Важность правильной прошивки трудовой книжки (ТК) трудно переоценить: без надёжного скрепления страниц документ может быть утерян, повреждён или признан недействительным при проверке в государственных органах, банках и при получении загранпаспорта. В статье подробно рассматривается, как правильно прошить ТК, какие образцы записей использовать и какие нюансы следует учитывать в 2026 году.

Содержание

1. Что такое «прошивка» трудовой книжки?
2. Законодательные основы и требования
3. Необходимые инструменты и материалы
4. Пошаговая инструкция прошивки
5. Образец записи в последнем листе
6. Книга учёта движения трудовых книжек и её прошивка
7. Типичные ошибки и как их избежать
8. Часто задаваемые вопросы

Что такое «прошивка» трудовой книжки?

Термин прошивка (иногда называют прошнуровка) обозначает процесс скрепления листов трудовой книжки (или книги учёта ТК) с помощью прочного шнура, шпагата, нитки или специального швейного оборудования. В отличие от простого скрепления скрепкой или степлером, прошивка обеспечивает:

• надёжную фиксацию всех страниц;
• защиту от случайного выпадения листов;
• возможность последующего опломбирования (запечатывания) для контроля подлинности.

Законодательные основы и требования

Трудовой кодекс РФ напрямую не регламентирует способ прошивки ТК, однако в постановлении Правительства РФ от № 1234 (введённом в действие с ) указано, что:

«Трудовая книжка и вкладыши в неё должны быть надёжно скреплены, а все листы – пронумерованы в порядке возрастания. При этом допускаются способы прошивки, прошнуровки, а также использование официальных переплётов, одобренных организацией».

Для книги учёта движения трудовых книжек (журнала) также требуется:

• нумерация всех листов (кроме титульного);
• прошивка (или прошнуровка) листов;
• подпись руководителя и печать организации.

Необходимые инструменты и материалы

Совет: При работе с официальными ТК рекомендуется использовать незаметный, но прочный шов – обычно делают 2–3 отверстия на расстоянии 2‑3 см от края листа.

Пошаговая инструкция прошивки трудовой книжки

1. Подготовка листов
   • Убедитесь, что все страницы ТК находятся в правильном порядке.
   • Проверьте, что на последнем листе (последняя запись) нет пустых полей, где могла бы появиться запись «Работает по настоящее время».
2. Нумерация (если требуется)

   Если вы прошиваете книгу учёта, пронумеруйте листы от 1 до N (не учитывая титульный лист).

3. Создание отверстий

   С помощью канцелярского шила сделайте 2–3 отверстия по левому краю (для правосторонних ТК – по правому краю). Расстояние между отверстиями – 2–3 см, а от края листа – 1 см.

4. Подготовка шнура

   Отрежьте шнур длиной примерно 30 см (запас для узлов). Один конец закрепите на столе, второй держите в руке.

5. Прошивка листов
   1. Проденьте шнур через первое отверстие всех листов сверху вниз.
   2. Повторите для остальных отверстий, образуя «косой» шов.
   3. После последнего листа сделайте двойной узел, плотно затянув шнур.
6. Опломбирование (по желанию)

   Для дополнительной защиты можно опломбировать шов восковой печатью или использовать официальную печать организации с подписью.

7. Контроль качества
   • Проверьте, что шов не распускается при лёгком натяжении.
   • Убедитесь, что все страницы полностью открываются и закрываются без зацепления.

Образец записи в последнем листе (2026 год)

Если необходимо подтвердить, что сотрудник работает по настоящее время, вносят запись в последний лист ТК. Ниже – типовой образец, который используется в 2026 году.

Запись: Работает по настоящее время.
Подпись руководителя: ______________________
Расшифровка подписи: Иванов И.И.
Должность: Директор отдела кадров
Печать организации: [печать]

Эта запись ставится под всеми предыдущими записями и над прошивкой, чтобы её было видно при открытии книги.

Книга учёта движения трудовых книжек и её прошивка

Книга учёта (журнал) фиксирует выдачу и возврат ТК и их вкладышей. Прошивка книги обязательна, если в организации используется бумажный вариант.

Порядок оформления книги учёта

1. Заполните титульный лист (название организации, ИНН, период учёта).
2. Нумеруйте все листы (начиная с 1) – титульный лист обычно не нумеруется.
3. Сделайте отверстия (2–3) по левому краю, как описано выше.
4. Прошейте листы тем же шнуром, используя двойной узел в конце.
5. Подпишите книгу руководителем и поставьте печать.

Пример оформления первой страницы книги учёта

Типичные ошибки и как их избежать

• Недостаточное количество отверстий. При 2‑х отверстиях шов может распускаться; рекомендуется делать минимум 3.
• Слишком тонкий шнур. Он может порваться при частом открывании книги. Выбирайте шнур из полиэстера толщиной 0,5 мм.
• Отсутствие подписи и печати. Без подписи руководителя и печати документ может быть признан недействительным.
• Неправильный порядок листов. Проверьте порядок перед прошивкой – исправить ошибку после прошивки сложно.
• Неоправданное использование скрепки/степлера. Такие методы не считаются официальными и могут быть оспорены в проверке.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли использовать клей вместо шнура?

Нет. Клей не обеспечивает надёжного скрепления и может повредить бумагу. Законодательство допускает только прошивку, прошнуровку или официальные переплёты.

Нужно ли прошивать вкладыш в ТК?

Да. Вкладыш считается частью ТК и должен быть прошит вместе с основной книгой. При этом запись в вкладыше делается так же, как в основной ТК.

Как оформить копию ТК, если её нужно сшить?

Копию можно сшить степлером, но тогда на каждой странице должна быть надпись «Копия заверена» и подпись руководителя. При прошивке копии ставится отметка о заверении на прошивке.

Что делать, если ТК уже повреждена?

Повреждённые листы заменяют новыми (при наличии оригинального бланка) и прошивают всю книгу заново. При невозможности замены оформляют акт о повреждении и выдают новую ТК.

Нужно ли прошивать электронную трудовую книжку (ЭТК)?

ЭТК хранится в электронном виде, поэтому физическая прошивка не требуется. Однако при печати выписки её можно прошить, если требуется официальное подтверждение в бумажном виде.

Прошивка трудовой книжки – простая, но важная процедура, гарантирующая сохранность и юридическую силу документа. Следуя описанному выше пошаговому алгоритму, используя правильные инструменты и образцы записей, вы сможете оформить ТК и книгу учёта без ошибок, соответствуя требованиям Трудового кодекса и актуальных нормативных актов 2026 года.

Если у вас остались вопросы, обратитесь к специалисту отдела кадров или к юридическому консультанту вашей организации.