Дата публикации: 21 мая 2026 г.

Содержание

1. Нормативная база
2. Когда можно признать запись недействительной
3. Процедура признания записи недействительной
4. Образец заявления работника
5. Оформление дубликата трудовой книжки
6. Примеры заполнения и формулировок
7. Частые ошибки и как их избежать

Нормативная база

Основные положения‚ регулирующие признание записей в трудовой книжке недействительными и выдачу дубликата‚ содержатся в:

• Трудовой кодекс РФ – ст. 66‚ 66.1 (ведение и хранение трудовых книжек);
• Порядок ведения трудовых книжек и выдачи дубликатов (утв. Постановлением Правительства РФ от № 225) – п. 30;
• Инструкция по заполнению трудовых книжек (Минтруда России‚ 2020) – п. 1.2;
• Методические рекомендации КонсультантПлюс и других правовых систем (образцы приказов‚ заявлений‚ дубликатов).

Согласно пункту 30 Порядка‚ если в трудовой книжке имеется запись об увольнении или переводе на другую работу‚ признанная недействительной‚ работник по своему письменному заявлению имеет право получить дубликат трудовой книжки по месту работы‚ где была внесена неправильная или неточная запись. В дубликате переносятся все записи‚ за исключением признанной недействительной.

Когда можно признать запись недействительной

Признание записи недействительным возможно в следующих ситуациях:

• Ошибка при внесении данных (неверная дата‚ номер приказа‚ ФИО‚ наименование организации);
• Запись сделана в неправильном разделе трудовой книжки (например‚ запись о переводе внесена в раздел «О работе» вместо «О переводах»);
• Запись сделана на основании документа‚ который позже признан недействительным (аннулированный приказ‚ отменённое решение);
• Запись сделана в трудовой книжке ликвидированной организации‚ и нет возможности подтвердить её достоверность;
• Пропуск обязательной записи (например‚ не внесена запись о приёме на работу) – в этом случае запись не признаётся недействительной‚ а оформляется недостающая запись.

Если трудовая книжка пришла в негодность (порваны страницы‚ испачкана‚ обгорела и т.п.)‚ то оформляется дубликат независимо от наличия ошибочной записи.

Процедура признания записи недействительной

Подготовка заявления работника

Работник подаёт письменное заявление в свободной форме‚ но обязательно указывает:

• свои ФИО и должность;
• номер и дату трудовой книжки (если известны);
• конкретную запись‚ которую считает ошибочной (раздел‚ строка‚ содержание);
• основания для признания записи недействительной (ссылка на приказ‚ договор‚ иные документы);
• просьбу о выдаче дубликата трудовой книжки;
• дату и подпись.

Рассмотрение заявления работодателем

Отдел кадров (или уполномоченное лицо) в течение 3 рабочих дней проверяет:

• наличие ошибочной записи;
• соответствие заявления предоставленным документам;
• возможность исправления записи без выдачи дубликата (например‚ простая пометка «Запись недействительна»).

Если запись подлежит признанию недействительной‚ издаётся приказ о признании записи в трудовой книжке недействительной (образец см. в приложении).

Оформление дубликата

После издания приказа:

• Создаётся дубликат трудовой книжки по форме‚ утверждённой Порядком;
• В дубликате переносятся все записи из оригинальной книжки‚ за исключением признанной недействительной;
• В дубликате делается отметка: «Дубликат выдан в связи с признанием записи недействительной по приказу № ___ от ___»;
• Дубликат заверяется подписью уполномоченного лица и печатью организации;
• Оригинальная трудовая книжка остаётся у работника (или хранится в личном деле) с пометкой о выдаче дубликата.

Образец заявления работника о признании записи недействительной

Заявление можно оформить на листе формата А4‚ шрифтом Times New Roman 14‚ межстрочный интервал 1‚5. Ниже представлен типовой текст.

Заявление

Я‚ Иванов Иван Иванович‚ работающий в должности инженера-механика в ООО «СтройГрад» (табельный номер 12456)‚ 
прошу признать недействительной запись в моей трудовой книжке‚ внесённую на стр. 12‚ раздел «О работе»:

«Уволен по собственному желанию г. приказом № 45 от г.»

Основание для признания записи недействительной: 
приказ № 45 от г. был отменён приказом № 78 от г. (приложение копии отменяющего приказа).

Прошу выдать дубликат трудовой книжки с переносом всех корректных записей‚ за исключением указанной выше недействительной записи.

Подпись: _____________ /Иванов И.И./

При необходимости к заявлению прилагаются копии документов‚ подтверждающих основания для признания записи недействительной (приказы‚ соглашения‚ выписки из ЕГРЮЛ и т.д.).

Оформление дубликата трудовой книжки

Требования к дубликату

• Дубликат заполняется на бланке трудовой книжки‚ утверждённом Минтруда России;
• Все поля заполняются черной пастой‚ разборчивым почерком;
• В графе «Наименование документа‚ основание для внесения записи» указывается: «Дубликат выдан в связи с признанием записи недействительной по приказу № ___ от ___»;
• В дубликате не делается пометка о недействительности записи – она просто отсутствует;
• Дубликат заверяется подписью руководителя организации (или уполномоченного лица) и печатью;
• На первой странице дубликата ставится отметка «Дубликат» и номер серии/номера дубликата (если ведётся журнал выдачи дубликатов).

Журнал выдачи дубликатов

Организация обязана вести журнал учёта выданных дубликатов трудовой книжки (форма установлена Порядком). В журнале фиксируются:

• дата выдачи;
• ФИО сотрудника;
• номер и серия оригинальной трудовой книжки;
• номер и серия дубликата;
• основание выдачи (приказ о признании записи недействительной);
• подпись получателя и выдавшего.

Примеры заполнения и формулировок

Пример пометки в оригинальной трудовой книжке

Если запись может быть исправлена без выдачи дубликата (например‚ опечатка в ФИО)‚ рядом с ошибочной записью делается пометка:

Запись __ недействительна.
Исправлено: Иванов Иван Иванович (вместо Иванова И.И.)

Пример формулировки в приказе о признании записи недействительной

Приказ № 112 от г.
О признании записи в трудовой книжке недействительной

В соответствии с пунктом 30 Порядка ведения трудовых книжек и выдачи дубликатов‚
признать недействительной запись в трудовой книжке сотрудника Иванова И.И.‚
внесённую на стр. 12‚ раздел «О работе»: «Уволен по собственному желанию г. приказом № 45 от г.».

Основание: приказ № 78 от г. об отмене приказа № 45 от г.

Оформить дубликат трудовой книжки сотруднику Иванову И.И. в соответствии с настоящим приказом.

Директор ______________ /Петров С.В./

Пример записи в дубликате (отсутствует недействительная запись)

Стр. 12‚ раздел «О работе»:
Принят на работу инженером-механиком г. приказом № 12 от г.
Переведён на должность старшего инженера-механика г. приказом № 34 от г.
(запись об увольнении г. отсутствует‚ так как признана недействительной)

Частые ошибки и как их избежать

• Отсутствие ссылки на основание. Без указания приказа или другого документа‚ на котором основана претензия‚ заявление может быть оставлено без рассмотрения. Решение: всегда прилагайте копию подтверждающего документа.
• Неправильное указание раздела и строки. Это приводит к тому‚ что кадровая служба не может найти запись. Решение: перед подачей заявления перепроверьте номер страницы‚ раздел и точную формулировку записи.
• Попытка исправить запись без приказа‚ когда требуется дубликат. Если запись касается увольнения или перевода и признана недействительной‚ простая пометка «Запись недействительна» недостаточно – нужен дубликат. Решение: следуйте пункту 30 Порядка.
• Нарушение сроков рассмотрения. Заявление должно быть рассмотрено в течение трёх рабочих дней. Задержка может привести к трудовому спору. Решение: фиксируйте дату получения заявления и контролируйте исполнение.
• Отсутствие отметки о выдаче дубликата в оригинальной книжке. Это может вызвать путаницу при последующих проверках. Решение: после выдачи дубликата в оригинал делайте запись: «Выдан дубликат трудовой книжки № ___ от ___».

Признание записи в трудовой книжке недействительной – это строго регламентированная процедура‚ направленная на защиту прав работника и достоверность учёта трудовой деятельности. Главное – своевременно подать корректно оформленное заявление‚ подкрепить его документами и соблюсти установленные сроки и порядок оформления дубликата. Следуя приведённым рекомендациям и используя образцы‚ вы сможете избежать ошибок и обеспечить законность кадровых процессов в вашей организации.

Если у вас остались вопросы‚ рекомендуем обратиться к разделу «Трудовая книжка» в системе КонсультантПлюс или к юристу по трудовому праву.

Статья подготовлена 21 мая 2026 г. на основе актуального законодательства и официальных разъяснений.