Процедура выдачи трудовой книжки (или сведения о трудовой деятельности в электронном виде) при расторжении трудового договора регламентируется Трудовым кодексом РФ и нормативными актами, касающимися ведения трудовых книжек. Ниже представлен пошаговый алгоритм действий работодателя, а также рекомендации по оформлению записей и возможным вариантам (бумажная и электронная трудовая книжка).

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ – ст. 84.1 (выдача трудовой книжки при увольнении), ст. 66 (ведение трудовых книжек).
• Постановление Правительства РФ от № 225 «О порядке ведения и хранения трудовых книжек».
• ФЗ № 27-ФЗ «О занятости населения в Российской Федерации» – регулирует электронные трудовые книжки.
• Приказ Минтруда России от № 697н «Об утверждении формы сведений о трудовой деятельности и порядке их заполнения».

Кто выдает трудовую книжку?

Обязанность по выдаче трудовой книжки (или сведений о трудовой деятельности) возлагается на работодателя (организацию или индивидуального предпринимателя). При наличии у сотрудника электронной трудовой книжки выдача производится в виде сведения о трудовой деятельности (СТД) в электронном виде через личный кабинет на портале «Работа в России» или через работодателя, если он является оператором ЭТК.

Когда выдавать трудовую книжку?

Согласно ст. 84.1 ТК РФ, трудовая книжка (или СТД) должна быть выдана сотруднику в день увольнения (в последний рабочий день). Если последний день приходится на выходной или праздничный день, выдача осуществляется в первый последующий рабочий день.

Пошаговая процедура выдачи

1. Подготовка документов
   • Трудовой договор (или его копия).
   • Приказ об увольнении (форма Т-8 или произвольная, но с обязательными реквизитами).
   • Трудовая книжка сотрудника (если она ведётся в бумажном виде).
   • Сведения о трудовой деятельности (СТД) – если сотрудник перешёл на электронную форму.
2. Внесение записи в трудовую книжку
   • В разделе «Сведения о работе» делается запись об увольнении.
   • Запись оформляется в соответствии с образцом, утверждённым Приказом Минтруда России № 697н.
   • Обязательно указываются: дата увольнения, основание (пункт статьи ТК РФ, например, п. 3 ч. 1 ст. 77 – по собственному желанию), номер и дата приказа об увольнении.
   • Запись заверяется подписью уполномоченного лица (обычно руководителя отдела кадров или директора) и печатью организации (если она имеется).
3. Выдача документа сотруднику
   • Трудовая книжка передается сотруднику под расписку в журнале движения трудовых книжек (форма Т-2) или в электронном виде через личный кабинет.
   • При выдаче электронного СТД сотрудник получает уведомление о готовности документа и может скачать его в личном кабинете на портале «Работа в России».
4. Фиксирование факта выдачи
   • В журнале движения трудовых книжек делается отметка о выдаче (дата, ФИО сотрудника, подпись получателя).
   • При электронной форме – сохраняется подтверждение отправки СТД (скриншот, выписка из системы).

Особенности при совместительстве и внутреннем совместительстве

Если сотрудник работал одновременно по основному месту работы и как внутренний совместитель, то:

• Трудовая книжка ведётся только по основному месту работы.
• Запись о совместительстве вносится в раздел «Сведения о работе» основной организации.
• При увольнении с основного места работы выдаётся трудовая книжка с записью об увольнении; запись о внутреннем совместительстве остаётся в книжке и не удаляется.
• Если увольнение происходит только с совместительства, трудовая книжка не выдаётся, а выдаётся справка о работе по совместительству (форма Т-45).

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

С 1 января 2021 года ведение трудовых книжек в электронном виде стало обязательным для всех работодателей, за исключением тех, кто отказался от ЭТК и продолжает вести бумажные книжки.

• Формирование СТД – после увольнения работодатель формирует сведения о трудовой деятельности в электронном виде и направляет их в Пенсионный фонд РФ (через СЗВ-ТД).
• Получение СТД сотрудником – сотрудник получает уведомление в личном кабинете на портале «Госуслуги» или «Работа в России» и может скачать документ.
• Сроки – СТД должен быть направлен в ПФР не позднее следующего рабочего дня после дня увольнения.

Ответственность за нарушение порядка выдачи

Нарушение сроков и порядка выдачи трудовой книжки (или СТД) влечет административную ответственность:

• Статья 5.27 КоАП РФ – штраф для должностных лиц от 1 000 до 5 000 руб.; для организаций – от 30 000 до 50 000 руб.
• При повторном нарушении – увеличение штрафа и возможная дисквалификация должностного лица.

Образец записи в трудовую книжку при увольнении по собственному желанию

2026 г. мая 21 дня
Уволен по собственного желания (п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ)
Приказ № 125 от г.
Подпись ______________________ М.П.

При электронной форме аналогичные данные указываются в СТД в полях «Дата увольнения», «Основание увольнения», «Номер и дата приказа».

Полезные рекомендации для кадровой службы

1. Заблаговременно готовить приказ об увольнении и проверять его соответствие требованиям ТК РФ.
2. Сверять данные в трудовой книжке (ФИО, дата рождения, профессия) с данными в личной карточке сотрудника.
3. При переходе на электронную форму вести журнал согласия сотрудников на ведение ЭТК (форма Т-2).
4. Хранить копии приказов и справок о выдаче трудовых книжек не менее 50 лет (в соответствии с требованиями архивного законодательства).
5. Обеспечить конфиденциальность персональных данных при передаче СТД в ПФР и при выдаче сотруднику.

Выдача трудовой книжки (или сведений о трудовой деятельности) при увольнении – это обязательная процедура, строго регулируемая законодательством. Соблюдение установленных сроков, правильное оформление записи и своевременная передача информации в Пенсионный фонд позволяют избежать административных штрафов и обеспечить защиту прав работника. Кадровой службе рекомендуется вести чёткую внутреннюю инструкцию, регулярно обновлять её в соответствии с изменениями в нормативной базе и проводить обучение сотрудников отдела кадров.