Трудовая книжка – это официальный документ, подтверждающий трудовой стаж и квалификацию работника. С 1 января 2021 года в России действует «переходный» режим, при котором работодатели по умолчанию продолжают вести бумажную трудовую книжку, если сотрудник не подал заявление о переходе на электронный формат. В этой статье мы разберём, как правильно оформить продолжение ведения трудовой книжки, какие документы нужны, какие сроки соблюдаются и как избежать ошибок.
Что такое «продолжение» трудовой книжки?
Когда нужно подавать заявление о продолжении?
- Если вы хотите, чтобы ваш работодатель продолжал вести бумажную трудовую книжку параллельно с электронным учётом, необходимо написать заявление.
- Если вы не решили, какой формат вам удобнее, и не подали заявление до 31 декабря 2020 г., то с 1 января 2021 г. работодатель автоматически продолжит вести бумажную книжку.
- Если вы уже перешли на электронную трудовую книжку, вернуть бумажный вариант невозможно.
Как выглядит заявление о продолжении?
Ниже приведён образец заявления, который можно адаптировать под свои нужды. Важно, чтобы в заявлении были указаны:
- ФИО сотрудника
- Должность и отдел
- Номер и дата первой страницы трудовой книжки
- Формулировка просьбы о продолжении ведения
- Подпись и дата
Заявление о продолжении ведения трудовой книжки
Я, Иванов Иван Иванович, работник отдела продаж, прошу продолжить вести мою трудовую книжку в соответствии с инструкцией по их заполнению и ведению, утверждённой постановлением Минтруда от № 69.
Номер первой страницы трудовой книжки: 12345
Дата выдачи:
Прошу, чтобы в дальнейшем в мою трудовую книжку вносились все кадровые события, связанные с моим трудовым стажем, в т.ч. и после перехода на электронный учёт.
Подпись: _____________________
Как оформить продолжение в бумажном виде
После получения заявления работодатель обязан:
- Проверить, что в трудовой книжке есть свободные страницы.
- Если страницы закончились, вшить вкладыш (см. раздел «Вкладыш в трудовую книжку»).
- Номер записи в вкладыше продолжается с последнего номера в основной части.
- Записать новое кадровое событие в соответствии с инструкцией.
Вкладыш в трудовую книжку
Вкладыш – это отдельный лист, который вшивается в книгу, когда все страницы одного из разделов заполнены. Важно:
- Вкладка должна быть оформлена в соответствии с шаблоном, утверждённым Минтруда.
- Номера записей в вкладыше продолжают нумерацию основной части.
- Вкладка должна быть подписана работником и работодателем.
Электронная трудовая книжка: порядок ведения и преимущества
С 2025 года в России действует электронная трудовая книжка (ЭТК). После каждого кадрового события необходимо сдавать форму ЕФС‑1 в систему «Система Фондового Ресурса» (СФР). Для работодателя это означает дополнительную отчетность, но для сотрудника – никаких минусов.
- Сотрудник может вести бумажную трудовую книжку параллельно с электронной, если не хочет отказываться от бумажного варианта.
- Если сотрудник не подал заявление о переходе до 31 декабря 2020 г., работодатель по умолчанию продолжит вести бумажную книжку.
Как восстановить трудовую книжку при утере
Если трудовая книжка утеряна, испорчена или содержит ошибочные записи, её можно заменить; Процесс восстановления включает:
- Подготовку заявления о восстановлении (с указанием причины утраты).
- Сбор документов: копии паспорта, справка о трудовой деятельности, копии предыдущих страниц (если есть).
- Подача заявления в отдел кадров работодателя.
- Получение нового экземпляра трудовой книжки, который будет иметь новый номер и дату выдачи.
Важно: восстановленная трудовая книжка не влияет на начисление пенсии, но необходимо своевременно сообщать о замене в Пенсионный фонд.
Где посмотреть данные электронной трудовой книжки?
Сведения о трудовой деятельности в электронном виде доступны в системе «Электронный персональный кабинет» (ЕПК). Для доступа нужно:
- Зарегистрироваться в системе с использованием гос. удостоверения.
- Войти в раздел «Трудовая книжка».
- Просмотреть историю кадровых событий, а также скачать PDF‑версию.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Можно ли вернуть бумажную трудовую книжку после перехода на электронную? Нет, после перехода на электронную трудовую книжку возвращаться к бумажному варианту нельзя.
- Что делать, если в бумажной трудовой книжке закончились страницы? Вшить вкладыш и продолжить нумерацию.
- Как узнать, что работодатель продолжит вести бумажную трудовую книжку? Спросите у отдела кадров; если вы не подали заявление до 31 декабря 2020 г., работодатель обязан вести её автоматически.
- Нужна ли подпись сотрудника при заполнении вкладыша? Да, обе стороны – работник и работодатель – должны подписать вкладыш.
- Своевременно подавайте заявление о переходе на электронную трудовую книжку, если это ваш выбор.
- Если вы хотите вести бумажную книгу параллельно, оформляйте заявление и храните копию.
- Следите за тем, чтобы в книжке не закончились страницы – вовремя вшивайте вкладыш.
- При утрате книги – незамедлительно оформляйте замену.
- Регулярно проверяйте данные в электронном учёте, чтобы убедиться в их корректности.
Следуя этим рекомендациям, вы сможете без проблем продолжать вести трудовую книжку в нужном вам формате и гарантировать правильность оформления всех кадровых событий.