В современных организациях кадровый учёт ведётся в автоматизированных системах, а 1С: Зарплата и управление персоналом (ЗУП) - ред. 3 – один из самых популярных инструментов.
В этой статье мы подробно разберём:

• Какие документы необходимо создать в 1С при приёме сотрудника;
• Как указать способ ведения трудовой книжки (бумажный или электронный)
• Как сформировать и распечатать трудовой договор и заявление о ведении трудовой книжки;
• Каким образом запись появляется в трудовой книжке сотрудника и в государственных формах (СЗВ‑ТД, СТД‑Р, ЕФС‑1);

Подготовка к приёму на работу

Сбор необходимых документов от кандидата

Перед тем как создать запись в 1С, убедитесь, что у вас есть:

1. Трудовой договор (или проект договора);
2. Заявление сотрудника о выборе способа ведения трудовой книжки (бумажный/электронный);
3. Документы, подтверждающие квалификацию (диплом, сертификаты);
4. Паспортные данные и ИНН.

Выбор способа ведения трудовой книжки

С 2021 года в ТК РФ предусмотрены два способа:

• Статья 66 ТК РФ – ведение трудовой книжки в бумажном виде;
• Статья 66.1 ТК РФ – ведение сведений о трудовой деятельности в электронном виде.

В 1С оба варианта реализованы в документе Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности. Выбирая способ, вы автоматически задаёте, как будет оформлена запись в трудовой книжке.

Создание документа «Приём на работу» в 1С:ЗУП

Открываем форму документа

В меню «Кадры → Кадровые мероприятия → Приём на работу» нажимаем кнопку «Создать». Откроется форма ввода.

Заполняем обязательные реквизиты

Специальные флажки

• «Отразить в трудовой книжке» – ставим галочку, чтобы запись автоматически попала в сведения о трудовой деятельности (СЗВ‑ТД, СТД‑Р).
• «Отразить в ЕФС‑1» – если требуется, отмечаем для формирования отчёта о приёме.

Сохранение и проведение

После заполнения всех полей нажимаем «Провести». Система создаст запись в журнале кадровых мероприятий и сформирует необходимые печатные формы.

Формирование и печать документов

Трудовой договор

В документе Приём на работу есть кнопка «Печать договора». При необходимости можно выбрать шаблон (бумажный/электронный) и добавить подписи в виде сканов.

Заявление о ведении трудовой книжки

В 1С:ЗУП предусмотрено два шаблона:

• Для бумажного варианта – Заявление о продолжении ведения трудовой книжки в бумажном виде (статья 66 ТК РФ);
• Для электронного – Заявление о ведении сведений о трудовой деятельности в электронном виде (статья 66.1 ТК РФ).

Оба заявления печатаются одновременно, если в карточке сотрудника указаны оба способа. После печати их подписывают и прикладывают к личному делу.

Печать справки о приёме

Для предоставления в органы (например, в ПФР) используем форму «Справка о приёме на работу», которая формируется из проведённого документа.

Как запись появляется в трудовой книжке

Бумажный вариант

Если выбран способ «Бумажный», система не вносит запись в электронную базу, а лишь помечает документ как «Отразить в трудовой книжке». Сотруднику (или его руководителю) необходимо вручную занести запись в бумажную трудовую книжку согласно правилам Минтруда:

1. Дата приёма;
2. Наименование организации, её ИНН и ОКПО;
3. Трудовая функция (должность);
4. Трудовой договор (номер, дата);
5. Подпись руководителя и печать.

Электронный вариант

При выборе «Электронный» система автоматически формирует запись в базе «Сведения о трудовой деятельности» и отправляет её в ПФР через сервис СЗВ‑ТД. Пользователь видит запись в разделе Кадровые мероприятия → Сведения о трудовой деятельности. При необходимости можно распечатать электронный листок (формат PDF) для личного архива сотрудника.

Отчётность и контроль

Формирование СЗВ‑ТД и СТД‑Р

После проведения документа Приём на работу в 1С автоматически генерируются строки в отчётах:

• СЗВ‑ТД – сведения о трудовой деятельности (для ПФР);
• СТД‑Р – сведения о доходах и удержаниях (для налоговой).

Для отправки используйте пункт меню «Отчётность → СЗВ‑ТД → Формировать и отправить».

ЕФС‑1 (единого формата сведений)

Если в организации включён модуль «ЕФС‑1», при проведении документа появится отметка «Отразить в ЕФС‑1». После формирования отчёта проверьте корректность признака «дистанционная работа», если сотрудник работает удалённо – он будет отмечен автоматически.

Контроль корректности записей

Для проверки используйте отчёт «Кадровые мероприятия → Журнал». Фильтруйте по типу «Приём на работу» и убедитесь, что:

• Дата и номер договора совпадают с документом;
• Галочка «Отразить в трудовой книжке» стоит;
• Выбран правильный способ ведения книжки.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли изменить способ ведения трудовой книжки после приёма?

Да. Для этого создаётся отдельный документ «Заявление о смене способа ведения трудовой книжки». После его проведения система обновит запись в СЗВ‑ТД и, при необходимости, сформирует новое заявление для сотрудника.

Что делать, если сотрудник уже имеет бумажную трудовую книжку?

В карточке сотрудника в разделе «Кадровая информация» укажите «Способ ведения трудовой книжки, выбранный по прежнему месту работы» и выберите «Бумажный». При приёме на работу в документе Приём на работу поставьте галочку «Отразить в трудовой книжке» – система не будет дублировать запись в электронном виде.

Как прикрепить скан заявления к карточке сотрудника?

Откройте карточку сотрудника → вкладка «Документы» → кнопка «Прикрепить файл». Выберите скан заявления и укажите тип документа («Заявление о ведении трудовой книжки»). После сохранения файл будет доступен в любой момент.

Оформление приёма на работу в 1С:ЗУП 8 ред. 3 – процесс, который сочетает автоматизацию кадрового учёта и соблюдение требований Трудового кодекса РФ. Ключевые шаги:

1. Собрать необходимые документы от сотрудника;
2. Создать документ «Приём на работу», указать дату, должность, подразделение и способ ведения трудовой книжки;
3. Поставить галочки «Отразить в трудовой книжке» и «Отразить в ЕФС‑1», если требуется;
4. Провести документ – система сформирует договор, заявление и необходимые отчёты;
5. Для бумажного варианта вручную внести запись в трудовую книжку, для электронного – убедиться в корректной передаче в ПФР.

Следуя этой инструкции, вы избежите типичных ошибок, ускорите процесс начисления заработной платы и обеспечите полное соответствие законодательству.

Дата актуализации статьи: 22 мая 2026 г.