Приём сотрудника на работу – один из самых ответственных процессов в любой организации. Правильное оформление записи в трудовой книжке (бумажной или электронной) гарантирует соблюдение трудового законодательства, защищает интересы как работодателя, так и работника и упрощает дальнейшее ведение кадрового учёта.
Общие требования законодательства
- Запись о приёме на работу вносится в трудовую книжку в течение трёх рабочих дней со дня начала работы.
- Для сотрудников, использующих электронную трудовую книжку (ЭТК), запись делается в цифровом виде через систему «Электронный кадровый документ» (ЭКД) и в бумажной книжке, если она у работника есть.
- Все записи должны соответствовать правилам Минтруда РФ и содержать обязательные реквизиты (дата, название организации, должность, основание приёма, подпись руководителя и печать).
Необходимый пакет документов
Для оформления приёма на работу требуется собрать следующие документы:
- Паспорт гражданина РФ (или иной документ, удостоверяющий личность);
- СНИЛС (страховой номер индивидуального лицевого счёта).
- Трудовая книжка в бумажном виде – если работник её имеет.
- Для сотрудников с ЭТК – справка из Пенсионного фонда РФ (СТД‑Р или СТД‑СФР), подтверждающая наличие электронного документа.
- Трудовой договор (или приказ о приёме на работу) – оригинал и копия.
- Заявление работника о желании вести запись в бумажной ТК (для совместителей, дистанционных работников и т.п.).
Оформление записи в бумажной трудовой книжке
Пошаговый алгоритм
- Убедитесь, что у работника есть бумажная трудовая книжка. Если её нет – оформите новую (выписка из МФЦ).
- Подготовьте приказ о приёме на работу (или подпишите трудовой договор).
- Внесите запись в трудовую книжку в следующем виде (пример см. в разделе 7).
- Поставьте подпись руководителя и печать организации в соответствующих полях.
- Сохраните копию приказа и трудового договора в личном деле сотрудника.
Особенности для совместителей и дистанционных работников
- Запись в ТК делается по желанию работника. Необходимо получить от него письменное заявление.
- Если работник находится за пределами населённого пункта работодателя, он отправляет книжку заказным письмом с уведомлением о вручении. После получения запись вносится, а книжка возвращается обратно.
- Для совместителей запись может быть сделана только после предъявления справки от основного работодателя или заверенной копии приказа.
Оформление записи в электронной трудовой книжке (ЭТК)
Что нужно знать
- ЭТК вводится в России с 2020 года и полностью заменяет бумажный документ, если работник согласен на её использование.
- Запись в ЭТК вносится через систему «Электронный кадровый документ» (ЭКД) в рамках подачи ЕФС‑1 в Пенсионный фонд.
- Работодатель обязан назначить ответственного лица за ведение ЭТК (обычно HR‑менеджер).
Пошаговый процесс
- Получите от работника заявление о переходе на ЭТК (можно оформить в МФЦ).
- Проверьте наличие у него СНИЛС и справки СТД‑Р/СТД‑СФР.
- В системе ЭКД создайте карточку сотрудника и загрузите трудовой договор и приказ о приёме.
- Внесите запись о приёме на работу, указав:
- дата начала работы;
- наименование организации;
- должность;
- основание приёма (трудовой договор, приказ);
- сведения о руководителе, подпись (ЭЦП).
- Отправьте сведения в Пенсионный фонд через ЕФС‑1. После подтверждения запись считается официальной.
Переход с бумажной трудовой книжки на электронную
Если сотрудник желает перейти на ЭТК, необходимо выполнить два действия:
- Внести в бумажную трудовую книжку запись о переходе (пример в разделе 7).
- Оформить заявление о переводе в электронный формат и загрузить все необходимые документы в систему ЭКД.
После подтверждения перехода в системе ЭКД бумажная книжка может быть возвращена работнику, но запись о переходе остаётся в её архиве.
Пример записи о приёме на работу (бумажная ТК)
Запись делается в свободной строке «Запись о приёме на работу» в соответствии с образцом Минтруда:
2026 г. 05 м. – Приём на работу в ООО «ТехноСервис» в должности «Инженер‑технолог», основание – трудовой договор № 12/2026 от г., с г. (испытательный срок – 3 месяца). Руководитель – Иванов И.И., подпись ________, печать.
Для ЭТК запись выглядит аналогично, но вводится в цифровой форме и подписывается электронной подписью.
Частые ошибки и способы их исправления
- Отсутствие подписи руководителя. Запись считается недействительной – необходимо добавить подпись и печать.
- Неправильный формат даты. Дата должна быть указана в виде «ГГГГ г. ММ м.
- Отсутствие основания приёма. Укажите номер и дату трудового договора или приказа.
- Запись внесена позже установленного срока. Если прошло более 3 дней, оформляйте пояснительную записку и подпишите её обеими сторонами.
- Ошибка в ФИО или дате рождения. Для исправления требуется заявление работника и приказ об исправлении с указанием причины.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Нужно ли вносить запись, если работник работает по договору подряда?
Нет. Договор подряда не является трудовым договором, поэтому запись в ТК не требуется.
Можно ли вести запись в ТК, если работник отказался от бумажной книжки?
Да, но только в случае, если он согласен на ЭТК. При этом в бумажной книжке делается отметка о переходе, а запись в ЭТК вносится в цифровом виде.
Как оформить запись, если работник находится за границей?
Работник отправляет книжку заказным письмом в адрес работодателя, где запись вносится, после чего книжка возвращается тем же способом.
Что делать, если у работника нет трудовой книжки?
Работодатель обязан оформить новую трудовую книжку в МФЦ и выдать её сотруднику в течение 5 рабочих дней.
Оформление приёма на работу по трудовой книжке – процесс, требующий внимательности к деталям и строгого соблюдения нормативных требований. Правильный набор документов, своевременная запись (в бумажной или электронной форме) и отсутствие ошибок позволяют избежать штрафов, конфликтов с сотрудниками и проблем при проверках со стороны инспекции труда.
Помните: каждый пункт записи – это юридический факт, который может стать решающим в случае спора. Поэтому используйте проверенные образцы, следите за сроками и всегда сохраняйте копии всех документов.
Автор статьи: Ваш HR‑консультант. Дата публикации: