С 2020 года в России начался переход на электронные трудовые книжки (ЭТК). К 2026 году эта система стала основной для большинства работников. Если кандидат на вакансию приходит с заявлением о ведении трудовой деятельности в электронном формате, у работодателя возникает ряд вопросов: как правильно оформить прием, какие документы запросить и как взаимодействовать с государственными органами. В этой статье мы подробно разберем все нюансы приема на работу сотрудника с электронной трудовой книжкой.

Как определить, что у кандидата электронная трудовая книжка?

Прежде чем приступать к оформлению, важно убедиться, что кандидат действительно выбрал электронный формат ведения трудовой книжки. Вот основные признаки:

• Заявление о ведении трудовой деятельности в электронном виде — это ключевой документ. Работник должен подать его в письменной форме своему работодателю по основному месту работы, в т.ч. при трудоустройстве.
• Отсутствие бумажной трудовой книжки, если кандидат не предъявляет бумажную трудовую книжку, это может быть признаком перехода на электронный формат.
• Наличие СТД-Р или СТД-СФР — это выписка из электронной трудовой книжки, которую работник может предъявить работодателю.
• Запрос в ПФР — работодатель может обратиться в Пенсионный фонд России для подтверждения факта ведения трудовой деятельности в электронном формате.

Какие документы необходимо запросить при приеме на работу?

При приеме на работу сотрудника с электронной трудовой книжкой необходимо запросить следующие документы:

1. Паспорт гражданина РФ — основной документ, удостоверяющий личность.
2. СНИЛС — страховой номер индивидуального лицевого счета.
3. Выписка из электронной трудовой книжки (СТД-Р или СТД-СФР) — подтверждает факт ведения трудовой деятельности в электронном формате.
4. Заявление о ведении трудовой деятельности в электронном виде — письменное заявление работника о переходе на электронную трудовую книжку.
5. Документы, подтверждающие квалификацию и образование, при необходимости (дипломы, сертификаты, свидетельства).
6. Иные документы, предусмотренные законодательством — например, военный билет, медицинская книжка и др.

Как оформить прием на работу с электронной трудовой книжкой?

Процедура приема на работу сотрудника с электронной трудовой книжкой имеет свои особенности. Рассмотрим основные этапы:

Получение заявления о ведении трудовой деятельности в электронном виде

Работник должен подать работодателю письменное заявление о переходе на электронную трудовую книжку. Форма заявления законодательно не утверждена, поэтому оно составляется в произвольной форме. В заявлении должны быть указаны:

• ФИО работника;
• Должность;
• Подпись работника;
• Дата подачи заявления.

Выдача бумажной трудовой книжки (при наличии)

Если у работника ранее была бумажная трудовая книжка, работодатель обязан выдать ее на руки с внесением записи о подаче заявления о переходе на электронную трудовую книжку. Запись вносится в графу «Сведения о работе» и заверяется подписью работодателя и печатью организации (при наличии).

Оформление трудового договора

Трудовой договор оформляется в стандартном порядке. В нем должны быть указаны:

• условия труда;
• режим работы;
• размер заработной платы;
• иные условия, предусмотренные трудовым законодательством.

В трудовом договоре можно указать, что ведение трудовой деятельности осуществляется в электронном формате.

Уведомление в СФР (Социальный фонд России)

Работодатель обязан уведомить Социальный фонд России (СФР) о приеме на работу нового сотрудника. Это делается путем подачи формы ЕФС-1 с подразделом 1.1. Срок подачи, не позднее следующего рабочего дня после приема на работу.

Форма ЕФС-1 подается в электронном виде через личный кабинет на сайте СФР или через уполномоченного представителя.

Ведение электронной трудовой книжки

Работодатель обязан:

• вести электронную трудовую книжку в соответствии с установленными правилами;
• вносить записи о приеме на работу, переводе, увольнении и иных кадровых мероприятиях;
• обеспечивать доступ работника к его электронной трудовой книжке;
• подавать отчетность в СФР по форме ЕФС-1.

Ответственным за ведение электронных трудовых книжек назначается руководителем организации.

Как получить доступ к электронной трудовой книжке?

Работник может получить доступ к своей электронной трудовой книжке:

• через личный кабинет на сайте Госуслуги;
• через личный кабинет на сайте Пенсионного фонда России;
• через мобильное приложение «Мой налог» или «Госуслуги».

Для доступа к электронной трудовой книжке необходимо иметь подтвержденную учетную запись на портале Госуслуги.

Какие ошибки допускают работодатели при приеме на работу с электронной трудовой книжкой?

Работодатели часто допускают следующие ошибки:

• Не запрашивают у работника заявление о переходе на электронную трудовую книжку — это может привести к спорам о том, какие записи должны быть внесены в трудовую книжку.
• Не выдают бумажную трудовую книжку, если у работника она была ранее, работодатель обязан ее выдать с соответствующей записью.
• Не уведомляют СФР о приеме на работу — это нарушение трудового законодательства и может повлечь административную ответственность.
• Не ведут электронную трудовую книжку, все записи о трудовой деятельности должны быть внесены в электронный формат.
• Не обеспечивают доступ работника к его электронной трудовой книжке, работник имеет право на доступ к своим данным.

Что делать, если работник не предъявляет бумажную трудовую книжку?

Если работник утверждает, что у него нет бумажной трудовой книжки, но он перешел на электронный формат, работодатель должен:

1. Запросить у работника выписку из электронной трудовой книжки (СТД-Р или СТД-СФР).
2. Убедиться, что выписка действительна и содержит необходимые сведения.
3. Если выписка не предоставлена, запросить бумажную трудовую книжку.
4. Если бумажная трудовая книжка также отсутствует, оформить прием на работу без нее, но с обязательным уведомлением СФР.

В этом случае все записи о трудовой деятельности будут вестись в электронном формате.

Прием на работу сотрудника с электронной трудовой книжкой имеет свои особенности, но при правильном оформлении не вызывает сложностей. Главное, убедиться, что у работника действительно электронная трудовая книжка, запросить необходимые документы, оформить трудовой договор и уведомить СФР о приеме на работу. Также важно следить за своевременным внесением записей в электронную трудовую книжку и обеспечивать доступ работника к его данным.

Соблюдение всех правил позволит избежать споров с работником и административных санкций со стороны контролирующих органов.