с ЭТК

При приеме на работу сотрудника с ЭТК необходимо собрать следующие документы:

• Паспорт работника. Обязательный документ для идентификации личности.
• СНИЛС (Страховой номер индивидуального лицевого счета). Необходим для формирования учетной записи в системе социального страхования.
• Трудовая книжка (ЭТК) работника. В данном случае‚ это электронная трудовая книжка‚ доступная в личном кабинете работника на портале Госуслуг или сайте СФР. Вам потребуется узнать номер ЭТК работника.
• Заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде (если работник не предоставил ЭТК). Хотя у работника уже есть ЭТК‚ важно убедиться‚ что он сознательно выбирает ведение трудовой книжки в электронном виде.
• Документы‚ подтверждающие опыт работы (при необходимости). Например‚ копия приказа о приеме на работу из предыдущего места работы (особенно актуально для подтверждения опыта работы по совместительству).

Особенности заполнения ЭТК при приеме на работу

В большинстве случаев‚ при приеме работника с ЭТК‚ работодатель не обязан вносить какие-либо записи в электронную трудовую книжку. Это связано с тем‚ что все сведения о трудовой деятельности работника формируются и хранятся в ПФР.

Однако‚ в некоторых случаях может потребоваться внести информацию в ЭТК:

• Прием на работу по совместительству. Если работник ранее работал по совместительству‚ необходимо внести информацию об этом в электронную трудовую книжку. Для этого может потребоваться копия приказа о приеме на работу из предыдущего места работы.
• Уточнение данных. Если в ЭТК работника есть какие-либо неточности‚ необходимо запросить у работника подтверждающие документы и внести необходимые исправления.

Проверка информации в ЭТК

Важно убедиться‚ что информация в ЭТК работника соответствует его заявлению и документам. Вы можете запросить у работника выписку из электронной трудовой книжки‚ чтобы проверить ее содержимое.

Что делать‚ если ЭТК работника отсутствует или недействительна?

В редких случаях‚ работник может не иметь ЭТК или она может быть недействительной. В этом случае‚ необходимо:

Узнать причину отсутствия ЭТК. Возможно‚ работник еще не зарегистрирован в системе электронных трудовых книжек.

Помочь работнику зарегистрироваться в системе. Вы можете предоставить работнику информацию о том‚ как зарегистрироваться в системе электронных трудовых книжек на портале Госуслуг или сайте СФР.
Взять заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде. Если работник не может зарегистрироваться в системе‚ необходимо принять заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде.

Важные моменты и рекомендации

• Согласие работника. Перевод на электронную трудовую книжку возможен только с согласия работника.
• Сроки. Перевод на электронную трудовую книжку должен быть осуществлен в течение 30 дней с момента получения согласия работника.
• Запрос в ПФР. В случае возникновения вопросов по поводу ЭТК работника‚ вы можете сделать запрос в ПФР о наличии записи.
• Обучение персонала. Важно обучить сотрудников кадровой службы правилам работы с электронными трудовыми книжками.

Прием работника с электронной трудовой книжкой – это несложный процесс‚ который требует от работодателя соблюдения определенных правил и процедур. Соблюдение этих правил позволит избежать проблем и обеспечить правильное ведение трудовой истории работника. Переход на электронные трудовые книжки – это современный и эффективный способ управления кадровым документооборотом.

Отказ от ответственности: Данная статья носит информационный характер и не является юридической консультацией. При возникновении вопросов‚ связанных с трудовым законодательством‚ рекомендуется обратиться к квалифицированному юристу.