В России традиционно трудовая книжка считается обязательным документом, подтверждающим трудовую деятельность работника. Однако с появлением электронной трудовой книжки (ЭТК) и изменениями в законодательстве всё больше сотрудников работают без бумажного документа. В этой статье мы разберём, какие требования предъявляются к работодателю при приёме сотрудника без трудовой книжки, как правильно оформить документы и какие риски могут возникнуть.

Что такое трудовая книжка и почему она важна?

Трудовая книжка – это официальный документ, в котором фиксируется информация о трудовой деятельности работника: даты начала и окончания работы, должности, начисленная заработная плата, отчисления в пенсионный фонд и т.д. Она служит доказательством стажа, необходимого для расчёта пенсионных и социальных льгот.

С 2025 года в России все больше сотрудников работают без бумажной трудовой книжки по собственному выбору или потому, что впервые устроились после окончания учебы. В таких случаях работодатель обязан вести запись о трудовой деятельности в электронной трудовой книжке (ЭТК), а также в Сведении о трудовой деятельности (СЗВ‑ТД), которое подаётся в территориальный орган Пенсионного фонда России (ПФР).

Законодательные основы приёма сотрудника без трудовой книжки

• Федеральный закон «О труде» (ФЗ‑80) – устанавливает обязательность ведения трудовой книжки, но допускает переход на электронный формат.
• Федеральный закон «О пенсионном обеспечении граждан» (ФЗ‑122) – регламентирует порядок начисления пенсионных отчислений, в т.ч. при работе без бумажной трудовой книжки.
• Постановление Правительства РФ от № 119 – приняло решение о переходе на электронную трудовую книжку.
• Постановление ПФР от № 45 – уточняет порядок подачи СЗВ‑ТД при кадровых изменениях.

Ключевые требования

1. Приём на работу без бумажной трудовой книжки возможен только при наличии электронной трудовой книжки (ЭТК).
2. Работодатель обязан в течение 5 рабочих дней после приёма сотрудника подать в ПФР СЗВ‑ТД с указанием даты начала работы.
3. В случае работы иностранного гражданина без бумажной трудовой книжки (например, гражданина Республики Узбекистан) необходимо оформить временную регистрацию и предоставить копию паспорта, а также справку о месте работы от работодателя.
4. При отсутствии трудовой книжки работодатель обязан вести отдельный журнал трудовой деятельности в бумажном или электронном виде, который может быть проверен при аудите.

Практическая часть: как оформить приём сотрудника без трудовой книжки

Подготовка документов

• Копия паспорта сотрудника.
• Справка о месте работы (если сотрудник ранее работал в другой компании).
• Согласие сотрудника на обработку персональных данных (GDPR‑совместимое).
• Письмо о приёме на работу (трудовой договор);
• Сведения о стаже, если он есть (для расчёта пенсионных отчислений).

Оформление электронной трудовой книжки

ЭТК создаётся в системе «Электронный документооборот» (ЭДО) ПФР. Для этого необходимо:

1. Войти в личный кабинет работодателя на сайте ПФР.
2. Выбрать раздел «Электронная трудовая книжка».
3. Заполнить форму с данными сотрудника: ФИО, дата рождения, ИНН, дата начала работы.
4. Прикрепить сканы необходимых документов (паспорт, справка о стаже).
5. Подтвердить данные и отправить заявку.

После проверки ПФР выдает уникальный номер ЭТК, который необходимо указать в трудовом договоре.

Подача СЗВ‑ТД в ПФР

СЗВ‑ТД – это документ, подтверждающий трудовую деятельность сотрудника. Он подаётся в территориальный орган ПФР по месту регистрации работодателя. Подача осуществляется в электронном виде через портал ПФР.

• Заполнить форму «Сведения о трудовой деятельности».
• Указать дату начала работы, должность, место работы.
• Прикрепить копию ЭТК.
• Отправить форму и получить подтверждение о приёме.

Особенности приёма иностранных граждан без трудовой книжки

В случае приёма сотрудника из Республики Узбекистан (или любой другой страны) без бумажной трудовой книжки важно учесть следующие моменты:

1. Получить временную регистрацию в России (если сотрудник планирует работать более 90 дней).
2. Проверить наличие рабочей визы и разрешения на работу.
3. Подготовить дополнительные документы, подтверждающие квалификацию (дипломы, сертификаты).
4. Включить в трудовой договор пункт о обязательном страховании от несчастных случаев и профессиональных заболеваний.
5. Обеспечить перевод всех документов на русский язык и заверить у нотариуса.

Как избежать рисков и штрафов

• Соблюдать сроки подачи СЗВ‑ТД (не более 5 рабочих дней).
• Вести актуальный журнал трудовой деятельности и хранить его в течение 5 лет.
• Проверять корректность данных в ЭТК и в ПФР.
• Обеспечивать своевременную уплату отчислений в пенсионный фонд и в страховые фонды.
• Проводить регулярные внутренние аудиты для проверки соответствия требованиям.

Приём сотрудника без бумажной трудовой книжки – это вполне законный и удобный способ работы в современной России, особенно с учётом перехода на электронный формат. Главное – правильно оформить ЭТК, своевременно подавать СЗВ‑ТД и вести учёт трудовой деятельности. Соблюдение законодательства поможет избежать штрафов, а также обеспечит сотруднику надёжное подтверждение стажа и прав на пенсионные и социальные льготы.

Если у вас возникли вопросы по конкретным ситуациям (например, приёмы иностранных граждан, работа в удалённом режиме), не стесняйтесь обращаться к специалистам по трудовому праву или в региональный отдел ПФР.