С 2020 года в России действует система электронных трудовых книжек (ЭТК), которая постепенно вытесняет бумажные аналоги. Однако законодательство предусматривает возможность продления ведения трудовой книжки на бумажном носителе для тех сотрудников, которые изъявили такое желание. В этой статье мы подробно рассмотрим:

• Правовые основания для продления бумажной трудовой книжки
• Кто имеет право на бумажную трудовую книжку
• Как правильно составить и подать заявление
• Образец заполнения заявления
• Частые ошибки и ответы на вопросы

Правовые основания: почему можно продолжать вести бумажную трудовую книжку

Согласно статье 66.1 Трудового кодекса РФ, с 1 января 2020 года все работодатели обязаны перейти на ведение трудовых книжек в электронном виде. Однако у сотрудников есть право выбора:

1. Продолжить ведение бумажной трудовой книжки — если работник подал соответствующее заявление до 31 декабря 2020 года.
2. Перейти на электронную трудовую книжку — если заявление не было подано или было подано заявление о переходе на ЭТК.

В 2026 году ситуация изменилась: продолжать вести бумажную трудовую книжку можно только для тех работников, которые подали заявление о продолжении ведения бумажной формы до . Новые сотрудники, принятые после этой даты, автоматически переводятся на ЭТК, если не подали соответствующее заявление.

Кто имеет право на бумажную трудовую книжку в 2026 году

Право на продление бумажной трудовой книжки имеют:

• Сотрудники, которые работали до и подали заявление о продолжении ведения бумажной формы до этой даты.
• Сотрудники, которые были приняты на работу после , но подали заявление о ведении бумажной трудовой книжки в первый месяц работы (в течение 30 дней с даты приема на работу).
• Сотрудники, которые ранее работали у других работодателей и имели бумажную трудовую книжку, если они подали заявление о продолжении ведения бумажной формы новому работодателю.

Как правильно составить заявление: пошаговая инструкция

Форма заявления

Заявление о продлении ведения бумажной трудовой книжки составляется в письменной форме и может быть написано:

• От руки (разборчивым почерком, чернилами синего или черного цвета)
• На компьютере (с последующей распечаткой и подписью)

Документ не имеет строгой унифицированной формы, но должен содержать обязательные реквизиты.

Обязательные реквизиты заявления

1. Шапка:
   • Наименование организации (полное или сокращенное)
   • Должность и ФИО руководителя (кому адресовано заявление)
   • Свои ФИО, должность, структурное подразделение
2. Название документа: «Заявление о продолжении ведения трудовой книжки на бумажном носителе»
3. Текст заявления: просьба продолжить ведение трудовой книжки в бумажном виде
4. Дата и подпись сотрудника

Куда подавать заявление

Заявление подается:

• В отдел кадров (на имя руководителя или ответственного специалиста)
• В бухгалтерию (если кадровая служба отсутствует)
• Можно отправить по почте заказным письмом с уведомлением о вручении

Заявление должно быть зарегистрировано в организации с проставлением входящего номера и даты.

Образец заявления на продление бумажной трудовой книжки

Примечание: Дата в заявлении указывается на день его подачи. Подпись ставится в присутствии сотрудника кадровой службы или заверяется в установленном порядке.

Сроки подачи и последствия несвоевременного оформления

Когда нужно подавать заявление

Основные сроки:

• До 31 декабря 2020 года — для сотрудников, работающих на момент введения системы ЭТК.
• В течение 30 дней с даты приема на работу — для новых сотрудников, принятых после .

Последствия несвоевременной подачи

• Трудовая книжка автоматически переводится в электронный формат.
• Сведения о трудовой деятельности будут храниться в системе ПФР (Пенсионный фонд России).
• Для получения бумажной копии трудовой книжки потребуется оформлять заверенную копию или выписку из ЭТК.

Частые ошибки и как их избежать

Ошибка 1: Неправильное оформление даты

Неправильно: » г.»
Правильно: «14 мая 2026 года» или «»

Ошибка 2: Отсутствие подписи

Заявление без подписи сотрудника считается недействительным. Подпись должна быть расшифрована (ФИО).

Ошибка 3: Неправильное указание должности

Указывайте точную должность и структурное подразделение, чтобы избежать путаницы при регистрации.

Ошибка 4: Подача заявления после установленного срока

Если срок пропущен, обратитесь в кадровую службу с просьбой о рассмотрении возможности перехода на бумажную форму (в исключительных случаях).

Ответы на частые вопросы

Вопрос 1: Нужно ли писать новое заявление при смене работодателя?

Ответ: Нет, если вы уже подавали заявление о продолжении ведения бумажной трудовой книжки до или при приеме на работу после этой даты. Достаточно одного заявления.

Вопрос 2: Можно ли вернуть бумажную трудовую книжку, если она уже переведена в электронный формат?

Ответ: Нет, законодательство не предусматривает обратного перехода с ЭТК на бумажную форму после .

Вопрос 3: Что делать, если работодатель отказывается принимать заявление?

Ответ: Заявление должно быть принято и зарегистрировано. Если работодатель отказывает, обратитесь в трудовую инспекцию или прокуратуру с жалобой.

Вопрос 4: Можно ли подать заявление в электронном виде?

Ответ: Нет, заявление должно быть подано в письменной форме. Электронные заявления не признаются для целей перехода на бумажную трудовую книжку.

Очень важно следить за сроками подачи заявлений, так как после установленных дат переход на бумажную форму становится невозможным. Если у вас остались вопросы, обратитесь в кадровую службу вашей организации или к специалисту по трудовому праву.

Надеемся, эта статья помогла вам разобраться в процедуре продления ведения трудовой книжки на бумажном носителе. Если вам нужны дополнительные материалы, вы можете скачать образец заявления в формате Word или PDF по ссылкам ниже:

• Скачать бланк заявления (Word)
• Скачать бланк заявления (PDF)

Материал подготовлен на основе действующего законодательства РФ по состоянию на май 2026 года. Для уточнения информации обращайтесь к нормативным актам или квалифицированным специалистам.