Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность гражданина. Именно на основании записей в ней в будущем назначается пенсия. Однако никто не застрахован от человеческого фактора, и одна из самых частых проблем на практике — пропущенная запись в трудовой книжке. Чем это грозит и как это исправить? Разбираемся подробно.
Чем опасна пропущенная запись?
Многие работодатели и работники относятся к пропускам записей легкомысленно, считая это мелкой неточностью. На самом деле, последствия могут быть самыми серьезными:
- Проблемы с пенсией: Ошибки в записях трудовой книжки могут обернутся проблемами при начислении пенсии. Из-за пропущенной записи Пенсионный фонд может не учесть значимый период работы, что приведет к уменьшению размера пенсии или отсрочке ее назначения.
- Отказ в оформлении льгот: Даже самые незначительные на первый взгляд неточности могут привести к отказу в назначении досрочной или льготной пенсии.
- Сложности при трудоустройстве: Новый работодатель может усомниться в непрерывности стажа или квалификации сотрудника.
Кто должен исправлять ошибку?
Основное правило внесения исправлений и дополнений в трудовые книжки гласит:
- Наниматель, пропустивший запись или допустивший ошибку, обязан ее исправить.
- Если сотрудник уже уволился и устроился на новое место, то пропущенную запись (например, о переводе) может внести прежний работодатель.
- В некоторых случаях исправление может произвести наниматель по новому месту работы, но только на основании официального документа (приказа, распоряжения) от прежнего работодателя.
Как внести пропущенную запись: пошаговая инструкция
Пропущенную запись можно внести в любой момент, когда была обнаружена ошибка в заполнении трудовой книжки. Делается это следующим образом:
- Графа 1: Поставьте следующий порядковый номер после последней имеющейся записи.
- Графа 2: Укажите фактическую дату внесения пропущенной записи (а не дату события, которое было пропущено).
- Графа 3: Внесите саму пропущенную информацию (например, запись о приеме на работу или о переводе).
- Графа 4: Укажите реквизиты приказа или распоряжения, на основании которого вносится запись.
Важно помнить, что пропущенная запись о переводе может быть внесена в трудовую книжку после последней записи на основании приказа (распоряжения) о переводе. Если запись пропущена после увольнения, она вносится прежним работодателем под следующим порядковым номером.
Что делать, если в трудовой книжке закончилось свободное место?
Частая ситуация: нужно внести пропущенную запись, но в разделе «Сведения о работе» полностью закончились свободные строки. Можно ли вписать запись ниже, на полях или в другом разделе?
Категорически нет. Подобные записи будут признаны недействительными. В этом случае оформляется вкладыш в трудовую книжку. Он вшивается в саму книжку, и нумерация записей во вкладыше продолжается с того номера, на котором закончилась основная трудовая книжка.
Особенности исправления ошибок в электронной трудовой книжке (ЭТК)
С введением электронных трудовых книжек процесс исправления неточностей изменился. Главное правило: ошибки в ЭТК может исправить только работодатель, который внес эту запись.
Для этого работодатель должен подать в Социальный фонд России (СФР) корректирующий подраздел 1.1 формы ЕФС-1. Если сотрудник обнаружил неточность в электронных данных, ему следует обратиться к ответственному лицу на текущем или предыдущем месте работы.
Исправление неточностей в личных данных
Если ошибка допущена не в сведениях о работе, а в личных данных работника (ФИО, дата рождения), ситуация иная. В таком случае для исправления неточностей работник должен предоставить работодателю соответствующие документы:
- Паспорт;
- Свидетельство о браке или разводе (если менялась фамилия);
- Иные документы, подтверждающие правильные данные.
Старые данные зачеркиваются одной тонкой чертой, а рядом пишутся новые. Ссылка на документ-основание делается на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяется печатью и подписью работодателя.
Трудовая книжка остается главным документом, подтверждающим стаж гражданина. Любые ошибки, пропуски записей или неточности могут привести к серьезным проблемам при выходе на пенсию. Поэтому и работнику, и работодателю необходимо внимательно следить за правильностью заполнения этого документа. Обнаружили пропуск? Не откладывайте: пропущенную запись можно и нужно внести в любой момент, соблюдая установленные правила.