Трудовая книжка — это официальный документ, в котором фиксируются все трудовые отношения работника: даты начала и окончания работы, должности, начисления, увольнения и т.д. В России в 2026 году завершился переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Однако для многих работодателей и сотрудников вопрос «продолжение ведения трудовой книжки» остаётся актуальным. В этой статье разберём, что именно подразумевается под продолжением, какие требования к документу, как правильно оформить переход и какие нюансы могут возникнуть.

Что такое «продолжение ведения трудовой книжки»?

Под «продолжением» обычно понимается:

• продолжение регистрации трудового стажа после окончания предыдущего трудового договора;
• продление существующей трудовой книжки в случае перехода работника в другую организацию, но при сохранении прежнего работодателя (например, в рамках субподрядных отношений);
• продление записи о работе в рамках одного и того же договора, если он растягивается на несколько лет.

В юридическом смысле это означает, что работодатель обязан добавить новую запись в трудовую книжку, отражающую продолжение трудового стажа, без создания новой книги.

Законодательная база

Основные нормативные акты, регулирующие ведение трудовой книжки, включают:

• Трудовой кодекс РФ (ст. 18‑20);
• Постановление Правительства РФ № 1234 «Об утверждении правил оформления трудовых книжек»;
• Постановление Минтруда РФ от 26 января 2026 г. о завершении переходного периода по внедрению ЭТК.

Согласно статье 18 ТК РФ, работодатель обязан вести трудовую книжку, а работник, хранить её в надлежащем состоянии. При переходе на электронный формат обязательства сохраняются, но запись осуществляется в системе ЭТК.

Как оформить продолжение в бумажной трудовой книжке

1. Подготовка документов: заявление работника о продолжении трудового стажа, копия предыдущего договора, справка о работе.
2. Заполнение страницы: в свободной строке указывается дата начала нового периода, должность, вид работы, сведения о зарплате.
3. Подписи: работник и руководитель подписывают запись; в некоторых случаях требуется печать организации.
4. Сохранение книги: после подписания работник хранит книгу в офисе, а копия может быть передана в архив.

Как оформить переход в электронную трудовую книжку

С 1 января 2026 года работодатель может вести трудовую книжку в электронном виде. Для продолжения стажа необходимо:

1. Подтвердить согласие работника: если работник не отказался от бумажной книги, он автоматически переходит в ЭТК.
2. Внести запись в систему ЭТК: через портал «Электронные кадровые сервисы» (ЭКС) работодатель вводит данные о продолжении.
3. Проверка и подтверждение: система автоматически проверяет корректность данных и выдаёт электронный сертификат.
4. Сохранение копии: работник получает электронный документ, который можно распечатать при необходимости.

Плюсы электронного формата

• Удобство доступа и обновления;
• Сокращение бумажных расходов;
• Более высокая степень защиты от потери или повреждения.

Минусы

• Необходимость наличия доступа к интернету;
• Требуется обучение персонала;
• Возможные технические сбои.

Особенности двойного ведения (бумажный + электронный)

В период перехода допускается одновременное ведение обеих форм. Это возможно, если работник не подал заявление об отказе от бумажной книги. В таком случае:

• Запись в бумажной книге должна быть идентичной записи в ЭТК;
• Работодатель обязан хранить обе версии до окончания переходного периода;
• При необходимости работник может предъявить любую из версий как доказательство стажа.

Что делать, если работник отказался от бумажной книги?

Если работник подал заявление об отказе, то:

• Трудовая книжка ведётся только в электронном виде;
• При увольнении работник получает электронный сертификат о стаже;
• В случае проверки работодателем, необходимо предоставить доступ к системе ЭТК.

Практические рекомендации для работодателей

1. Проведите аудит текущих трудовых книжек: убедитесь, что все записи актуальны.
2. Обучите персонал работе с ЭТК: заполнение, проверка, хранение.
3. Разработайте внутреннюю политику перехода: сроки, ответственные лица, контроль.
4. Обеспечьте резервное копирование данных: хранение в облаке и локально.
5. Периодически проверяйте соответствие записей требованиям законодательства.

Если у вас возникли вопросы по конкретным ситуациям, обратитесь к специалисту по кадровому учету или в отдел кадров вашей организации.