Приём нового сотрудника – это процесс, требующий соблюдения ряда формальностей. Главное – правильно оформить трудовой договор и трудовую книжку. Ниже изложены все необходимые шаги, требования и ответы на часто задаваемые вопросы.
Что такое трудовая книжка и зачем она нужна?
Трудовая книжка – официальный документ, в котором фиксируются сведения о трудовой деятельности сотрудника. Она служит:
- подтверждением трудового статуса;
- основанием для расчёта пенсии, стажа и других выплат;
- источником информации при проверках и аудите;
- способом документировать изменения в трудовых отношениях (переводы, повышения, увольнения).
Когда и как оформляют трудовую книжку?
Согласно ТК РФ, статья 66, трудовая книжка оформляется в течение пяти рабочих дней со дня приема сотрудника на работу. Оформление может быть:
- Бумажная – традиционный способ ведения записи;
- Электронная – вводится в 2026 году, оформляется через Госуслуги или СФР.
Если у кандидата уже есть электронная трудовая книжка, работодатель должен запросить у него подтверждение её наличия (см. ГАРАНТ.РУ).
Как убедиться в наличии электронной трудовой книжки?
Работодатель может проверить информацию через:
- официальный портал Госуслуги;
- службу СФР;
- внутренние системы, интегрированные с Трудовой инспекцией.
Какие документы предъявляются при заключении трудового договора?
Перечень обязательных документов (по Министру труда и соц. защиты РБ):
- паспорт гражданина;
- SNILS;
- вопросный лист (при необходимости);
- трудовая книжка (или сведения о её отсутствии);
- документы, подтверждающие образование и квалификацию (при необходимости).
Исключение составляют лица, впервые поступающие на работу, и совместители – им достаточно предъявить только паспорт и SNILS.
Как правильно оформить запись в трудовой книжке?
Записи вносятся в соответствии с Приказом Минтруда № 320н. Ниже – основные правила и примеры.
Общие принципы
- Записывать нужно в том виде, в котором они фактически произошли;
- Формат записи зависит от выбранного способа ведения (бумажный или электронный);
- При смене фамилии, места работы или переходу на электронную форму – вносится соответствующая запись.
Образцы записей
Ниже приведены типичные варианты заполнения:
| Событие | Формат записи |
|---|---|
| Приём на работу | ФИО, должность, место работы, дата начала, номер трудовой книжки; |
| Перевод в другое подразделение | Указание нового подразделения, даты перевода. |
| Увольнение | Дата увольнения, причина, номер и дата приказа. |
| Смена фамилии | Новая фамилия, дата изменения, ссылка на соответствующий акт. |
| Переход на электронную форму | Номер и дата внесения записи о переходе, ссылка на электронный документ. |
Особенности оформления при разных видах договоров
Разные типы трудовых договоров требуют особого подхода к записи в трудовой книжке.
Срочный договор
Если сотрудник оформлен по срочному трудовому договору, запись в книжке всё равно обязана быть сделана, особенно если место работы является основным. Это гарантирует правильный расчёт стажа и пенсии.
Договор с совместителем
Совместитель (человек, работающий одновременно в нескольких организациях) оформляется иначе – в книжке фиксируются сведения о каждой работе, но основной работодатель вносит данные только о своей части.
Как оформить дубликат трудовой книжки?
В случае потери или повреждения оригинала:
- Подача заявления о выдаче дубликата в отдел кадров;
- Предоставление копий документов, подтверждающих личность и стаж;
- Оплата государственной пошлины (если установлена);
- Получение нового листа с отметкой о выдаче дубликата.
Дубликат оформляется в том же виде, что и оригинал, и вносится отметка о замене.
Часто задаваемые вопросы
- Необходимо ли делать запись в трудовую книжку работнику, оформленному по срочному трудовому договору? – Да, если место работы является основным, запись обязана быть сделана.
- Как убедиться, что у кандидата электронная трудовая книжка? – Спросить у него подтверждение через Госуслуги или СФР, а также запросить выписку.
- Можно ли вести трудовые книжки только в электронном виде? – С 2026 года переход на электронные формы обязателен для новых записей; однако существующие бумажные книги могут сохраняться до их полной замены.
Правильное оформление трудового договора и трудовой книжки – фундамент стабильных трудовых отношений. Соблюдение требований ТК РФ, Приказа № 320н и современных электронных стандартов позволяет:
- избежать штрафов и проверок;
- гарантировать корректный расчёт соцвыплат;
- обеспечить прозрачность и лёгкость кадрового сопровождения.
Не забывайте регулярно сверять внутренние регламенты с актуальными нормативными актами, чтобы быть в курсе всех изменений в процедуре оформления трудовых книжек.
Автор: кадровый специалист, 2026 год.