Приём временного сотрудника на период декретного отпуска (по беременности и родам или по уходу за ребёнком) требует особого подхода к оформлению документации. Правильное оформление записи в трудовой книжке и в журнале (или ЕФС‑1) позволяет избежать ошибок при дальнейшем увольнении или продлении трудового договора.

Общие принципы оформления

Временный работник оформляется по срочному трудовому договору. В трудовой книжке вносятся сведения‚ которые позволяют однозначно определить:

• дату начала работы;
• должность и место работы;
• организацию‑работодателя;
• основание – реквизиты приказа/распоряжения;
• срок действия договора (до выхода основного работника из отпуска).

Запись в книжке оформляется в соответствии с общими правилами‚ но не указывается‚ что договор срочный и что он будет продлён.

Что именно записывается

1. Ф.И.О. временного сотрудника;
2. Дата приёма на работу;
3. Должность и подразделение;
4. Наименование организации;
5. Реквизиты приказа (№‚ дата‚ подпись руководителя).

Если в организации используется журнал учёта сотрудников‚ в него также вносится информация о новом работнике.

Сроки и порядок внесения записи

Запись в трудовую книжку может быть сделана только после издания распорядительного документа‚ который официально подтверждает необходимость приёма временного сотрудника.

• Если дата выхода основного работника неизвестна‚ в книжке указывают «до выхода основного сотрудника (Ф.И.О.)».
• После выхода основного работника из декретного отпуска в книжке временного сотрудника делается отметка об увольнении в связи с истечением срока договора;

Пример оформления

Приём на работу по срочному трудовому договору
с по (до выхода Е.А. Тихомировой из отпуска по уходу за ребёнком)
Должность: Кассир
Организация: ООО «Пример»
Основание: Приказ № 156 от «О приёме И.В. Петрова на работу на период декретного отпуска»

В журнале (или ЕФС‑1) в колонку «Сведения о работе» вносится тот же набор данных.

Особенности расчёта оклада и условий труда

Оклад временного работника должен быть не ниже того‚ который получал основной сотрудник до начала декретного отпуска. При необходимости можно использовать пример приказа о приёме на работу с сохранением оклада.

Как сохранить оклад

• Указать в приказе‚ что оклад сохраняется в полном размере;
• Убедиться‚ что ставка соответствует тарифному ставку‚ установленной для данной должности;
• При необходимости скорректировать надбавки‚ которые не относятся к основному окладу.

Формы заявлений и справок

Для оформления приёма часто используют готовый образец заявления:

• «Прошу принять меня на работу с на должность Кассир на время отсутствия Е.А. Тихомировой в декретном отпуске».
• В заявлении указываются Ф.И.О.‚ должность‚ дата начала‚ срок действия договора.

После получения трудовой книжки от нового сотрудника заполняется раздел «Сведения о работе» в ЕФС‑1. Если в основном бланке нет свободных мест‚ используется вкладыш;

Порядок увольнения временного работника

После выхода основного работника из декретного отпуска в книжке временного сотрудника вносится отметка об увольнении:

1. Увольнение в связи с истечением срока действия срочного договора;
2. Увольнение по взаимному согласию сторон (если договор продлён);
3. Увольнение по желанию работника (при наличии соответствующего основания).

Отметка оформляется в том же виде‚ что и запись о приёме‚ но с указанием даты увольнения и причины.

Часто задаваемые вопросы

• Можно ли оформить запись‚ если дата выхода основного работника неизвестна? – Да‚ в таком случае в книжке указывают «до выхода основного сотрудника (Ф.И.О.)».
• Нужно ли указывать‚ что договор срочный? – Нет‚ в записи о приёме в трудовую книжку срочность не указывается.
• Какие документы требуются для подтверждения основания приёма? – Приказ/распоряжение руководителя‚ в котором указаны реквизиты‚ сроки и должность.
• Как вести учёт в журнале? – В журнале вносятся те же сведения‚ что и в книжке‚ плюс номер и дата приказа.

Правильное оформление записи в трудовой книжке о приёме на время декретного отпуска основного работника – важный элемент юридической защиты работодателя и сотрудника; Соблюдение перечисленных требований позволяет:

• Избежать ошибок при дальнейшем увольнении или продлении договора;
• Сохранить прозрачность условий труда;
• Соответствовать требованиям Трудового кодекса РФ и нормативным актам (КонсультантПлюс‚ 2025‑2026).

Для практического применения рекомендуется использовать готовые образцы заявлений и формы заполнения ЕФС‑1‚ а также проверять соответствие записей с приказами и распоряжениями организации.