Продажа трудовой книжки в системе 1С:Предприятие может потребоваться организациям, занимающимся оказанием кадровых услуг, а также тем, кто реализует бланки трудовых книжек как товар․ Ниже представлен подробный алгоритм действий, который позволит оформить продажу корректно, избежать ошибок в учёте и сдать всю необходимую отчётность․
Подготовка номенклатуры
Прежде чем оформлять продажу, необходимо добавить трудовую книжку в справочник номенклатуры․
- Перейдите в раздел Справочники → Номенклатура․
- Нажмите Создать и заполните поля:
- Наименование – «Трудовая книжка (бумажная)» или «Электронная трудовая книжка» в зависимости от вида продукции;
- Единица измерения – «шт․»;
- Ставка НДС – обычно 20 % (если вы плательщик НДС);
- Код ОКПД2 – укажите соответствующий код для канцелярских товаров (например, 32․99․20)․
- Сохраните элемент․
Настройка цены и скидок
Для корректного формирования счёта‑фактуры задайте цену продажи․
- Откройте карточку созданной номенклатуры․
- Во вкладке Цены нажмите Добавить․
- Укажите:
- Виды цен (например, «Розничная», «Оптовая»);
- Цену без НДС и с НДС;
- Период действия цены․
- При необходимости настройте скидки через Маркетинг → Скидки и надбавки․
Оформление продажи
Продажа трудовой книжки оформляется стандартным документом Реализация товаров и услуг․
- Перейдите в Продажи → Реализация товаров и услуг․
- Нажмите Создать․
- Заполните шапку документа:
- Дата – дата отгрузки;
- Контрагент – покупатель;
- Договор – выберите соответствующий договор;
- Склад – укажите склад, с которого осуществляется отгрузка;
- Ответственный – сотрудник, оформляющий продажу․
- Во вкладке Товары нажмите Добавить и выберите ранее созданную номенклатуру «Трудовая книжка»․
- Укажите количество и проверьте, что цена подтянулась автоматически из справочника цен․
- Если нужно, измените ставку НДС вручную (например, при реализации без НДС по особым основаниям);
- Нажмите Провести и закрыть․ Документ будет проведён, а бухгалтерские проводки сформируются автоматически․
Формирование счёт‑фактуры и других печатных форм
После проведения реализации необходимо выдать покупателю счёт‑фактуру․
- Откройте проведённый документ Реализация товаров и услуг․
- Нажмите кнопку Печать → Счёт‑фактура․
- Проверьте заполнение реквизитов:
- Наименование товара – «Трудовая книжка»;
- Количество, цена, сумма с НДС и без НДС;
- Реквизиты продавца и покупателя (ИНН, КПС, адрес)․
- Распечатайте или отправьте электронный счёт‑фактуру через 1С‑Отчетность․
Учёт доходов и налогов
Продажа трудовой книжки влияет на следующие регистры:
- Бухгалтерский учёт – счёт 62․01 (Расчёты с покупателями и заказчиками) дебет, счёт 90․01 (Выручка) кредит;
- Налог на добавленную стоимость – при наличии НДС формируются записи в регистре НДС начисленный и НДС к уплате;
- Учёт прибыли – в регистре Прибыли и убытки отражается выручка и себестоимость проданных книжек․
Если вы используете упрощённую систему налогообложения (УСН), НДС не начисляется, а доход учитывается в составе доходов по УСН․
Особенности продажи электронных трудовых книжек
При реализации электронных трудовых книжек (ЭТК) порядок действий аналогичен, но есть нюансы:
- В номенклатуре укажите вид продукции «Электронная трудовая книжка» и соответствующий код ОКПД2 (например, 58․29․00 – услуги по предоставлению электронных документов)․
- Если вы оказываете услугу по формированию и передаче ЭТК, в документе реализации можно использовать вид операции «Услуга» вместо «Товар»․
- Для отчёта в ПФР формируется СЗВ‑ТД; при продаже ЭТК покупатель сам отвечает за подачу отчёта, поэтому в вашем учёте достаточно отразить выручку от услуги․
Проверка корректности проводок
После проведения документа рекомендуется выполнить сверку:
- Откройте раздел Отчёты → Бухгалтерский учёт → Книга покупок и продаж․
- Найдите свою реализацию и проверьте, что суммы с НДС и без НДС совпадают с указанными в счёт‑фактуре․
- В разделе Отчёты → Налоги → НДС убедитесь, что проводки по НДС отражены в регистре НДС начисленный․
- При обнаружении расхождений используйте обработку Проверка и исправление учёта (меню Администрирование → Периодические операции → Проверка и исправление учёта)․
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Можно ли продавать трудовые книжки без НДС? – Да, если вы применяете УСН или имеете право на освобождение от НДС (например, реализация через агентский договор)․
- Нужен ли отдельный счёт‑фактуру на каждую книжку? – Нет, можно объединить несколько единиц в одном документе, указав общее количество․
- Как отразить возвращённую трудовую книжку? – Оформите документ Возврат товаров от покупателя с ссылкой на исходную реализацию; система автоматически сделает обратные проводки․
- Нужно ли вести отдельный учёт книжек на складе? – Да, для контроля остатков рекомендуется вести количественный учёт на складе (операции приход/расход)․
Продажа трудовой книжки в 1С не отличается от реализации любого другого товара или услуги, однако важно правильно настроить номенклатуру, цены, ставку НДС и своевременно формировать первичные документы․ Следуя представленному алгоритму, вы обеспечите корректный бухгалтерский и налоговый учёт, избежите ошибок при экспресс‑проверке и сможете предоставить покупателю все необходимые подтверждающие документы․