С 1 января 2026 года в Российской Федерации завершается переходный период на внедрение электронных трудовых книжек (ЭТК). В соответствии с Федеральным законом № 439-ФЗ от ‚ работодатели обязаны вести трудовые книжки в электронной форме. Однако работники сохраняют право на продолжение ведения бумажной трудовой книжки — при условии подачи соответствующего заявления в установленные сроки.

Кто имеет право подать заявление о продолжении ведения бумажной трудовой книжки?

Право на подачу заявления о продолжении ведения бумажной трудовой книжки имеют:

• Работники‚ которые уже имеют бумажную трудовую книжку на момент вступления в силу новых правил (до ).
• Работники‚ принятые на работу до 1 января 2026 года.
• Работники‚ не желающие переходить на электронный формат ведения трудового стажа.

Важно! Заявление о продолжении ведения бумажной трудовой книжки может подать только сам работник. Заявление от имени работника не может подавать работодатель‚ представитель или иное третье лицо.

Сроки подачи заявления

Согласно законодательству‚ заявление о продолжении ведения бумажной трудовой книжки необходимо подать до 31 декабря 2025 года. Однако‚ если работник был принят на работу после 1 января 2026 года‚ но ранее уже имел бумажную трудовую книжку‚ он может подать заявление в течение 5 рабочих дней со дня трудоустройства.

Если заявление не было подано в установленный срок‚ работодатель обязан вести трудовую книжку работника в электронной форме‚ а бумажная книжка перестаёт быть основным документом о трудовой деятельности.

Как правильно составить заявление?

Законом не установлен единый бланк заявления. Оно может быть составлено в произвольной форме‚ как от руки‚ так и на компьютере. Однако для избежания ошибок и отказов в рассмотрении рекомендуется придерживаться следующей структуры:

Образец заявления о продолжении ведения трудовой книжки

Заявление

Я‚ [ФИО полностью]‚ паспорт: серия ____ № ______‚ выдан ________‚ зарегистрирован(а) по адресу: ____________________________‚
работаю в [наименование организации] с [дата трудоустройства] на должности [должность].

В соответствии со статьёй 66 Трудового кодекса РФ и Федеральным законом № 439-ФЗ от ‚ прошу продолжить ведение моей трудовой книжки в бумажной форме‚ а не в электронной.

Приложение: копия бумажной трудовой книжки (если требуется работодателем).

[ФИО расшифровка]

Обязательные элементы заявления:

• ФИО работника полностью;
• дата рождения;
• реквизиты паспорта (серия‚ номер‚ кем и когда выдан);
• адрес регистрации;
• наименование организации;
• дата трудоустройства;
• должность;
• четкая формулировка просьбы: «Прошу продолжить ведение трудовой книжки в бумажной форме»;
• дата подачи заявления;
• личная подпись работника.

Важно! Заявление должно быть подписано лично работником. Электронная подпись не допускается для этого типа заявления.

Куда подавать заявление?

Заявление подаётся непосредственно работодателю — в отдел кадров или в бухгалтерию‚ в зависимости от структуры организации. Рекомендуется подавать заявление в двух экземплярах:

• Один экземпляр — для работодателя (с отметкой о получении и датой);
• Второй экземпляр — для работника (с печатью и подписью ответственного лица).

Если вы подаёте заявление через почту‚ используйте заказное письмо с уведомлением о вручении. Это защитит ваши права в случае спора.

Что происходит после подачи заявления?

После получения заявления работодатель обязан:

1. Зарегистрировать заявление в журнале входящей документации;
2. Вынести распоряжение (приказ) о продолжении ведения бумажной трудовой книжки;
3. Сохранить бумажную трудовую книжку работника в архиве организации;
4. Вести все записи о трудовой деятельности в бумажной книжке (прием‚ перевод‚ увольнение и т.д.);
5. Не вносить данные о данном работнике в базу электронных трудовых книжек (ЭТК).

Работодатель не имеет права требовать от работника отказаться от бумажной книжки‚ даже если организация полностью перешла на электронный документооборот.

Что делать‚ если работодатель отказывается принимать заявление?

Если работодатель отказывает в приёме заявления или игнорирует его‚ это является нарушением трудового законодательства. В таком случае работник может:

• Направить заявление заказным письмом с уведомлением;
• Обратиться в трудовую инспекцию (Роструд) с жалобой;
• Подать иск в суд о защите трудовых прав.

Согласно статье 352 ТК РФ‚ работник имеет право на защиту своих трудовых прав через государственные органы и суд.

Особые случаи

Работник уволился до 2026 года‚ но устроился в новую организацию после 1 января 2026 года

Если у вас есть бумажная трудовая книжка‚ вы обязаны подать заявление о её продолжении в течение 5 рабочих дней после трудоустройства в новой организации. Новая организация не имеет права требовать от вас сдать бумажную книжку и перейти на ЭТК.

Работник не имеет бумажной трудовой книжки

Если вы впервые устраиваетесь на работу после 1 января 2026 года‚ то трудовая книжка ведётся только в электронной форме. Бумажная книжка вам не выдаётся и не может быть оформлена по заявлению — это запрещено законом.

Работник — несовершеннолетний или недееспособный

Заявление подаётся законным представителем (родителем‚ опекуном) с приложением документов‚ подтверждающих полномочия.

Важные рекомендации

• Не дожидайтесь последнего дня, подайте заявление заранее‚ чтобы избежать технических сбоев или ошибок.
• Сохраняйте копию заявления и подтверждение его получения (расписку‚ почтовое уведомление).
• Проверяйте‚ чтобы в вашей бумажной трудовой книжке были все записи о трудовой деятельности — особенно о последнем месте работы.
• Если вы планируете увольняться и устраиваться в другую организацию — убедитесь‚ что новая организация обязана принимать бумажную книжку‚ даже если она работает только с ЭТК.

Право на продолжение ведения бумажной трудовой книжки — это конституционно гарантированная свобода выбора каждого работника. Подача заявления — простая‚ но критически важная процедура‚ которая позволяет сохранить историю вашей трудовой деятельности в привычной‚ проверенной форме.

Не упустите сроки! Если вы хотите сохранить бумажную трудовую книжку — подайте заявление до 31 декабря 2025 года. После этой даты возможность подать заявление утратится для большинства работников‚ и переход на электронный формат станет обязательным.

Если у вас остались вопросы — обратитесь в отдел кадров вашей организации или в территориальное управление Роструда. Ваш трудовой стаж — ваше право‚ и оно должно быть защищено.