Трудовая книжка – важный документ, подтверждающий трудовой стаж и сведения о работе. Правильный учет трудовой книжки – обязанность работодателя. В этой статье мы подробно рассмотрим, как принять трудовую книжку работника к учету, какие документы необходимы и какие шаги нужно предпринять.

Что такое трудовая книжка?

Трудовая книжка – это документ, который ведется работодателем для записи информации о трудовой деятельности работника. В ней фиксируются сведения о приеме на работу, увольнении, переводах, награждениях и других важных событиях.

Основания для приема трудовой книжки к учету

Работодатель обязан принять трудовую книжку работника при следующих обстоятельствах:

• При приеме на работу.
• При переводе работника на другую должность.
• При увольнении работника.
• При выдаче работнику трудовой книжки в связи с прекращением трудовых отношений.

Необходимые документы

Для приема трудовой книжки к учету работодателю понадобятся следующие документы:

• Трудовая книжка работника. Оригинал.
• Анкета-расшифровка трудовой книжки. Заполняется работодателем на основе данных, указанных в трудовой книжке.
• Копия паспорта работника. Для идентификации личности.
• Приказ о приеме на работу. Основа для внесения записи о приеме в трудовую книжку.
• (При необходимости) Документы, подтверждающие право на внесение записей в трудовую книжку (например, копия приказа о переводе, копия приказа об увольнении).

Пошаговая инструкция по приему трудовой книжки к учету

Получение трудовой книжки и анкеты-расшифровки. Работодатель получает трудовую книжку и анкету-расшифровку от работника при приеме на работу.
Заполнение анкеты-расшифровки. Работодатель внимательно сверяет информацию в трудовой книжке с данными работника и заполняет анкету-расшифровку. Важно заполнять анкету аккуратно и без ошибок.
Внесение записи о приеме на работу в трудовую книжку. Работодатель вносит запись о приеме на работу в трудовую книжку работника в установленном порядке. Запись должна быть сделана в течение 3 рабочих дней со дня приема работника на работу.
Подпись и печать. Запись в трудовой книжке должна быть подписана руководителем организации (или уполномоченным им лицом) и заверена печатью организации.
Внесение информации в базу данных. Информация о работнике и его трудовой книжке должна быть внесена в базу данных кадрового учета организации.
Передача трудовой книжки работнику. После внесения записи о приеме на работу в трудовую книжку, работодатель должен передать ее работнику для хранения.

Важные моменты

• Электронная трудовая книжка. С 1 июля 2020 года действует система электронных трудовых книжек. Работодатели обязаны вести электронные трудовые книжки работников. При приеме на работу необходимо зарегистрировать работника в системе электронных трудовых книжек.
• Сроки внесения записей. Записи в трудовую книжку должны вноситься в установленные сроки. Нарушение сроков влечет за собой административную ответственность.
• Правильность заполнения. Записи в трудовую книжку должны быть сделаны правильно и без ошибок. В случае обнаружения ошибок, они должны быть исправлены в соответствии с установленным порядком.
• Хранение трудовой книжки. Работодатель обязан обеспечить сохранность трудовых книжек работников.

Ответственность работодателя

Работодатель несет ответственность за правильное ведение трудовых книжек работников. Нарушение требований законодательства о трудовых книжках влечет за собой административную ответственность.

Прием трудовой книжки к учету – важный этап трудовых отношений. Соблюдение установленного порядка позволяет обеспечить сохранность информации о трудовой деятельности работника и избежать возможных проблем в будущем. В случае возникновения вопросов, рекомендуется обратиться к специалистам по кадровому делопроизводству.