Ситуация, когда будущий работник приходит в отдел кадров без трудовой книжки, встречается довольно часто. Законодательство РФ предусматривает чёткий порядок действий как для работника, так и для работодателя. В статье подробно рассматриваются:

• правовые основания приёмки на работу без трудовой книжки;
• какие документы должен предоставить сотрудник;
• как оформить дубликат или новую трудовую книжку;
• возможность ведения сведений в электронной форме (ЭТК);
• практические рекомендации для работодателя.

Правовая база

Основные нормативные акты, регулирующие данную ситуацию:

1. Трудовой кодекс РФ (ст. 59, 62, 66). В статье 59 указано, что работодатель обязан вести трудовую книжку, а в статье 66 – порядок её замены.
2. Постановление Правительства РФ от № 2252 «Об электронных трудовых книжках (ЭТК)». Позволяет вести сведения в электронном виде.
3. Приказ Минтруда России № 5н от «Об образцах документов для оформления дубликата трудовой книжки».

Что делает работник?

Если трудовая книжка утеряна до начала работы, сотрудник обязан:

• Подать письменное заявление работодателю о том, что книжка утеряна и требуется оформление новой (образец заявления ниже).
• Предоставить документы, подтверждающие трудовой стаж:
  • Справки с предыдущих мест работы (выписка из трудовой книжки, если она была у работодателя);
  • Справка из Пенсионного фонда РФ (СФР) о страховом стаже;
  • Свидетельство о прохождении военной службы (если применимо);
  • Трудовой договор (если есть копия);
  • Платёжные ведомости, расчётные листки, налоговые формы 2‑НДФЛ.
• При желании оформить электронную трудовую книжку, подать заявление в Пенсионный фонд (через портал Госуслуги или МФЦ).

Образец заявления работника

 ________________________________
 (Ф.И.О. работника) 
 (паспорт: серия, номер, дата выдачи) 
 (адрес проживания)

 Заявление

 Прошу оформить новую (дубликат) трудовую книжку в связи с её утерей.
 Прилагаю:
 1. Копию паспорта;
 2. Справку из Пенсионного фонда РФ о страховом стаже;
 3. Справки с предыдущих мест работы (если имеются).

 «___» __________ 2026 г. ______________________
 (подпись)

Действия работодателя

Работодатель обязан обеспечить законность оформления и не допустить нарушения прав работника. Последовательность действий:

1. Принять заявление от соискателя и проверить наличие приложенных документов.
2. Если у работника есть документы, подтверждающие стаж, оформить новую трудовую книжку (бумажный дубликат) и внести в неё сведения о предыдущих местах работы.
3. Если работник не может предоставить подтверждения (например, справки из предыдущих компаний недоступны), оформить временную запись в электронную трудовую книжку (ЭТК) и в дальнейшем, после получения подтверждающих документов, дополнить её.
4. Подготовить трудовой договор (по образцу, установленному ФЗ «О трудовых книжках»). В договоре указать, что трудовая книжка будет выдана в течение трёх рабочих дней после начала работы.
5. Внести запись в журнал учёта приёма‑увольнения и в журнал регистрации новых трудовых книжек (если используется бумажный вариант).
6. При необходимости оформить дубликат в Пенсионном фонде (запрос СТД‑Р или СТД‑СФР) – это делается через МФЦ или портал Госуслуги.

Оформление новой (дубликатной) трудовой книжки

Согласно ст. 66 ТК РФ, дубликат выдается в случае утраты, порчи или уничтожения оригинала. Процедура:

• Работодатель получает от работника заявление о выдаче дубликата.
• Заполняет форму «Заявление о выдаче дубликата трудовой книжки» (образец в Приказе Минтруда №5н).
• Вносит в дубликат сведения, известные на момент выдачи (даты, названия организаций, должности, причины увольнения).
• Записывает в дубликат отметку о том, что это дубликат, и ставит подпись и печать организации.
• Передаёт дубликат работнику, который обязан хранить её в надёжном месте.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

С 2023 года работодатели могут вести сведения в электронной форме. Преимущества:

• Отсутствие риска утери бумажного документа;
• Мгновенный доступ к сведениям через портал Госуслуги;
• Упрощённый процесс передачи данных при смене места работы.

Для оформления ЭТК работнику необходимо:

1. Подать заявление в Пенсионный фонд РФ (через Госуслуги или МФЦ) о ведении электронных записей.
2. Получить подтверждение о регистрации в системе ЭТК.
3. Работодатель вносит сведения о приёме, переводе и увольнении в электронную систему, используя Электронный подпись (ЭЦП).

Что делать, если подтверждающих документов нет

В случае, когда соискатель не может предоставить справки с предыдущих мест работы, рекомендуется:

• Запросить в Пенсионный фонд РФ выписку о страховом стаже (форма СТД‑Р). Эта выписка содержит перечень всех работодателей, где работник был застрахован.
• Оформить временную запись в трудовой книжке (или в ЭТК) только о текущем месте работы, а сведения о прошлом стаже добавить после получения выписки.
• Сохранить копию всех запросов и ответов в личном деле сотрудника – это будет доказательством добросовестных действий работодателя.

Практический чек‑лист для работодателя

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли принять на работу без какой‑либо трудовой книжки?

Да. Если у работника нет ни оригинала, ни дубликата, работодатель обязан оформить новую книжку (или вести ЭТК) и оформить трудовой договор. При этом необходимо собрать подтверждающие документы о предыдущем стаже.

Сколько времени занимает выдача дубликата?

По закону – в течение трёх рабочих дней после получения заявления и необходимых документов. При необходимости получения выписки из ПФР срок может увеличиться до 10‑15 дней.

Можно ли сразу оформить электронную трудовую книжку, если у работника нет бумажной?

Да. Работник подаёт заявление в ПФР о ведении ЭТК, а работодатель вносит сведения в электронную систему. При этом бумажный дубликат не требуется.

Что делать, если работник отказывается подавать заявление в ПФР?

Работодатель может оформить обычный дубликат на бумажном бланке, но обязан указать в нём, что сведения о предыдущих местах работы подтверждены только выпиской из ПФР (если она получена) или другими документами.

Кому платить за оформление дубликата?

Все расходы, связанные с оформлением дубликата (печать, бумага, штамп), несёт работодатель, если иное не предусмотрено коллективным договором.

Потеря трудовой книжки – не препятствие к трудоустройству, если соблюдены законные процедуры. Работодатель обязан:

• Принять заявление и собрать подтверждающие документы;
• Оформить дубликат или новую книжку в течение трёх дней;
• Вести сведения в электронной форме, если работник предпочитает ЭТК;
• Обеспечить правильное документальное оформление трудового договора.

Соблюдение этих шагов гарантирует законность трудовых отношений, защиту прав работника и упрощает дальнейшее ведение кадрового учёта.

Дата публикации: