Трудовая книжка – это официальный документ‚ подтверждающий трудовую деятельность‚ стаж работы и квалификацию сотрудника. В России она имеет два вида: бумажная (печатная) и электронная (ЭТК). Правильное прошивание (заполнение) трудовой книжки важно как для работодателя‚ так и для работника: от него зависит подтверждение стажа‚ начисление пенсии‚ получение социальных выплат и т.д.
Что такое прошивание трудовой книжки?
Прошивание – это внесение в трудовую книжку сведений о приёме на работу‚ увольнении‚ изменении должности‚ повышении квалификации‚ обучении и прочих событиях‚ связанных с трудовой деятельностью.
Кому и как необходимо вести трудовую книжку?
- С 2021 г. при приёме на работу специалисты по кадрам обязаны заполнять только электронные трудовые книжки. Бумажные книжки сохраняются только в случае‚ если работник по желанию продолжает их использовать.
- В некоторых случаях‚ например‚ при работе в государственных учреждениях‚ в регионах с ограниченным доступом к интернету‚ или если работник не согласен с переходом на ЭТК‚ допускается ведение бумажной версии.
Правила прошивания бумажной трудовой книжки
- Приём на работу – в первой строке указывается дата приёма‚ название организации‚ должность‚ а в колонке «Период работы» – начальная дата. В колонке «Сведения о работе» пишется краткое описание должности.
- Увольнение – в отдельной строке фиксируется дата увольнения‚ причина (по желанию работника)‚ а также указание на наличие или отсутствие перехода в другую организацию.
- Перевод на другую должность – если сотрудник меняет должность внутри компании‚ в новой строке указывается дата изменения‚ новая должность и краткое описание обязанностей.
- Повышение квалификации – в отдельной строке фиксируется дата‚ название курса‚ сертификат‚ полученный квалификационный уровень.
- Обучение и стажировка – если работник проходит обучение в рамках работы‚ это также фиксируется в отдельной строке.
- Период отпуска – при длительном отпуске (выше 30 дней) в отдельной строке указывается дата начала и окончания отпуска.
Все записи должны быть подписаны и стампованы работодателем. В случае ошибок в записи работодатель обязан внести исправление в следующей строке‚ указав дату исправления и причину.
Особенности прошивания электронных трудовых книжек (ЭТК)
- ЭТК ведётся через портал www.etk.gov.ru (или через приложение «Электронная трудовая книжка»).
- Заполнение производится автоматически в момент приёма на работу‚ изменения должности‚ увольнения и т.д. Работодатель вводит данные в электронный журнал‚ а работник получает подтверждение по электронной почте.
- При необходимости работник может запросить печатный экземпляр ЭТК‚ который будет выдан в бумажном виде.
- Для корректного прошивания важно‚ чтобы работодатель имел актуальные данные о сотруднике (ФИО‚ дата рождения‚ ИНН‚ паспортные данные).
Что делать‚ если трудовая книжка утеряна или испорчена?
- Сразу же сообщите об этом в отдел кадров вашей организации.
- В случае бумажной книжки работодатель обязан выдать дубликат в течение 30 дней с момента обращения.
- Для ЭТК необходимо обратиться в службу поддержки портала‚ указав номер сотрудника и дату последнего изменения;
- При отсутствии трудовой книжки работник может получить свидетельство о трудовой деятельности от работодателя‚ подтверждающее стаж.
Как не передавать трудовую книжку через бывших коллег?
Минтруд в письме от г. подтвердил‚ что передача трудовой книжки через бывших коллег работника запрещена. Это правило действует как для бумажных‚ так и для электронных трудовых книжек. Работник должен лично получать документы от работодателя или через официальные каналы (печатный экземпляр‚ электронный доступ).
Как проверить правильность прошивания?
- Проверьте‚ что в каждой строке указана дата‚ должность и описание работы.
- Убедитесь‚ что в колонке «Период работы» даты не пересекаются.
- Проверьте‚ что в каждой записи есть подпись и печать работодателя.
- Если вы работаете в ЭТК‚ убедитесь‚ что в системе отображаются все изменения и даты.
Практические рекомендации для работников
- Сохраняйте копию всех документов‚ связанных с трудовой книжкой (копии договоров‚ справки об оплате‚ сертификаты).
- Регулярно проверяйте‚ что в вашей трудовой книжке отражены все изменения (переводы‚ повышения‚ увольнения).
- Если замечаете ошибку‚ незамедлительно сообщайте об этом в отдел кадров.
- При увольнении просите работодателя выдать вам копию трудовой книжки (бумажную или электронную).
- Не передавайте трудовую книжку через третьих лиц – это может привести к нарушению закона.
Правильное прошивание трудовой книжки – это основа вашего трудового стажа и права на социальные выплаты. Важно соблюдать все требования законодательства‚ использовать электронный формат‚ если это возможно‚ и не передавать документы через бывших коллег. Если возникнут вопросы – обращайтесь в отдел кадров или в службу поддержки ЭТК.
Удачи в работе и пусть ваша трудовая книжка всегда будет в порядке!