С 1 января 2021 года в России введён новый режим ведения трудовых книжек․ Работники, принятые на работу после этой даты, получают только электронную трудовую книжку (ЭТК)․ Для тех, кто уже имел бумажную трудовую книжку, необходимо оформить её списание и перейти на электронный формат․ Ниже приведены подробные инструкции, нормативные ссылки и практические рекомендации по этому процессу․
Нормативная база
- Трудовой кодекс РФ – статьи 66․1, 66․2, 66․3, 66․4, 66․5, 66․6, 66․7․
- Постановление Минтруда РФ от 10 октября 2003 г․ № 69 – «Об утверждении правил ведения трудовых книжек»․
- Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г․ № 225 – «Об утверждении правил ведения трудовых книжек»․
- Федеральный закон от 16 декабря 2019 г․ № 439-ФЗ – «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части регулирования правовых отношений, связанных с формированием сведений о трудовой деятельности в электронном виде»․
- Постановление Минтруда РФ от 10 октября 2003 г․ № 69 – «Форма книги учета движения трудовых книжек»․
Когда требуется списание бумажной трудовой книжки?
Список работника в бумажной трудовой книжке необходимо списать в следующих случаях:
- Переход на электронную трудовую книжку (ЭТК) после 1 января 2021 г․
- Увольнение работника, при котором он не будет иметь права на бумажную трудовую книжку․
- Смена работодателя, при которой новый работодатель принимает только ЭТК․
После списания бумажной книжки её нельзя вернуть в бумажный формат․ Все сведения сохраняются в ЭТК․
Практическая процедура списания
Подготовка документов
- Заявление работника о переходе на электронную трудовую книжку (можно использовать образец из 1С:Гарант)․
- Форма книги учета движения трудовых книжек (приложение N 3 к Постановлению Минтруда № 69)․
- Свидетельство о приёме на работу (если работник был принят после 1 января 2021 г․)․
- Копия бумажной трудовой книжки (если она уже была заведена)․
Запись закрывающей записи в бумажной трудовой книжке
В последнюю страницу бумажной трудовой книжки вносится закрывающая запись․ Пример текста:
Бумажная трудовая книжка не ведётся, сведения о трудовой деятельности хранятся в электронной трудовой книжке (ЭТК)․ Дата перехода: ․
Запись должна быть подписана работодателем и сотрудником, а также датирована․
Списание бумажной трудовой книжки
- На бумажной трудовой книжке ставится штамп «Списано» с датой списания․
- В книге учета движения трудовых книжек (КУДТК) фиксируется запись о списании:
Пример записи в КУДТК:
№ 12345․ ․ Была списана бумажная трудовая книжка сотрудника Иванова И․И․ в связи с переходом на электронную трудовую книжку․
Архивирование
Списанная бумажная трудовая книжка сохраняется в архиве кадрового отдела в течение 10 лет с момента её списания, как это предусмотрено Трудовым кодексом РФ (статья 66․7)․
Передача ЭТК сотруднику
После списания бумажной книжки работодатель регистрирует сведения о трудовой деятельности в системе ЭТК и выдает сотруднику электронный сертификат (или ссылку на личный кабинет)․
Что делать, если работник подал заявление в день приёма на работу?
Если работник подаёт заявление о переходе на ЭТК в день приёма, то:
- В момент приёма оформляется заявление о переходе․
- В системе ЭТК сразу создаётся запись о приёме․
- Бумажная трудовая книжка не заводится, а все сведения фиксируются в ЭТК․
Таким образом, бумажная трудовая книжка не создаётся, а работник получает только электронный документ․
Какую запись сделать в трудовой книжке при переходе на электронную?
В закрывающей записи в бумажной трудовой книжке указывают, что сведения о трудовой деятельности теперь хранятся в ЭТК․ Пример:
Бумажная трудовая книжка не ведётся, сведения о трудовой деятельности хранятся в электронной трудовой книжке (ЭТК)․ Дата перехода: ․
Эта запись подтверждает, что бумажная книжка больше не ведётся․
Как оформить заявление о переходе на электронную трудовую книжку
Образец заявления (можно скачать в формате Word):
Я, Иванов Иван Иванович, прошу перейти на электронную трудовую книжку в связи с принятием на работу в ООО «Пример» с г․ Пожалуйста, оформите переход в соответствии с действующим законодательством․
Заявление подписывается работником и подаётся в кадровый отдел․
Что делать с бумажной трудовой книжкой после списания?
- Сохранить в архиве кадрового отдела в течение 10 лет․
- При необходимости предоставить копию в банк, пенсионный фонд, органы соцзащиты․
- Не использовать бумажную трудовую книжку для новых записей – все сведения фиксируются в ЭТК․
Практические советы и рекомендации
- Проверьте, что в бумажной трудовой книжке нет открытых записей, которые ещё не были перенесены в ЭТК․
- Убедитесь, что в системе ЭТК все сведения о приёме, увольнении, повышении и т․д․ корректно отражены․
- Обучите сотрудников кадровой службы работе с ЭТК и правилам закрывающих записей․
- Периодически проводите аудит записей в ЭТК и бумажных трудовых книжках․
- Соблюдайте сроки хранения бумажных трудовых книжек в соответствии с Трудовым кодексом РФ․
Переход на электронные трудовые книжки — это шаг к цифровизации кадрового учета и повышению эффективности работы с персоналом․ Списание бумажных трудовых книжек в связи с переходом на ЭТК необходимо выполнять строго в соответствии с законодательством, чтобы избежать юридических рисков и обеспечить доступность сведений для всех заинтересованных сторон․
Следуя приведённой инструкции, вы сможете корректно списать бумажную трудовую книжку, оформить переход на электронный формат и обеспечить надёжное хранение всех кадровых данных․