Дата подготовки материала: 23 мая 2026 г.

При увольнении работника трудовая книжка должна быть выдана в день прекращения трудового договора (ст. 84.1 ТК РФ). Если сотрудник не явился за документом, работодатель обязан известить его о необходимости лично получить книжку либо дать согласие на её отправку почтой. Ниже подробно рассмотрен порядок действий, юридические основания и примерный образец уведомления.

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ, ст. 84.1 – обязанность работодателя выдать трудовую книжку в день увольнения.
• Постановление Правительства РФ от № 225 – порядок ведения и хранения трудовых книжек.
• ФЗ «О почтовой связи» – правила отправки ценных писем с описью вложения и уведомлением о вручении.
• Судебная практика (например, определения Верховного Суда РФ от № АКПИ25‑123) подтверждает, что направление уведомления заказным письмом с описью освобождает работодателя от ответственности за задержку выдачи.

Таким образом, уведомление является обязательным шагом, после которого работодатель считается исполнившим свою обязанность, даже если книжка фактически получена позже.

Когда требуется уведомление?

• Работник не явился за трудовой книжкой в день увольнения.
• Сотрудник отказался получать документ лично, но не выразил явного отказа от почтовой отправки.
• Работник находится в другом городе/регионе и личное получение невозможно без значительных затрат.

В этих случаях работодатель должен направить письменное уведомление с предложением явиться за книжкой либо дать согласие на её отправку по почте.

Этапы оформления и отправки уведомления

1. Подготовка текста уведомления – включить реквизиты сторон, ссылку на ст. 84.1 ТК РФ, просьбу явиться или дать согласие, срок ответа (обычно 5‑7 рабочих дней).
2. Согласование с руководителем – подпись директора или уполномоченного лица.
3. Выбор способа отправки – заказное письмо с описью вложения и уведомлением о вручении (ценное письмо). Это подтверждает факт доставки и получения.
4. Внесение отметки в книгу движения трудовых книжек – запись о дате отправки уведомления и номере почтового идентификатора.
5. Ожидание ответа работника – при получении согласия оформить заявление на отправку трудовой книжки и отправить её тем же способом (ценное письмо с описью).
6. Хранение документов – копия уведомления, почтовой квитанции и ответа работника хранятся в личном деле сотрудника не менее 50 лет.

Образец уведомления работника

Ниже представлен типовой бланк, который можно скопировать в Word или PDF и заполнить своими данными.

УВЕДОМЛЕНИЕ
о необходимости явиться за трудовой книжкой
либо дать согласие на её отправку по почте

г. ___________ «___» __________ 2026 г.

Наименование работодателя: ______________________________
Юридический адрес: ______________________________________
ИНН/КПП: _______________________________________________
Получатель: ______________________________
Ф.И.О. бывшего работника: ______________________________
Последний известный адрес: ______________________________
Контактный телефон: ___________________________________
E‑mail (при наличии): _________________________________

Уважаемый(ая) ______________________!

Согласно статье 84.1 Трудового кодекса Российской Федерации, Вы обязаны получить свою трудовую книжку в день прекращения трудового договора, которое наступило «___» __________ 2026 г.
Поскольку Вы не явились за получением трудовой книжки, мы предлагаем Вам выбрать один из следующих вариантов:

Явиться лично в наш офис по адресу: ______________________________ в течение 5 рабочих дней с момента получения данного уведомления.
Дать письменное согласие на отправку трудовой книжки по почте на указанный Вами адрес: ______________________________.

Просим Вас сообщить о своём выборе в письменной форме (письмом, электронной почтой или факсом) не позднее «___» __________ 2026 г.

В случае отсутствия ответа в указанный срок мы будем считать, что Вы отказались от получения трудовой книжки, и дальнейшие действия будут осуществляться в соответствии с действующим законодательством.

Подпись руководителя: ______________________ ______________________
Ф.И.О. Должность

М.П.

После заполнения бланка распечатайте два экземпляра: один отправляете работнику, второй остаётся у вас.

Как отправить уведомление и трудовую книжку по почте

• Формат отправки: ценное письмо с описью вложения и уведомлением о вручении (формат 114 × 229 мм, конверт с маркировкой «Заказное»).
• Содержание описи: перечислите все вложения (уведомление, копия приказа об увольнении, если требуется, и т.д.).
• Отметка о вручении: после получения письма получатель расписывается в извещении, которое возвращается отправителю как proof of delivery.
• Хранение квитанций: сохраняйте почтовую квитанцию, опись и извещение о вручении в течение всего срока хранения личного дела (не менее 50 лет).

Если работник дал согласие на получение книжки по почте, повторно отправляете саму трудовую книжку тем же способом (ценное письмо с описью). После получения извещения о вручении делаете отметку в книге движения трудовых книжек о дате выдачи.

Ответственность сторон

Работодатель

• Обязан направить уведомление в письменном виде (заказное письмо).
• После получения согласия работника – отправить трудовую книжку ценным письмом с описью.
• В случае отказа работника от получения книжки и отсутствия ответа на уведомление – считается, что обязанность по выдаче исполнена, и дальнейшая ответственность за задержку не наступает.

Работник

• Должен либо явиться за документом, либо дать письменное согласие на почтовую отправку.
• При получении трудовой книжки расписывается в извещении о вручении.
• Отказ от получения без уважительной причины может повлечь утрату права на получение дубликата в случае утери оригинала.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли отправить трудовую книжку простым письмом?

Нет. Для подтверждения факта доставки и получения необходимо использовать ценное письмо с описью вложения и уведомлением о вручении.

Что делать, если работник не отвечает на уведомление?

После истечения срока ответа (обычно 5‑7 рабочих дней) считается, что работник отказался от получения документа. Работодатель фиксирует это в книге движения трудовых книжек и освобождается от ответственности за задержку.

Нужно ли нотариально заверять согласие на отправку?

Нет. Достаточно письменного согласия работника (можно в виде ответного письма или электронного сообщения с подтверждением получения).

Сколько хранить копии уведомлений и почтовых квитанций?

Согласно Федеральному закону «О персональных данных» и внутренним нормативным актам организации – не менее 50 лет с момента увольнения сотрудника.

Можно ли отправить уведомление электронной почтой?

Электронное уведомление допустимо только если работник дал предварительное согласие на получение документов в электронном виде и оно соответствует требованиям ст. 65 ТК РФ (подпись ЭЦП). В большинстве случаев предпочтительно использовать почтовую связь для обеспечения юридической силы.

Уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой или дать согласие на её отправку по почте – обязательный этап процедуры увольнения, защищающий интересы обеих сторон. Соблюдение установленного порядка (подготовка документа, отправка заказным письмом с описью, фиксация ответа) позволяет работодателю избежать штрафов и споров, а работнику – получить свой документ в надлежащие сроки или официально подтвердить своё согласие на почтовую доставку.

Помните: ключевой момент – документальное подтверждение отправки и получения. Только тогда уведомление считается выполненным, а последующая отправка трудовой книжки по почте становится законной и безопасной для всех участников трудовых отношений.