В современном мире цифровизация проникает во все сферы жизни, и трудовое законодательство не исключение. Электронная трудовая книжка (ЭТК) становится все более популярной, и работодателям необходимо знать, как правильно оформить прием работника, который выбрал такой формат. В этой статье мы подробно рассмотрим процесс приема работника с ЭТК, необходимые документы и важные нюансы.

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка – это цифровой аналог традиционной бумажной трудовой книжки. Она хранится в базе данных Социального фонда России (СФР) и содержит всю информацию о трудовой деятельности работника:

• Информация о работнике
• Даты приема и увольнения с работы
• Место работы
• Вид мероприятия (прием, перевод, увольнение)
• Должность, профессия, специальность, квалификация
• Структурное подразделение
• Вид работы
• Основание кадрового мероприятия (дата, номер и вид документа)
• Причины прекращения трудового договора

Как убедиться, что у кандидата есть электронная трудовая книжка?

При приеме на работу важно убедиться, что у кандидата действительно есть электронная трудовая книжка. Вот несколько способов:
Запрос в СФР: Вы можете сделать запрос в Социальный фонд России (СФР) о наличии записи о трудовой деятельности кандидата. Это самый надежный способ подтверждения.
Проверка по СТД-Р или СТД-СФР: Попросите кандидата предоставить выписку из электронной трудовой книжки (СТД-Р, если выдана компанией, или СТД-СФР, если работник получил ее самостоятельно через СФР или Госуслуги).
Спросить кандидата: Прямой вопрос о том, что кандидат использует электронную трудовую книжку, также может быть полезен.

Процесс приема работника с электронной трудовой книжкой

Процесс приема работника с ЭТК немного отличается от приема работника с бумажной трудовой книжкой. Вот пошаговая инструкция:

Заполнение заявления: В трудовой книжке работника (если она есть) необходимо сделать запись о переходе на электронную трудовую книжку. В заявлении работника должно быть указано его согласие на ведение трудовой книжки в электронном виде.
Выдача бумажной трудовой книжки: Работодатель обязан выдать работнику бумажную трудовую книжку с записью о том, что работник выразил согласие на ведение трудовой книжки в электронном виде. В этой бумажной книжке также должна быть внесена информация о подаче работником заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 47 ТК РФ.
Уведомление СФР: Работодатель обязан передавать в СФР сведения о трудовой деятельности работников в электронном виде посредством формы ЕФС-1. Это происходит автоматически, если работодатель использует программное обеспечение для ведения кадрового учета.
Получение выписки: Работник может самостоятельно получать выписку из электронной трудовой книжки по форме СТД-Р (если выдается компанией) или СТД-СФР (через СФР или Госуслуги).

Какие документы нужны при приеме работника с электронной трудовой книжкой?

При приеме работника с ЭТК необходимо собрать следующие документы:

• Паспорт
• СНИЛС
• Трудовая книжка (даже если работник перешел на ЭТК, бумажная книжка все равно нужна для внесения записи о переходе)
• Заявление на ведение трудовой книжки в электронном виде (если работник не предоставил его заранее)
• Копия СТД-Р или СТД-СФР (если есть)

Важные моменты, которые следует учитывать

• Срок подачи заявления: Лица, которые не имели возможности подать заявление о переходе на электронную трудовую книжку до 31 декабря 2020 года включительно, могут подать его в любое время.
• Ответственность за ведение: После перехода на электронную трудовую книжку ответственность за ведение и хранение бумажной трудовой книжки перекладывается на работодателя. Однако обязанность направлять в СФР электронную отчетность остается.
• Запрос в ПФ РФ: Если у вас возникли сомнения в том, что работник действительно перешел на электронную трудовую книжку, вы можете сделать запрос в ПФ РФ о наличии соответствующей записи.
• Запись в ТК РФ: Обязательно внесите запись в трудовую книжку работника о переходе на электронную трудовую книжку.

Прием работника с электронной трудовой книжкой – это несложный процесс, который требует соблюдения определенных правил и процедур. Соблюдение этих правил поможет избежать проблем с трудовым законодательством и обеспечить правильное ведение кадрового учета. Внимательное отношение к деталям и знание нормативных актов – залог успешного перехода на электронную трудовую книжку.

Важно: Данная статья носит информационный характер и не является юридической консультацией. В случае возникновения сложных ситуаций рекомендуется обратиться к юристу.