Ведение трудовых книжек — процесс, требующий максимальной внимательности. Однако даже опытные кадровики не застрахованы от ошибок. Одной из самых распространенных проблем является пропуск записи (например, о переименовании организации, переводе сотрудника или изменении фамилии), когда уже была внесена следующая хронологически запись или даже запись об увольнении.
В этой статье мы подробно разберем, как правильно исправить ситуацию, если вы пропустили запись, какие существуют правила на 2026 год и кто именно должен вносить изменения.
Главное правило: Никаких зачеркиваний
Самое важное, что нужно помнить при работе с трудовыми книжками: в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» категорически запрещены любые зачеркивания, подчистки и использование корректирующих средств.
Если вы обнаружили, что запись пропущена, алгоритм действий зависит от того, была ли уже внесена запись об увольнении сотрудника из этой организации.
Ситуация 1: Запись об увольнении еще не внесена
Если сотрудник все еще работает в организации и вы обнаружили, что пропустили важную запись (например, о переименовании компании или переводе), а уже внесли следующую запись по порядку, действовать нужно следующим образом:
- Найдите первую свободную строку после последней сделанной записи.
- В графе 1 поставьте следующий порядковый номер (не тот, который должен был быть у пропущенной записи, а следующий за последним существующим).
- В графе 2 укажите фактическую дату внесения исправительной записи (дату, когда вы вносите пропущенную информацию), а не дату события, которое произошло в прошлом.
- В графе 3 внесите содержание пропущенной записи. Обязательно укажите, что запись вносится как дополняющая.
- В графе 4 укажите реквизиты документа (приказа или распоряжения), на основании которого вносится эта запись. Если приказ был издан ранее, указываются его дата и номер.
Пример формулировки в графе 3:
«Запись о переименовании организации с «ООО Ромашка» на «ООО Ромашка Плюс», произведенном , пропущена. Переименование произведено на основании решения единственного участника №5 от .»
Ситуация 2: Сотрудник уже уволен (запись об увольнении внесена)
Это наиболее сложный случай. Если вы обнаружили пропуск уже после того, как внесена запись об увольнении и поставлена печать организации, просто вписать запись «в хвост» нельзя, так как это нарушит хронологию и логическую связь записей.
Алгоритм действий:
- Внесите следующий порядковый номер после записи об увольнении.
- Укажите текущую дату внесения записи.
- В графе 3 сначала повторите наименование организации (как ), чтобы было понятно, от чьего имени вносится запись.
- Внесите текст пропущенной записи.
- Заверьте запись подписью ответственного лица и печатью организации (если печать используется).
Важно: Согласно актуальной практике 2026 года, если допущена ошибка предыдущим работодателем, а сотрудник уже работает у вас, вы можете внести исправления только по месту последней работы, но только если у вас есть официальный запрос или документы от предыдущего работодателя. Однако, надежнее и правильнее направить бывшего сотрудника к предыдущему работодателю для внесенияствующей записи.
Кто должен исправлять ошибку?
Законодательство четко определяет, кто несет ответственность за исправление:
- Организация, допустившая ошибку. Если запись пропустили в компании «А», то и исправлять это должна компания «А», даже если сотрудник уже оттуда уволился.
- Новый работодатель. Может внести исправления только в том случае, если у него на руках есть официальный документ (копия приказа, справка) от предыдущего работодателя, подтверждающий факт ошибки и основания для ее исправления. Без таких документов новый работодатель не имеет права вносить записи о работе у другого юрлица.
Частые ошибки при исправлении
Чтобы не усугубить ситуацию, избегайте следующих действий:
- Зачеркивание неверных данных. Это делает трудовую книжку недействительной.
- Использование «штриха». Запрещено маскировать ошибки корректирующей жидкостью.
- Внесение записи «задним числом». В графе 2 всегда указывается дата фактического внесения исправления, а не дата прошлого события.
- Внесение записей карандашом. Все записи должны быть сделаны чернилами черного, синего или фиолетового цвета.
Резюме
Пропуск записи в трудовой книжке — это исправимая ошибка, но требующая строгого соблюдения процедуры. Главное, не паниковать и не использовать запрещенные методы коррекции. Вносите пропущенную запись как новую, указывая актуальную дату и следующий порядковый номер, и обязательно сошлитесь на документ-основание. Если ошибка допущена предыдущим работодателем, лучший путь — взаимодействие с ним для получения официальных документов или направления сотрудника для исправления.
Помните: аккуратное ведение трудовых книжек, это гарантия отсутствия проблем у сотрудника при назначении пенсии и подтверждении стажа.