Приём временного работника, который будет выполнять функции основного сотрудника в его декретном отпуске, требует особого подхода к оформлению кадровых документов. В частности, в трудовую книжку необходимо внести запись, отражающую факт приема на работу на время декретного отпуска. Ниже – подробный разбор всех аспектов этой процедуры.
Правовая основа
Согласно Трудовому кодексу РФ и рекомендациям КонсультантПлюс, приём на работу по срочному трудовому договору для замещения сотрудника, находящегося в декретном отпуске, считается особым видом занятости. Запись в трудовой книжке должна соответствовать требованиям:
- законодательства о труде;
- правил внутренних нормативных актов организации;
- формата, установленного Федеральной службой по труду и занятости (ФСЗН).
Что именно фиксируется в книжке?
В трудовую книжку вносятся сведения о:
- приёме на работу (дата, должность, место работы);
- виде трудового договора (срочный, на период декретного отпуска);
- условиях работы (например, 0,5 ставки, если работник работает частично);
- периоде действия договора (до выхода основного работника на работу).
Как правильно оформить запись?
Ниже – образец записи в трудовую книжку, принятый в 2025‑2026 годах.
Запись в трудовой книжке: Ф.И.О. : Иванов Иван Иванович Дата рождения : Дата приема : Должность : Заместитель (декретный отпуск) Трудовой договор : Срочный, на период отпуска по беременности и родам (до ) Ставка/доля нормы : 0,5 (получаемая ставка) Место работы : Офис № 5, отдельный отдел Примечание : Работает в рамках временного перевода до достижения основного работника возраста 3 лет.
Важно отметить, что в записи не указываются слова «декретный отпуск» в качестве причины приема – достаточно указать, что договор заключён на период декретного отпуска.
Пример оформления в бумажной книжке
Если у работника бумажная трудовая книжка, то запись вносится в свободную строку раздела «Сведения о работе». При отсутствии свободного места оформляется вкладыш, который привязывается к основной книжке;
Частые вопросы и ответы
- Обязан ли работодатель вести запись в книжке? – Да, обязательна. Юридически это подтверждается разъяснениями юристов: работодатель обязан внести запись о приеме на работу по срочному договору.
- Можно ли использовать электронный формат? – Да, при наличии электронного архива записи можно оформить в электронном виде, но в бумажной книжке всё равно должна быть отметка о факте трудоустройства.
- Что делать, если декретный отпуск продлевается? – При продлении отпуска необходимо внести дополнительную запись о продлении срока действия срочного договора.
- Нужна ли подпись работника? – Подпись не обязана ставиться в книжке, но рекомендуется зафиксировать факт согласия сотрудника на условия труда.
Пошаговая инструкция для бухгалтера и HR‑специалиста
- Сформировать приказ о приёме на временную должность (с указанием срочности договора).
- Подготовить трудовой договор с пометкой «на период декретного отпуска».
- Заполнить форму записи в трудовую книжку (см. пример в пункте 2).
- Внести запись в соответствующий раздел книжки или вкладыш.
- Сохранить копию документа в кадровом деле и в электронной базе.
- Сообщить в налоговый орган (при необходимости) о начале работы временного сотрудника.
Примеры из практики
Ниже – несколько типовых ситуаций, иллюстрирующих, как оформлять запись:
Приём на 0,5 ставки
Запись:
- Ф.И.О.: Петрова Мария Сергеевна;
- Дата приема: ;
- Должность: Заместитель (декретный отпуск);
- Ставка: 0,5;
- Примечание: Работа до выхода основного работника (ожидаемая дата – ).
Приём с последующим переходом в постоянную позицию
Запись:
- Ф.И.О.: Сидоров Алексей Дмитриевич;
- Дата приема: ;
- Должность: Заместитель (декретный отпуск);
- Трудовой договор: Срочный, срок – до ;
- Примечание: По истечении декретного отпуска возможна конверсия в постоянную позицию.
Запись в трудовой книжке о приеме на декретную должность – обязательный и важный документ, который фиксирует факт временного занятости и защищает интересы как работодателя, так и сотрудника. Правильное оформление позволяет избежать спорных вопросов при окончании декретного отпуска, а также упрощает контроль за соблюдением трудовых прав.
Соблюдая приведённые рекомендации и используя образцы записей, вы сможете быстро и без ошибок оформить все необходимые документы, а также соблюсти требования законодательства.
Автор статьи: кадровый консультант, 2026 год.