Дата публикации: 23 мая 2026 г․ (по информации из открытых источников)․
Что такое профессиональный стандарт?
Профессиональный стандарт – это нормативный документ, утверждённый Министерством труда и социальной защиты Российской Федерации (Минтруд России), который определяет:
- объём трудовых функций, характерных для определённой профессии;
- требования к квалификации (знания, умения, навыки);
- уровни квалификации и соответствующие им требования к образованию и опыту работы․
Стандарт служит основой для:
- разработки должностных инструкций;
- оценки соответствия сотрудников занимаемой должности;
- проведения аттестации и повышения квалификации;
- формирования образовательных программ и профессиональных экзаменов․
История принятия стандарта «Секретарь»
Проект профессионального стандарта «Секретарь» был вынесен на общественное обсуждение в конце 2024 года․ После учёта замечаний работодателей, профсоюзов и учебных заведений Минтруд России утвердил окончательный вариант приказом № XXX/2025 от 15 ноября 2025 года․ Стандарт вступает в силу с 1 сентября 2026 года и будет действовать до 1 сентября 2032 года․
Структура профессионального стандарта «Секретарь»
Стандарт состоит из трёх основных блоков:
- Общие положения – цель, область применения, термины и определения․
- Трудовые функции – перечень видов деятельности, которые должен выполнять секретарь․
- Требования к квалификации – знания, умения и навыки, необходимые для выполнения трудовых функций на каждом уровне квалификации․
Трудовые функции секретаря
Согласно стандарту, секретарь выполняет следующие функции:
- Организация приёма и регистрации входящей и исходящей корреспонденции (письменной и электронной)․
- Подготовка, оформление и хранение документов (приказы, распоряжения, протоколы, договоры и др․)․
- Обеспечение работы с системой электронного документооборота (ЭДО)․
- Организация встреч, совещаний и переговоров (подготовка помещений, техники, материалов, ведение протоколов)․
- Ведение календарных планов руководителя и подразделения, контроль исполнения поручений․
- Организация деловых поездок (бронирование билетов, оформление виз, подготовка маршрутных листов)․
- Обеспечение конфиденциальности информации и соблюдение требований по защите персональных данных․
- Взаимодействие с внешними организациями (поставщики, клиенты, государственные органы)․
- Ведение реестра нормативных и справочных материалов, обновление баз данных․
- Выполнение вспомогательных административных функций (закупка канцелярии, контроль расходов на офисное обеспечение)․
Уровни квалификации и требования к ним
Стандарт выделяет три уровня квалификации секретаря:
| Уровень | Наименование | Образование | Опыт работы | Ключевые компетенции |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Секретарь‑ассистент | Среднее профессиональное образование (специальность «Документационное обеспечение управления» или смежная) | От 0 до 1 года | Базовые навыки работы с офисными программами, ведение переписки, элементарное документооборота․ |
| 2 | Секретарь‑референт | Высшее образование (юриспруденция, менеджмент, административное управление) или среднее профессиональное + профессиональная переподготовка | От 1 до 3 лет | Организация совещаний, работа с ЭДО, знание нормативной базы по делопроизводству, базовые навыки делового общения на иностранном языке․ |
| 3 | Старший секретарь‑референт / офис‑менеджер | Высшее образование + дополнительные программы по управлению офисом, проектному управлению | От 3 лет | Руководство командой секретарей, оптимизация бизнес‑процессов, управление бюджетом офиса, знание корпоративной этики и этикета, продвинутый уровень иностранного языка․ |
Как использовать стандарт на практике?
Для работодателей
- Разработать или актуализировать должностные инструкции, опираясь на перечень трудовых функций и требования к квалификации․
- Проводить аттестацию сотрудников, сравнивая их реальные компетенции с требованиями стандарта․
- Определять потребности в обучении и планировать корпоративные тренинги (например, курсы по работе с ЭДО, деловому письму, тайм‑менеджменту)․
- Использовать стандарт при формировании вакансий и проведении собеседований – чётко указывать требуемый уровень квалификации․
Для сотрудников и соискателей
- Изучить стандарт, чтобы понять, какие навыки востребованы на рынке труда․
- Составить индивидуальный план развития (ИПР), выбирая курсы и сертификации, соответствующие требуемому уровню․
- При подготовке резюме и сопроводительного письма ссылаться на конкретные пункты стандарта (например, «владение системой электронного документооборота на уровне пользователя», «организация деловых встреч и ведение протоколов»)․
- Пройти независимую оценку квалификации (НОК) в аккредитованных центрах, получив официальный сертификат, подтверждающий соответствие стандарту․
Преимущества внедрения профессионального стандарта «Секретарь»
- Повышение прозрачности требований к должности – работодатели и сотрудники имеют единое понимание того, что входит в обязанности секретаря․
- Улучшение качества подбора персонала – снижение риска найма несоответствующего кандидата благодаря чётким критериям отбора․
- Стимулирование профессионального роста – наличие чётких уровней квалификации motivates сотрудников к повышению своей квалификации и получению высших разрядов․
- Стандартизация обучения – учебные заведения могут адаптировать свои программы под актуальные требования рынка труда․
- Снижение текучести кадров – чёткие карьерные траектории и возможности роста повышают удовлетворённость работой․
Профессиональный стандарт «Секретарь», утверждённый Минтрудом России, является важным инструментом для модернизации системы управления кадрами в организациях всех форм собственности․ Он объединяет лучшие практики делопроизводства, офисного управления и коммуникаций, предоставляя чёткую основу для оценки, развития и мотивации сотрудников․
Внедрение стандарта способствует не только повышению эффективности работы офисных подразделений, но и укреплению конкурентоспособности предприятий за счёт квалифицированного и мотивированного персонала․ Рекомендуем всем заинтересованным сторонам – работодателям, HR‑специалистам, учебным учреждениям и самим секретарям – ознакомиться с полным текстом стандарта (доступен на официальном сайте Минтруда России) и начать его применение уже с 1 сентября 2026 года․
Автор статьи: аналитический отдел портала «Кадры и управление»․ Дата подготовки: 23 мая 2026 г․