Вопрос актуален для всех работников и работодателей, которые используют традиционную (бумажную) форму трудовой книжки. В статье рассмотрены правовые основы, порядок подачи заявления, образцы документов, сроки и часто задаваемые вопросы.
Правовая база
Согласно статье 66 Трудового кодекса Российской Федерации (ТК РФ) трудовая книжка является основным документом, фиксирующим трудовую деятельность и стаж работника. Пункт 2 статьи 66.1 ТК РФ (в редакции, действующей с 2020 г.) предоставляет работнику право выбрать один из двух вариантов:
- Продолжить ведение бумажной трудовой книжки работодателем;
- Получить сведения о трудовой деятельности в электронном виде (отказ от бумажной формы).
Выбор должен быть сделан до 31 декабря 2020 года, однако в практике многие работодатели продолжают оформлять такие заявления и в 2024‑2026 годах, учитывая переход к электронным трудовым книжкам.
Ключевые положения статьи 66 ТК РФ
- Трудовая книжка должна вестись в установленном образце, выданном работодателем.
- Записи в книжке могут оформляться от руки или штампом (например, «Дубликат», «Взамен выдан дубликат», «Выдан вкладыш»).
- В записи указываются серия и номер выданного документа, а также сведения о работнике (ФИО, дата рождения, должность, период работы, основание увольнения и т.п.).
- Работодатель обязан вести книжку в течение всего периода трудовых отношений и сохранять её в течение 5 лет после увольнения.
Кто имеет право на продолжение ведения трудовой книжки?
Право на выбор имеет каждый работник, находящийся в трудовых отношениях, в т.ч.:
- постоянные сотрудники;
- работники по срочным договорам;
- временные (проектные) сотрудники;
- служащие, получившие в прошлом дубликат трудовой книжки.
Работодатель обязан предоставить работнику возможность сделать выбор и оформить соответствующее заявление.
Порядок подачи заявления о продолжении ведения трудовой книжки
Содержание заявления
Заявление должно быть оформлено в свободной форме, но рекомендуется использовать следующий шаблон (см. образец ниже).
- Шапка: название организации, её ИНН, ОКПО.
- Дата и место составления заявления.
- Полные ФИО работника, дата рождения, паспортные данные.
- Текст заявления с указанием желания продолжить ведение бумажной трудовой книжки в соответствии со ст. 66 ТК РФ.
- Подпись работника.
Куда направлять заявление
- В отдел кадров (HR) организации.
- Если в организации нет собственного отдела кадров – в бухгалтерию или к непосредственному руководителю.
- В случае отказа работодателя – в территориальный орган Федеральной службы по труду и занятости (Роструд) в течение 10 дней.
Сроки рассмотрения
Образец заявления о продолжении ведения трудовой книжки
Заявление «___» __________ 2026 г. Я, Иванов Иван Иванович, дата рождения г., паспорт: 45 01 123456, выдан ОУФМС России по г. Москве г., проживающий по адресу: 123456, г. Москва, ул. Пушкина, д. 10, кв. 5, настоящим заявляю о своем желании продолжить ведение трудовой книжки в бумажном виде в соответствии со статьей 66 Трудового кодекса Российской Федерации. Прошу оформить соответствующие записи в моей трудовой книжке за период с «___» __________ 2026 г. по «___» __________ 2026 г;, а также выдать мне подтверждающий документ о продлении ведения книжки. Подпись ______________________
Что делает работодатель после получения заявления?
- Проверка данных. Сравниваются сведения из заявления с данными в личном деле сотрудника.
- Внесение записи. В трудовую книжку вносятся сведения о текущем месте работы, должности, дате приема, основании (трудовой договор) и, при необходимости, отметка о продлении ведения книжки.
- Хранение документации. Копия заявления и подтверждающего листа хранятся в личном деле сотрудника не менее 5 лет после увольнения.
Электронная трудовая книжка vs. бумажная
С 2021 года в России активно внедряется электронная трудовая книжка (ЭТК). При желании работник может отказаться от бумажного варианта и получить сведения в электронном виде. При этом:
- ЭТК хранится в единой государственной информационной системе «Трудовая книжка».
- Записи в ЭТК вносятся автоматически на основании данных работодателя.
- Работник может запросить печатный «выписку» из ЭТК в любой момент.
Если работник выбирает продолжение ведения бумажной книжки, он сохраняет право в любой момент перейти на электронный вариант, подав новое заявление в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Можно ли отказаться от бумажной трудовой книжки после 2020 года?
Да. По ст. 66.1 ТК РФ работник имеет право в любой момент (не только до 31 декабря 2020 г.) потребовать сведения о своей трудовой деятельности в электронном виде. Для этого необходимо подать заявление о переходе на электронную форму.
Что делать, если работодатель отказывается оформить продолжение ведения книжки?
Работник может:
- Обратиться к руководителю с письменным требованием.
- В случае отказа – направить жалобу в территориальный орган Роструда.
- При необходимости – подать иск в суд о защите трудовых прав.
Нужно ли платить за оформление дубликата трудовой книжки?
Согласно ТК РФ дубликат выдается бесплатно, если оригинал был утерян, повреждён или уничтожен по вине работодателя. Если дубликат требуется по инициативе работника без уважительных причин, работодатель может потребовать возмещения расходов.
Как оформить запись о переводе на электронную форму?
В трудовую книжку делается отметка «Переведено в электронную форму», указывается дата и ссылка на запись в системе «Трудовая книжка». При этом в личном деле работника сохраняется копия заявления о переходе.
Сколько времени хранится бумажная трудовая книжка после увольнения?
Работодатель обязан хранить оригинал трудовой книжки в течение 5 лет после прекращения трудовых отношений. По истечении этого срока книжку можно вернуть работнику.
Практические рекомендации работодателю
- Создайте в отделе кадров шаблон заявления (см. пункт 4) и разместите его на внутреннем портале.
- Обучите кадровиков правилам оформления записей: шрифт, подписи, штампы, указание серии и номера.
- Ведите реестр всех заявлений о продолжении/отказе от бумажной книжки – это упрощает контроль и аудит.
- Своевременно обновляйте информацию в системе «Трудовая книжка», если ваш бизнес уже использует электронный вариант.
- Периодически проверяйте состояние бумажных книжек (целостность, отсутствие пятен, корректность записей).
Информация актуальна на 21 мая 2026 г., использованы данные из официальных источников (КонсультантПлюс, Трудовой кодекс РФ, нормативные акты правительства РФ).