В современной России практика приёма сотрудников без бумажной трудовой книжки становится всё более распространённой․ Это связано с переходом на электронный формат, а также с тем, что многие работники впервые в жизни поступают на работу и не имеют «папки» с предыдущими трудовыми договорами․ В этой статье мы разберём, какие документы нужны при приёме, как оформлять трудовой договор, какие риски и как их минимизировать․
Что такое трудовая книжка и зачем она нужна?
Трудовая книжка – это документ, в котором фиксируются все трудовые договоры, начисления и выплаты, а также сведения о стаже работы․ В соответствии с статьей 65 Трудового кодекса РФ (ТК РФ), при заключении трудового договора работник обязан предоставить:
- паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
- трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности (статья 66․1 ТК РФ), если это не первый трудовой договор․
Однако в 2021 году в ТК РФ было внесено изменение, согласно которому бумажная трудовая книжка не оформляется для работников, впервые поступающих на работу․ Вместо неё применяются электронные сведения о трудовой деятельности (ЭЛК)․
Когда допускается приём без трудовой книжки?
Согласно статье 65 ТК РФ (часть 5) и статье 234 ТК РФ (абзац 4), приём на работу без трудовой книжки допускается в следующих случаях:
- Работник впервые в жизни поступает на работу (нет предыдущего опыта)․
- Работник потерял трудовую книжку, но имеет справку о предыдущем трудоустройстве (сведения о трудовой деятельности)․
- Работник имеет электронный документ о трудовой деятельности (ЭЛК)․
Если работник не может предоставить ни одну из этих форм, работодателю необходимо запросить объяснение причины отсутствия документа․ В случае, если это не первый договор, но работник не имеет трудовой книжки, это может стать основанием для отказа в приёме (статья 234 ТК РФ)․
Алгоритм действий при приёме без трудовой книжки
Ниже приведён пошаговый план, который поможет работодателю правильно оформить трудовые отношения с сотрудником, не имеющим бумажной трудовой книжки․
- Получить заявление о приёме на работу․ В заявлении работник указывает причины отсутствия трудовой книжки (например, утрата, повреждение)․
- Провести проверку документов․ Работник должен предоставить паспорт и, при наличии, справку о предыдущем трудоустройстве․
- Оформить электронный документ о трудовой деятельности (ЭЛК)․ Если работник не имеет бумажной трудовой книжки, но имеет сведения о трудовой деятельности, можно оформить ЭЛК․
- Подписать трудовой договор․ В договоре необходимо указать, что работник впервые в жизни поступает на работу, и что он не имеет бумажной трудовой книжки․
- Внести запись в кадровую систему․ В случае отсутствия бумажной трудовой книжки запись делается в электронном виде․
- Сдать документы в кадровую службу․ Работник передаёт все необходимые документы, включая паспорт, заявление и справку о предыдущем трудоустройстве (если есть)․
Что делать, если трудовая книжка потеряна?
Если работник потерял трудовую книжку, он обязан в заявлении указать причину․ В таком случае работодатель может запросить:
- Справку о предыдущем трудоустройстве от работодателя․
- Свидетельство о стаже работы (если есть)․
- Свидетельство о регистрации в системе электронных сведений о трудовой деятельности․
Если работник не может предоставить эти документы, работодатель вправе отказать в приёме (статья 234 ТК РФ)․
Как минимизировать риски при приёме без трудовой книжки?
- Проверьте наличие справок․ Убедитесь, что работник имеет справку о предыдущем трудоустройстве или ЭЛК․
- Запишите все в электронном виде․ Введите данные в кадровую систему сразу после подписания договора․
- Соблюдайте сроки․ Согласно ТК РФ, запись о приёме должна быть внесена в течение 5 рабочих дней․
- Проведите инструктаж․ Объясните работнику, что в случае проверки он должен предъявить справку о стаже работы․
- Проверьте юридическую чистоту․ Убедитесь, что договор соответствует требованиям ТК РФ и не содержит ограничений, связанных с отсутствием трудовой книжки․
Что говорят суды и Минтруд?
Судебная практика и официальные разъяснения Минтруда подчёркивают, что при отсутствии трудовой книжки важно учитывать:
- Влияние невыдачи трудовой книжки на трудоустройство․ Если работник обращался к конкретному работодателю и его отказали из‑за отсутствия книжки, это может стать основанием для иска․
- Обязательность предоставления справки․ Работник обязан указать причины отсутствия документа в заявлении․
- Права работодателя․ Работодатель имеет право отказать в приёме, если работник не может предоставить справку о предыдущем трудоустройстве․
Практический пример: как оформить трудовой договор без трудовой книжки
Ниже приведён шаблон договора, в котором учтены особенности приёма без трудовой книжки․
<h3>Трудовой договор № ___</h3> <p>г․ Москва «___» __________ 20___ г․</p> <p>1․ Предмет договора</p> <p>1․1․ Работодатель: ООО «…» (ИНН, ОГРН)․</p> <p>1․2․ Работник: Иванов Иван Иванович, паспорт № __________, серия __________, выдан __________, дата выдачи __________․</p> <p>1․3․ Должность: …</p> <p>1․4․ Работник впервые в жизни поступает на работу и не имеет бумажной трудовой книжки․ Вместо неё предоставлены сведения о трудовой деятельности (ЭЛК)․</p> <p>2․ Условия работы</p> <p>2․1․ Место работы: …</p> <p>2․2․ График работы: …</p> <p>2․3․ Зарплата: …</p> <p>3․ Права и обязанности сторон</p> <p>3․1․ Работодатель обязуется вести электронные сведения о трудовой деятельности работника в соответствии с ТК РФ․</p> <p>3․2․ Работник обязуется предоставить справку о предыдущем трудоустройстве (если есть) и соблюдать правила внутреннего трудового распорядка․</p> <p>4․ Срок действия договора</p> <p>4․1․ Договор вступает в силу с ___ __________ 20___ г․ и действует до ___ __________ 20___ г․</p> <p>5․ Подписи сторон</p> <p>Работодатель: ___________________ (подпись)</p> <p>Работник: ______________________ (подпись)</p>
Приём на работу без трудовой книжки – законный и практичный способ оформления новых сотрудников, особенно в условиях перехода на электронный формат․ Главное – соблюдать требования ТК РФ, вести электронные записи, а также обеспечить наличие справок о предыдущем трудоустройстве․ При правильном подходе риски минимизируются, а процесс оформления становится прозрачным и понятным для всех участников․
Если вы – работодатель, внимательно изучите законодательство и следуйте алгоритму действий․ Если вы – работник, обязательно подготовьте все необходимые документы и объясните причины отсутствия трудовой книжки․ Это поможет избежать конфликтов и обеспечит своевременное оформление трудовых отношений․