Вопрос о том, требуется ли печать при признании записи в трудовой книжке недействительной, часто вызывает путаницу у как работодателей, так и работников. Давайте разберемся в процедуре исправления ошибок и роли печати в этом процессе.

Когда запись признают недействительной?

Процедура применяется, если в уже внесенной записи (о приеме, переводе, увольнении, награждении) допущена существенная ошибка, которую нельзя просто исправить в той же строке. К таким ошибкам относятся:

• Лишняя запись (например, о приеме, который не состоялся).
• Пропущенная запись (например, о переводе).
• Неправильные реквизиты: неверный номер или дата приказа, ошибочная формулировка причины увольнения, неверные данные о организации.
• Перепутан порядковый номер записи.
• Запись внесена не в тот раздел (например, данные об увольнении в разделе «Прием на работу»).

Важное исключение:

Если ошибка допущена в ьном листе (ФИО, дата рождения) или в разделе «Награждения» (премии, поощрения), исправить запись путем признания ее недействительной нельзя. В этом случае трудовую книжку признают полностью недействительной и выдают дубликат.

Правильный алгоритм исправления (с примерами)

Исправление проводится работодателем (той организацией, которая допустила ошибку) в момент обнаружения неточности. Действуйте строго по шагам:

Шаг 1: Признание ошибочной записи недействительной

В графе 3 (Сведения о работе) трудовой книжки делается следующая запись:

Если запись была без номера (например, из-за пропуска нумерации), формулировка будет: «Запись от [дата] недействительна».

Шаг 2: Внесение корректной записи

Непосредственно под признанной недействительной записью вносится верная информация с новым порядковым номером и правильной датой кадрового мероприятия.

Шаг 3: Указание реквизитов приказа в графе 4

В графе 4 (Номер и дата приказа) для исправляющей (новой) записи указываются реквизиты того приказа, на основании которого она вносится.

Для признанной недействительной записи в графе 4 повторяются номер и дата того приказа, на основании которого была внесена изначально ошибочная запись.

Роль печати: нужна ли она при признании записи недействительной?

Это самый важный и неоднозначный аспект. Ответ зависит от того, какую именно запись заверяли печатью.

Печать ставится на запись об увольнении (и на другие кадровые записи, если работодатель использует печать)

Согласно ст. 66 ТК РФ и инструкциям, подпись ответственного лица и печать организации (при ее наличии) ставятся после записей об увольнении. На записи о приеме и переводах печать обычно не требуется, если иное не установлено локальными актами компании.

Что делать, если ошибочная запись была заверена печатью?

• Признание недействительной: Если запись (например, об увольнении) была заверена печатью предыдущего работодателя, но содержит ошибку, нынешний работодатель (или тот, кто исправляет) не должен и не может «снять» или переставить эту печать. Процедура признания недействительной проводится без изменения исходной записи. Вы просто вносите новую, корректную запись, ссылаясь на недействительность старой.
• Печать на исправляющей записи: Новая, корректная запись (например, об увольнении по правильной статье) должна быть заверена подписью ответственного лица и печатью того работодателя, который ее вносит (если у него есть печать).

Что делать, если печать не проставлена бывшим работодателем?

Если предыдущий работодатель не поставил печать на запись об увольнении (хотя был обязан), это не является основанием для признания записи недействительной. Отсутствие печати — это нарушение со стороны прошлого работодателя, но само событие (прием, увольнение) и даты, указанные в записи, считаются действительными. В этом случае:

• Исправлять ничего не нужно.
• При необходимости можно запросить у бывшего работодателя справку о трудовой деятельности или выписку из приказа для подтверждения.

Особенности для электронных трудовых книжек (ЭТК)

С 2020 года ведется электронный документ. В ЭТК:

• Все записи вносятся исключительно на основании сведений из Сведений о трудовой деятельности (форма ЕФС-1), которые работодатель передает в Социальный фонд России (СФР).
• Исправление ошибки происходит через аннулирование ошибочной записи в ЕФС-1 и подачу корректной.
• Печать в классическом понимании в ЭТК отсутствует. Заверяются записи электронной подписью ответственного лица.
• Принцип признания записи недействительной сохраняется: в электронном виде это будет отражено как аннулированная запись с указанием причины и новой, правильной записью.

Краткая памятка: что можно исправить, а что — нет

Процедура признания записи недействительной — это официальный, строго регламентированный способ исправления существенных ошибок в трудовой книжке. Печать играет роль заверяющего элемента для тех записей, на которые она должна ставиться по закону (в первую очередь, об увольнении).

При исправлении:

1. Вы не зачеркиваете и не мараете старую запись.
2. Вы вносите новую запись, ссылаясь на недействительность старой.
3. Новая запись (если это запись об увольнении) заверяется подписью и печатью текущего работодателя.
4. Старая запись, даже если на ней есть печать прошлого работодателя, остается в книжке как «недействительная».

Всегда действуйте на основании актуальных нормативных актов и при необходимости консультируйтесь с юристом по трудовому праву.