Процедура увольнения сотрудника — это не только расчет по заработной плате, но и строгое соблюдение документооборота. Самое главное помнить, что несвоевременная или неправильная выдача трудовой книжки (или сведений о трудовой деятельности) может повлечь за собой серьезные штрафы для работодателя и проблемы с будущим трудоустройством для работника. В 2026 году, когда электронные форматы стали стандартом, важно четко понимать различия между бумажными и цифровыми документами.

Ниже представлен подробный разбор процедуры выдачи документов, основанный на актуальных нормах Трудового кодекса РФ и требованиях Социального фонда России (СФР) на текущую дату — 22 мая 2026 года.

Какие документы выдавать в день увольнения?

Согласно действующему законодательству и Приказу Минтруда, в последний день работы (день увольнения) сотрудник должен получить на руки пакет обязательных документов. Если работодатель нарушит этот порядок, увольнение может быть признано незаконным, а на компанию будут наложены санкции.

Обязательный список документов для выдачи:

• Трудовая книжка (оригинал) — если сотрудник вел бумажную версию и не переходил полностью на электронную, либо если он выбрал бумажный формат ранее.
• Сведения о трудовой деятельности (форма СТД-Р), выдаются всем увольняющимся сотрудникам независимо от формата ведения книжки. Для тех, кто перешел на «электронку», это основной документ, подтверждающий стаж.
• Выписка из отчета ЕФС-1, содержит информацию о стаже и страховых взносах, поданную в СФР.
• Справка о доходах и суммах НДФЛ (аналог 2-НДФЛ), необходима для расчета пособий на новом месте.
• Справка для расчета больничного — данные о заработке за два предыдущих года.
• Расчетный листок — с подробной расшифровкой начислений и удержаний.

Важно: Выписка из раздела 3 РСВ также может быть предоставлена по запросу или в составе общего пакета, чтобы у сотрудника были полные данные о начислениях.

Особенности выдачи бумажной трудовой книжки

Несмотря на цифровизацию, бумажные трудовые книжки все еще актуальны для тех, кто подал соответствующее заявление или не успел перейти на электронный формат до 2021 года. При выдаче бумажного документа работодатель должен следовать строгому алгоритму:

1. Внесение записи: Запись об увольнении вносится на основании приказа о расторжении трудового договора.
2. Нумерация: Номер записи ставится арабскими цифрами по порядку.
• Если сотрудник увольняется из отпуска, указывается последний день отпуска.
• Формат даты может быть любым понятным (например, ), но лучше придерживаться стандарта с нулями .
3. Основание: Делается ссылка на статью ТК РФ (например, ст. 80 для увольнения по собственному желанию) и реквизиты приказа.
4. Подписи и печать: Запись заверяется подписью работодателя (или уполномоченного лица) и печатью организации (если она используется). Сотрудник также ставит свою подпись, подтверждая получение книжки.

Работодатель обязан выдать трудовую книжку в день увольнения. При задержке выдачи по вине работодателя, он несет материальную ответственность за каждый день просрочки.

Электронная трудовая книжка и отчет ЕФС-1

В 2026 году электронная трудовая книжка является основным форматом учета стажа. Однако, физический документ (бумажный) никуда не исчезает для тех, кто сохранил на него право.

Ключевые моменты работы с электронным форматом:

• Отчетность: Сдача отчета ЕФС-1 в Социальный фонд России (СФР) обязательна при увольнении любого сотрудника, независимо от того, ведет он бумажную или электронную трудовую.
• Форма СТД-Р: При увольнении работодатель обязан предоставить сотруднику сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р. Этот документ фактически заменяет выписку из бумажной книжки для «цифровых» сотрудников.
• Дистанционные работники: Если дистанционный сотрудник не переходил на электронную трудовую или писал заявление о ведении бумажной, запись вносится по общим правилам. Местонахождение сотрудника (не в офисе) не меняет порядок оформления.

Сроки выдачи и ответственность

Законодательство требует выдавать трудовую книжку и все сопутствующие документы строго в день увольнения (последний рабочий день).

Что делать, если сотрудник не пришел за документами?

• Работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправку ее по почте.
• Со дня направления такого уведомления ответственность работодателя за задержку выдачи трудовой книжки снимается.
• Если сотрудник согласен, документы можно отправить заказным письмом с описью вложения.

Частые ошибки при заполнении и выдаче

Чтобы избежать проблем с проверками и исков от сотрудников, избегайте следующих ошибок:

• Несоответствие дат: Дата в трудовой книжке, в приказе и в отчете ЕФС-1 должна быть идентичной.
• Неверная формулировка: Основание увольнения должно дословно соответствовать статье ТК РФ (например, «уволен по собственному желанию, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации»).
• Отсутствие подписи сотрудника: Факт получения трудовой книжки на руки должен быть зафиксирован в журнале учета движения трудовых книжек с подписью работника.
• Задержка выдачи СТД-Р: Даже если бумажная книжка не велась, форму СТД-Р нужно выдать обязательно.

Правильная выдача трудовой книжки и сопутствующих документов при увольнении в 2026 году, это баланс между соблюдением традиционных правил заполнения бумажных бланков и актуальных требований цифровой отчетности (ЕФС-1, СТД-Р). Работодателю следует строго придерживаться даты увольнения и выдавать полный пакет документов сразу, чтобы гарантировать законность процедуры и защитить интересы обеих сторон трудового договора.

Помните: своевременная и грамотная выдача документов — признак профессионализма компании и уважения к сотруднику.