Процедура увольнения сотрудника строго регламентирована трудовым законодательством. Одно из главных правил, работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку и произвести расчет в день прекращения трудового договора (ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ). Однако на практике часто возникают ситуации, когда в день увольнения работник отсутствует на рабочем месте, и выдать документ лично в руки невозможно. Как действовать работодателю, чтобы не нарушить закон и не понести финансовые потери?
Почему работник может отсутствовать?
Причины отсутствия сотрудника в день увольнения могут быть разными:
- Болезнь (нахождение на больничном);
- Прогул (сотрудник самовольно покинул рабочее место);
- Удаленная работа и нахождение в другом регионе/стране;
- Отказ работника явиться за документами;
- Иные уважительные или неуважительные обстоятельства.
Независимо от причины, задача работодателя — четко соблюсти установленную процедуру, так как за задержку выдачи трудовой книжки предусмотрена строгая ответственность.
Чем грозит задержка выдачи трудовой книжки?
Если трудовая книжка не была выдана работнику при увольнении, работодатель вынужден возмещать работнику неполученный им заработок за все время задержки. Это связано с тем, что без трудовой книжки сотрудник не может устроиться на новую работу, и вина за этот простой целиком лежит на бывшем работодателе.
Кроме того, при отсутствии подтверждающей подписи работника о получении документа, доказать факт выдачи трудовой книжки будет довольно сложно. Именно поэтому передача документа «из рук в руки» или под роспись является обязательным стандартом.
Пошаговый алгоритм действий работодателя
Если выдать трудовую книжку в день увольнения невозможно, законодательство предусматривает четкий порядок действий, который обезопасит работодателя от штрафов и судебных исков.
Шаг 1. Направление уведомления
В случае отсутствия работника работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте.
Данное уведомление желательно отправить заказным письмом с уведомлением о вручении. В случае возникновения трудового спора у работодателя будет дополнительное доказательство относительно отсутствия его вины в задержке выдачи документа.
Важно: Со дня направления указанного уведомления работодатель полностью освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки. Законодатель не уточняет, где именно выдача считается невозможной (главное — зафиксировать факт отсутствия и попытку связи).
Шаг 2. Получение согласия на пересылку
Отправлять трудовую книжку по почте без согласия работника категорически запрещено. Работодатель должен дождаться письменного ответа (согласия) от уволенного сотрудника.
Если согласие получено, работодатель обязан направить работнику по почте заказным письмом с уведомлением заполненную трудовую книжку (а также форму СТД-Р, если речь идет о сведениях о трудовой деятельности в электронном виде).
Шаг 3. Хранение невостребованного документа
Если работник не явился и не дал согласия на пересылку, трудовая книжка должна храниться у работодателя. Согласно правилам, работодатель обязан выдать ее не позднее трех рабочих дней со дня обращения работника после увольнения;
Можно ли передать трудовую книжку третьим лицам?
Часто родственники или коллеги уволенного сотрудника просят забрать его трудовую книжку. Правомерно ли это?
Выдача трудовой книжки родственникам работника либо иным третьим лицам законодательством не предусмотрена. В Правилах ведения и хранения трудовых книжек не предусмотрен вариант передачи документа доверенному лицу.
Однако здесь действуют общие принципы, принятые в гражданском законодательстве. Если передать документ лично сотруднику действительно невозможно, и приходит его представитель, необходимо затребовать с него доверенность. Она должна быть оформлена в соответствии с требованиями Гражданского кодекса РФ (нотариально удостоверенная доверенность). Только при наличии такой доверенности работодатель может выдать документ третьему лицу, снимая с себя риски.
Особенности с электронными трудовыми книжками (ЕФС-1 и СТД-Р)
В современных реалиях работник при трудоустройстве может отказаться предоставлять бумажную трудовую книжку, предоставив лишь электронные сведения о трудовой деятельности. В таком случае работодатель по письменному заявлению лица (с указанием причины отсутствия бумажной трудовой книжки) обязан оформить новую трудовую книжку.
При увольнении сотрудника, ведущего электронную трудовую книжку, работодатель выдает форму СТД-Р. Если выдать ее на руки в день увольнения невозможно (сотрудник отсутствует), работодатель обязан направить работнику по почте заказным письмом с уведомлением заполненную форму документа.
Что делать, если работник отказывается получать трудовую книжку?
Ситуация, когда сотрудник намеренно уклоняется от получения документа, также не редкость. В этом случае алгоритм схож:
- Составить акт об отказе работника получить трудовую книжку (в присутствии свидетелей).
- Направить работнику уведомление о необходимости явиться за документом или дать согласие на почтовую пересылку.
С момента составления акта и отправки уведомления работодатель защищен от претензий о задержке выдачи и взыскании среднего заработка за время вынужденного прогула.
Ситуация, когда выдать трудовую книжку в день увольнения невозможно из-за отсутствия работника, не является тупиком для работодателя. Главное — не хранить молчание и не бездействовать. Своевременное направление заказного письма с уведомлением о необходимости забрать документ или дать согласие на его пересылку — это надежный правовой щит, который освобождает работодателя от ответственности и защищает от возможных судебных разбирательств.