С 2022 года значительное количество граждан Украины получило или находится в процессе получения российского гражданства. Возникает важный практический вопрос: как быть с уже имеющимися у них трудовыми книжками, выданными на территории Украины или советского образца? Российское законодательство предоставляет чёткие ответы на этот счёт.
Ключевой принцип: признание ранее ведённой трудовой книжки
Главное правило, которое необходимо помнить: При приёме на работу бывшего гражданина Украины, ныне являющегося гражданином РФ, работодатель обязан принять его трудовую книжку, выданную на территории Украины (в т.ч. советского образца, серий БТ-II, 1994, 2003 гг.), если она соответствует установленным требованиям к оформлению.
Это прямо закреплено в разъяснениях Минтруда России и является частью принципа преемственности трудового стажа.
Какие трудовые книжки принимаются?
Могут быть предъявлены следующие варианты документов:
- Трудовая книжка советского образца (образцы 1938 или 1973 года). Часто встречается у людей, начавших трудовую деятельность до 1991 года.
- Трудовая книжка украинского образца:
- Образца 1994 года (серия БТ-II).
- Образца 2003 года (с изменениями).
- Трудовая книжка российского образца, если она была ранее заведена на территории РФ.
Важное уточнение по записям
С 2014/2015 годов на Украине записи в трудовой книжке ведутся преимущественно на украинском языке. Работодатель в России имеет право требовать от работника предоставления нотариально заверенного перевода этих записей на русский язык. Без перевода кадровик не может корректно внести сведения о стаже и должности в свою отчётность.
Пошаговый алгоритм действий для работодателя (кадрового службы)
- Приём документа. Принять от работника предъявленную трудовую книжку (любого из указанных выше образцов). Отказывать в приёме на работу только на основании того, что это «украинская» или «советская» книжка, — незаконно.
- Проверка на подлинность и целостность. Убедиться, что книжка не содержит явных признаков подделки (отсутствие склеек, перепаток, все страницы на месте, есть штампы выдачи). Проверить, что все записиMade до момента выдачи.
- Оценка корректности записей. Записи должны быть сделаны разборчиво, содержать даты, наименования организаций, должности, подписи ответственных лиц и печати (если они предусмотрены образцом).
- Требование перевода. Если записи сделаны на украинском языке, потребовать от работника предоставить нотариально заверенный перевод этих записей на русский язык. Перевод должен быть приложен к книжке или храниться в личном деле.
- Снятие с учёта и передача. При увольнении работника сделать соответствующую запись, поставить дату и подпись. Вернуть книжку работнику.
Когда нужно заводить новую (российскую) трудовую книжку?
Заводить новую бумажную трудовую книжку российского образца НЕОБЯЗАТЕЛЬНО, если у работника уже есть действующий документ, который можно продолжить вести. Однако, новая электронная трудовая книжка (ЭТК) заводится в обязательном порядке для всех впервые принимаемых на работу в РФ с 1 января 2024 года.
Исключения, когда старую книжку не принимают и заводят новую:
- Трудовая книжка утеряна, уничтожена или имеет невосполнимые повреждения (порваны страницы, смыта краска и т.д.).
- Трудовая книжка выдана организацией, которая не является юридическим лицом (например, индивидуальным предпринимателем, который прекратил деятельность) и её невозможно проверить.
- В книжке отсутствуют обязательные реквизиты (серия, номер, дата выдачи, подпись выдавшего лица, печать) или они нечитаемы.
- Работник сам выразил желание завести новую книжку (например, если старая переполнена). В этом случае старую книжку возвращают ему, а новую заводят с нулевой записью.
Электронная трудовая книжка (ЭТК) для бывших граждан Украины
С 1 января 2024 года все работодатели обязаны заводить электронные трудовые книжки для вновь принимаемых на работу сотрудников. Если бывший гражданин Украины устраивается на работу впервые в РФ:
- Работодатель обязан завести ему ЭТК в СЗВ-ТД.
- Сведения о трудовой деятельности, отражённые в его бумажной книжке (украинской/советской), должны быть внесены в ЭТК на основании предоставленных документов (самой книжки и перевода).
- Бумажная трудовая книжка продолжает вестись параллельно (если она есть) или остаётся у работника как архивный документ.
Важно: Если у работника уже есть действующая бумажная трудовая книжка (любого образца), и он переходит на новую работу, то новая ЭТК заводится, а данные из старой книжки переносятся в неё. Бумажная книжка остаётся у работника.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Вопрос: Можно ли принять трудовую книжку образца 1994 года (Украина) и продолжить её ведение в России?
Ответ: Да, можно. Этот образец является узаконенным на территории Украины на момент её выдачи. Работодатель в РФ обязан её принять, проверить и продолжить ведение, потребовав перевод записей на русский язык при необходимости.
Вопрос: Обязательно ли переводить на русский язык записи, сделанные на украинском?
Ответ: Да, для корректного учёта стажа и должностей в российских отчётных формах (СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ) кадровику необходим перевод. Без перевода сведения о таком периоде работы могут быть не учтены при расчёте пенсии или других социальных выплат. Перевод должен быть нотариально заверенным.
Вопрос: А что делать, если в украинской книжке есть записи о военной службе или образовании?
Ответ: Эти записи также подлежат внесению в трудовую книжку (и ЭТК) как сведения о периоде работы/службы, если они признаются трудовым стажем. Для военной службы по призыву — на основании военного билета. Для образования — на основании документов об образовании (аттестат, диплом); Перевод required.
Вопрос: Если у меня есть российский паспорт, но трудовая книжка украинская, нужно ли заводить новую российскую?
Ответ: Нет, заводить новую бумажную книжку не нужно. Вы продолжаете вести свою украинскую. При новом приёме на работу в РФ работодатель заведёт вам электронную книжку и перенесёт в неё данные из вашей бумажной.
- Для работодателя: Принимайте трудовые книжки бывших граждан Украины (советского и украинского образцов). Требуйте нотариальный перевод записей на русский язык. Продолжайте ведение документа. Не отказывайте в приёме на работу из-за «не российского» образца книжки — это нарушение ТК РФ.
- Для работника (бывшего гражданина Украины):b> Предъявляйте свою трудовую книжку при приёме на работу. Будьте готовы предоставить нотариально заверенный перевод всех записей на русский язык. Убедитесь, что все записи в книжке сделаны разборчиво и имеют необходимые печати/подписи. Храните книжку в надёжном месте.
- Общее правило: Трудовая книжка — это документ, подтверждающий вашу трудовую деятельность. Российское государство и работодатели заинтересованы в её сохранении и учёте, независимо от того, на территории какого государства она была выдана.
Примечание: Данная статья основана на действующем законодательстве РФ и официальных разъяснениях на 2024-2025 годы. В случае сложных ситуаций или споров рекомендуется обращаться за консультацией к юристу по трудовому праву.