Трудовая книжка – один из важнейших документов, подтверждающих стаж работы и служащий основанием для назначения пенсии, выплаты компенсаций и иных социальных льгот. Иногда возникает необходимость продлить срок действия трудовой книжки или продолжить её ведение, когда, например, меняется форма (бумажная → электронная) или книжка была утеряна. В статье рассмотрим правовые основы, порядок действий, необходимые документы и типовые образцы заявлений.
Почему может потребоваться продление трудовой книжки?
- Истечение срока действия – в некоторых организациях (особенно в государственных) установлен срок, в течение которого запись в книжке должна быть сделана (например, до 31 декабря 2024 г.).
- Переход на электронный формат – с 2021 года работники могут выбрать электронную трудовую книжку (ЭТК). При этом бумажную книжку необходимо «продлить» в виде официального заявления о прекращении её ведения и переходе к электронному аналогу.
- Утрата или повреждение – если книжка потеряна, её заменяют новой, но при этом необходимо оформить заявление о продолжении ведения трудовой книжки.
- Изменения в условиях труда – при продлении срочного трудового договора иногда требуется оформить дополнительный приказ о приёме на работу.
Правовая база
Основные нормативные акты, регулирующие порядок ведения и продления трудовой книжки:
- Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) – статьи 66‑71.
- Постановление Правительства РФ от № 81 «Об электронных трудовых книжках».
- Письмо Минтруда России от № 14‑6/ООГ‑5052 (разъяснение порядка перехода на электронный формат).
- Письмо Роструда от № 4413‑6 – допускает продление срочного трудового договора (вопрос о продлении книжки трактуется аналогично).
Важно помнить, что закон не предусматривает прямого «продления» бумажной трудовой книжки. Вместо этого оформляются:
- Заявление работника о продолжении ведения книжки (если книжка уже использовалась).
- Приказ работодателя о приёме на работу (при смене формы книжки или при повторном трудоустройстве).
Пошаговый порядок продления (или продолжения) трудовой книжки
Шаг 1. Подготовка заявления работника
Работник заполняет заявление о продолжении ведения трудовой книжки. Образец заявления приведён ниже.
Шаг 2. Согласование с работодателем
Работодатель рассматривает заявление и, при положительном решении, издаёт приказ:
- «О продолжении ведения трудовой книжки» – если книжка сохраняется в бумажном виде.
- «О переходе на электронную трудовую книжку» – если работник выбирает электронный формат.
Шаг 3. Оформление документов
Для бумажной книжки необходимо:
- Подписать приказ работодателя.
- Внести запись в книжку (если в ней есть свободные страницы) или оформить новую книжку, если прежняя была утеряна.
Для электронного варианта:
- Заполнить форму в личном кабинете «Личные документы – Труд и пенсия» на портале Госуслуг.
- Получить подтверждение о создании ЭТК (письмо от работодателя в электронном виде).
Шаг 4. Уведомление государственных органов (по необходимости)
Если книжка была утеряна, работник может запросить выписку из ЭТК через Госуслуги. При этом в организации оформляется справка о потере книжки.
Образцы документов
Заявление работника о продолжении ведения трудовой книжки (бумажной)
Заявление о продолжении ведения трудовой книжки Я, Ф.И.О., дата рождения, паспорт: серия, номер, проживающий(ая) по адресу: адрес, прошу работодателя наименование организации продолжить ведение моей трудовой книжки (номер №) в бумажном виде. Причина: потеря/повреждение/необходимость перехода на электронный формат.
Приказ работодателя «О продолжении ведения трудовой книжки»
ПРИКАЗ № ___ от "__" ___________ 2026 г. О продолжении ведения трудовой книжки В соответствии с Трудовым кодексом РФ и заявлением работника Ф.И.О. от "__" ___________ 2026 г. приказываю: Продлить срок ведения трудовой книжки № ____ (бумажный вариант). Оформить новую трудовую книжку (если прежняя утеряна) и передать её работнику в течение 5 рабочих дней. Внести в электронную систему учета сведения о продлении. Контроль за исполнением приказа возложить на должность, Ф.И.О.. Генеральный директор ___________________ (подпись) __________
Переход на электронную трудовую книжку – образец заявления
Заявление о переходе на электронную трудовую книжку Я, Ф.И.О., прошу перевести мою трудовую книжку (номер ____) в электронный формат в соответствии с письмом Минтруда России от № 14‑6/ООГ‑5052.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Нужно ли вносить изменения в первоначальный приказ о приёме на работу?
Если продление связано только с формой книжки (бумажная → электронная) – нет. Достаточно издать отдельный приказ о переходе. Если же продлевается срочный трудовой договор, то требуется новый приказ о приёме (п. 2 ст. 66 ТК РФ).
Сколько времени занимает оформление новой бумажной книжки?
По закону – в течение 5 рабочих дней после получения заявления работника. При утере книжки может потребоваться дополнительный срок для получения справки о потере.
Можно ли одновременно вести бумажную и электронную книжку?
Да, если работник не отказался от ведения бумажного варианта до 1 сентября 2021 года. В таком случае обе книги могут использоваться параллельно, но записи в них должны совпадать.
Как получить выписку из электронной трудовой книжки?
Войдите в Личный кабинет Госуслуг, раздел «Личные документы – Труд и пенсия», выберите «Заказать выписку из электронной трудовой книжки». Оформление занимает от 1 до 3 рабочих дней.
Практические рекомендации
- Сохраняйте копии всех заявлений и приказов – они могут понадобиться при проверках.
- При переходе на электронный формат убедитесь, что ваш ИНН и СНИЛС указаны правильно в системе.
- Если книжка была утеряна, сразу же оформляйте справку о потере в отделе кадров, чтобы избежать подозрений в фальсификации.
- Следите за сроками: в 2024 году многие организации обязаны были выбрать форму книжки, а в 2025 году – завершить переход.
Продление или продолжение ведения трудовой книжки – процесс, требующий внимательного отношения к документам и соблюдения нормативных требований. При правильном оформлении заявлений, приказов и своевременном переходе на электронный формат вы гарантируете себе сохранность трудового стажа и возможность получения всех предусмотренных законом социальных гарантий.
Если у вас остались вопросы, рекомендуется обратиться к специалисту по трудовому праву или в отдел кадров вашей организации.
Дата актуализации статьи: . Информация взята из официальных разъяснений Роструда, Минтруда, а также из практических рекомендаций портала «Гарант.ру» и сервисов «КонсультантПлюс».