Процесс увольнения сотрудника — это не только подписание приказа и расчет заработной платы, но и обязательная выдача пакета документов. Согласно трудовому законодательству Российской Федерации, работодатель обязан выдать работнику в день увольнения трудовую книжку с внесенной в нее записью об увольнении, а также другие документы, связанные с работой. Нарушение этих сроков может привести к серьезным негативным последствиям для работодателя.
Сроки выдачи документов
Ключевое правило, закрепленное в статье 84.1 ТК РФ, гласит: трудовую книжку нужно выдать работнику в последний день работы (день прекращения трудового договора). Это же правило касается и выдачи копий документов, связанных с работой.
- Трудовая книжка: выдается в день увольнения (последний рабочий день).
- Копии документов о работе: выдаются сотруднику при увольнении по его письменному заявлению также в день расторжения трудового договора (согласно ст. 62 ТК РФ).
- Заявление о выдаче документов: если работник подал заявление менее чем за три рабочих дня до увольнения, трудовая книжка и запрошенные копии все равно должны быть выданы не позднее дня увольнения.
Порядок выдачи бумажной трудовой книжки
При выдаче бумажной трудовой книжки кадровику или работодателю следует придерживаться четкого алгоритма действий, чтобы избежать ошибок:
- Внесение записи об увольнении. Запись вносится на основании текста приказа о расчете сотрудника. Необходимо строго соблюдать заголовки граф:
- Графа 1: номер записи по порядку (указывается арабскими цифрами).
- Графа 2: дата увольнения (формат DD.MM.YYYY, например: ). Важно: проследите, чтобы дата совпадала с последним днем увольняемого на рабочем месте. Если сотрудник увольняется прямо из отпуска, указывают последний отпускной день.
- Графа 3: причина увольнения со ссылкой на статью ТК РФ.
- Графа 4: наименование документа (приказа), его дата и номер.
- Проставление подписей и печати. Запись заверяется подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, а также подписью самого работника. В случаях, предусмотренных законодательством, проставляется печать организации.
- Выдача документа. В день прекращения трудового договора работник получает трудовую книжку на руки.
- Подтверждение получения. Работник ставит свою подпись в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек, подтверждая факт получения документа.
Что делать, если работник не явился за трудовой книжкой?
Бывают ситуации, когда в день увольнения сотрудник отсутствует на рабочем месте или отказывается забирать документы. В таком случае работодатель обязан:
- Направить работнику уведомление о необходимости забрать трудовую книжку. Уведомление отправляется заказным письмом с описью вложения.
- С момента отправки уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки.
- Если работник подал письменное заявление о пересылке документа, трудовая книжка может быть отправлена ему по почте.
Выдача трудового договора и других документов
Часто возникает вопрос: нужно ли выдавать экземпляр трудового договора при увольнении? По общему правилу, второй экземпляр трудового договора уже должен находиться у работника с момента его подписания (на это указывает подпись сотрудника на экземпляре работодателя).
Однако, если по каким-то причинам экземпляр договора не был получен ранее, или если работник запросил копии документов, связанных с работой (включая копию трудового договора, приказов о приеме и увольнении, справки и т.д.), работодатель обязан их предоставить.
Список документов, которые могут быть выданы по заявлению работника:
- Справка о доходах физического лица (форма 2-НДФЛ);
- Справка о сумме заработка за два календарных года, предшествующих году прекращения работы;
- Копии приказов о приеме на работу, переводах, увольнении;
- Копия трудового договора;
- Справка о стаже для ПФР и другие документы.
Важно помнить: копии документов должны быть заверены надлежащим образом и выданы безвозмездно в течение 3 рабочих дней со дня подачи заявления, а при увольнении — в день расторжения трудового договора.
Ответственность работодателя
Задержка выдачи трудовой книжки, это серьезное нарушение. Если работодатель не выдал документ в день увольнения, он обязан:
- Возместить работнику не полученный им заработок за все время задержки (ст. 234 ТК РФ). Днем увольнения в таком случае будет считаться день выдачи трудовой книжки, и приказ об увольнении придется переиздавать.
- Выплатить компенсацию за моральный вред, если работник заявит такое требование в суде.
Соблюдение сроков и правильное оформление записей в трудовой книжке — залог безопасности как для работодателя, так и для работника. Внимательно следите за изменениями в трудовом законодательстве и актуальными образцами заполнения документов, чтобы процесс увольнения проходил без нарушений и конфликтов.