Приём нового сотрудника — это ключевой процесс, который требует тщательной подготовки и соблюдения всех нормативных требований․ Особенно важно правильно оформить трудовую книжку, ведь она фиксирует все этапы трудовой деятельности работника и является обязательным документом при расчётах, начислениях и проверках․ В статье мы разберём, какие документы нужны при приёме бухгалтера, как правильно оформить запись о приёме в трудовой книжке, в чём разница между бумажной и электронной формами и какие нюансы стоит учесть в 2026 году․
Что такое трудовая книжка и зачем она нужна
Трудовая книжка — это официальный документ, в котором фиксируются все сведения о трудовой деятельности работника: даты начала и окончания работы, должности, причины увольнения, а также начисления и выплаты․ Она обязательна для всех сотрудников, за исключением тех, кто впервые поступает на работу в РФ (первое трудоустройство)․
Документы, которые необходимо собрать при приёме бухгалтера
Основные документы
- Паспорт гражданина РФ (страничка с фотографией и личными данными)
- СНИЛС (страничка с номером)
- Копия диплома об образовании (для бухгалтера обычно требуется диплом о высшем образовании в области бухгалтерского учёта)
- Трудовая книжка (бумажная или электронная)
- Военный билет (если применимо)
- Справка о несудимости (если требуется по внутренним правилам компании)
Специфические для бухгалтера
- Сертификаты и лицензии по бухгалтерскому учёту (например, «Квалифицированный бухгалтер»)
- Справка о прохождении обязательного обучения по налоговому законодательству
- Портфолио с примерами работы (если применимо)
Как правильно оформить запись о приёме на работу в трудовой книжке
Обязательные сведения в записи
- Дата начала работы
- Должность (например, «Бухгалтер по расчетам»)
- Номер и дата трудового договора
- Указание способа ведения трудовой книжки (бумажная/электронная)
Пример записи
Принята на должность бухгалтера по расчетам в бухгалтерию
Дата начала работы: г․
Номер трудового договора: 15/2026
Способ ведения трудовой книжки: электронная
Указание способа ведения трудовой книжки
С 2026 г․ большинство организаций перешли на электронные трудовые книжки․ При приёме нового сотрудника в системе 1С:Бухгалтерия предприятия 3․0 необходимо указать:
- «Электронная трудовая книжка» – если сотрудник уже имеет электронный профиль в системе․
- «Бумажная трудовая книжка» – если сотрудник пришёл с бумажной книжкой и её необходимо сканировать/записать в электронный формат․
Бумажная vs электронная трудовая книжка
Переход на электронный формат
С 2024 г․ в большинстве компаний действует обязательный переход на электронные трудовые книжки․ Это позволяет:
- Уменьшить бумажный документооборот
- Обеспечить более быстрый доступ к данным
- Снизить риск потери или повреждения документов
Исключения
Несмотря на переход, в некоторых случаях бумажная трудовая книжка остаётся обязательной:
- При приёме сотрудника, который ещё не имеет электронного профиля
- Если в компании не реализована система электронного учёта
- В случае, если сотрудник работает в удалённом режиме и не имеет доступа к корпоративной сети
Заявление о выборе способа ведения трудовой книжки
При приёме нового сотрудника необходимо оформить заявление о выборе способа ведения трудовой книжки․ В заявлении указываются:
- ФИО сотрудника
- Дата и место подачи заявления
- Выбранный способ ведения (бумажная/электронная)
- Подпись сотрудника и дата
Пример заявления:
Заявление о выборе способа ведения трудовой книжки
Я, Иванов Иван Иванович, прошу вести мою трудовую книжку в электронном виде․
Подпись: ____________
Как вести учет в 1С:Бухгалтерия предприятия 3․0
В системе 1С:Бухгалтерия предприятия 3․0 предусмотрены специальные шаблоны для записи о приёме на работу․ В процессе оформления договора в модуле «Кадры» необходимо:
- Ввести данные сотрудника (ФИО, паспорт, СНИЛС, дата рождения)․
- Выбрать тип договора (постоянный, временный, срочный)․
- Указать способ ведения трудовой книжки․
- Сгенерировать запись в электронную трудовую книжку․
- Сохранить и распечатать копию для сотрудника․
Практические рекомендации
- Проверьте наличие всех обязательных документов ещё до начала оформления договора․
- Убедитесь, что сотрудник знает, какой способ ведения трудовой книжки выбран, и что он согласен с ним․
- Периодически проверяйте, что запись в электронную трудовую книжку корректно отражена в системе․
- Сохраняйте бумажную копию трудовой книжки в отделе кадров до момента увольнения сотрудника․
- При первом трудоустройстве (первое трудоустройство) бумажную трудовую книжку оформлять не требуется․
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли приёму бухгалтера без трудовой книжки?
- Если это первое трудоустройство, то да․ В остальных случаях трудовая книжка обязательна․
- Что делать, если сотрудник пришёл с бумажной трудовой книжкой, но компания использует электронный формат?
- Необходимо сканировать страницы трудовой книжки и добавить их в электронный профиль сотрудника․
- Какой документ нужен, если сотрудник работает удалённо?
- Трудовой договор, паспорт, СНИЛС, диплом, сертификаты․ Трудовая книжка может быть только в электронном виде․
Приём бухгалтера — это не просто подписание договора․ Это процесс, в котором ключевую роль играет правильное оформление трудовой книжки․ В 2026 г․ большинство организаций уже используют электронные трудовые книжки, но бумажные документы остаются актуальными в ряде случаев․ Соблюдение всех требований законодательства, правильное заполнение записей и своевременное обновление данных в системе 1С обеспечат надёжный кадровый учёт и защитят как работодателя, так и сотрудника от возможных юридических рисков․