Приём сотрудника на период отсутствия основного работника (например, во время декретного отпуска) оформляется в соответствии с Трудовым кодексом РФ и внутренними локальными актами организации. Ниже представлена подробная инструкция, правовые основания и готовый образец записи, который можно сразу внести в трудовую книжку.

Нормативная база

• ТК РФ, ст. 66 – порядок ведения трудовых книжек.
• ТК РФ, ст. 256 – право женщины на отпуск по беременности и родам (декретный отпуск).
• ТК РФ, ст. 258 – право на отпуск по уходу за ребёнком до трёх лет.
• Постановление Минтруда России от № 69 – образцы записей в трудовой книжке.
• Внутренние приказы организации о приёме на работу (временный перевод) и о предоставлении отпуска.

Когда делается запись?

Запись в трудовую книжку делается в двух случаях:

1. При приёме на работу (временный перевод) – сотрудник принимается на должность, которую занимает основной работник во время его декретного отпуска.
2. При окончании временного перевода – после выхода основного работника из отпуска сотрудник возвращается на свою прежнюю должность (или увольняется, если договор был срочным).

В данной статье рассматривается первый вариант – запись о приёме на время декретного отпуска.

Что должно содержаться в записи?

Согласно образцу, утверждённому Минтрудом, запись состоит из следующих элементов:

• Номер записи – последовательный номер в трудовой книжке.
• Дата записи – день, месяц, год внесения записи.
• Сведения о приёме на работу – указание, что работник принят на работу (временный перевод) на должность, которую занимает основной работник.
• Наименование организации – полное название работодателя.
• Основание – номер и дата приказа о приёме (временном переводе).
• Срок действия – период, на который заключён срочный трудовой договор (обычно указывается дата начала и предполагаемая дата окончания – дата выхода основного работника из отпуска).

Пошаговая инструкция по внесению записи

1. Подготовьте приказ о приёме на работу (временный перевод) на имя сотрудника, указав:
   • должность, которую он будет занимать;
   • структурное подразделение;
   • срок действия договора (с … по …);
   • основание – заявление сотрудника и приказ о предоставлении декретного отпуска основному работнику.
2. Ознакомьте сотрудника с приказом под подпись.
3. В трудовой книжке найдите первую пустую строку после последней записи.
4. Внесите запись согласно образцу (см. ниже).
5. Поставьте подпись уполномоченного лица (кадровик, руководитель) и печать организации (если требуется).
6. Сделайте копию записи в личную карточку сотрудника (форма Т-2).

Образец записи в трудовую книжку

Запись № 12
Принят на работу (временный перевод) на должность бухгалтера отдела финансового учёта
ООО «Альфа-Тех»
согласно приказу № 45 от о приёме на работу на время декретного отпуска основного работника
Срок действия: с по (предположительная дата выхода основного работника из отпуска)

Примечание:

• Если трудовая книжка ведётся в электронном виде, запись вносится в соответствующее поле системы с теми же реквизитами.
• В случае, если срок декретного отпуска продлевается, необходимо оформить дополнительное соглашение к трудовому договору и внести соответствующую запись о продлении срока действия временного перевода.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли указывать причину приёма (декретный отпуск)?

Да, в записи рекомендуется указывать, что приём связан с временным отсутствием основного работника в связи с декретным отпуском. Это подтверждает законность срочного трудового договора и облегчает последующее оформление выхода основного сотрудника.

Можно ли оформить запись без указания точной даты окончания?

Если точная дата выхода основного работника неизвестна (например, отпуск по уходу за ребёнком может быть продлен), в записи указывают предварительную дату окончания с пометкой «предположительно» или «с возможностью продления». По факту выхода основного работника делается дополнительная запись о прекращении временного перевода.

Какие последствия могут быть при отсутствии записи?

Отсутствие записи о приёме на время декретного отпуска может быть расценено как нарушение порядка ведения трудовых книжек (ст. 5.27 КоАП РФ) и привести к штрафу для организации. Кроме того, у сотрудника могут возникнуть сложности при подтверждении стажа и при расчёте пособий.

Правильное оформление записи в трудовую книжку о приёме на время декретного отпуска обеспечивает соблюдение трудового законодательства, защищает права как работника, так и работодателя, и упрощает дальнейшее кадровое обслуживание. Используйте представленный выше образец, адаптируя его под конкретные реквизиты вашей организации и условия трудового договора.

Если у вас остались вопросы – обращайтесь к специалистам отдела кадров или юристу, знакомому с особенностями оформления срочных трудовых договоров на время отпусков по беременности и родам.