Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовой стаж и опыт работника. С 2021 года в России действует двойная система: бумажные и электронные трудовые книжки (ЭТК). Поэтому проверка данных может выполняться по‑разному в зависимости от формата документа. Ниже представлен подробный алгоритм действий, который поможет работодателю, специалисту по кадрам или самому сотруднику убедиться в достоверности сведений, внесённых в трудовую книжку.

Почему важно проверять данные трудовой книжки?

• Подтверждение стажа – необходимо для начисления пенсии, отпусков, пособий и других социальных выплат.
• Избежание ошибок – неверные записи могут привести к отказам в выплатах или к административной ответственности работодателя.
• Выявление подделок – подозрительные записи могут быть основанием для проверки подлинности документа и привлечения к ответственности за подделку.
• Соблюдение законодательства – ст. 66 ТК РФ и Федеральный закон № 439‑ФЗ регламентируют ведение электронных трудовых книжек и обязанность работодателя запрашивать сведения о трудовой деятельности.

Проверка бумажной трудовой книжки

Визуальный осмотр

При получении бумажной трудовой книжки следует:

1. Проверить наличие серии и номера бланка (обычно указываются на первой странице).
2. Сверить серию и номер с данными официального изготовителя – предприятия Гознак (можно уточнить на сайте Гознака или позвонить в их справочную службу).
3. Обратить внимание на качество печати, наличие водяных знаков и микротекста – признаки подлинного бланка.

Проверка записей

• Убедиться, что каждая запись о приёме, переводе или увольнении содержит:
  • дата события;
  • наименование организации;
  • должность, профессия или вид деятельности;
  • основание (приказ, соглашение и т.д.);
  • подпись уполномоченного лица и печать организации;
  • подпись работника (при увольнении).
• Сравнить даты записей с внутренними документами компании (приказами, трудовыми договорами).
• Проверить отсутствие подправок, зачёркиваний и использование корректирующей жидкости – такие следы могут указывать на подделку.

Запрос у предыдущих работодателей

Если возникают сомнения в подлинности записей, работодатель имеет право:

• Направить запрос в организацию, где, согласно трудовой книжке, работал сотрудник, с просьбой подтвердить период работы и должность.
• Получить ответ в виде справки или выписки из кадрового дела (в соответствии с внутренними регламентами и законом о защите персональных данных).

Проверка электронной трудовой книжки (ЭТК)

С 2021 года для большинства работников, принятых после этой даты, трудовая книжка ведётся исключительно в электронном виде. Проверка данных осуществляется через государственные информационные системы.

Где хранятся данные ЭТК?

Сведения о трудовой деятельности хранятся в:

• Пенсионном фонде Российской Федерации (ПФР) – теперь в составе Социального фонда России (СФР).
• Едином государственном информационном ресурсе (ЕГИРЗ) «Электронная трудовая книжка».

Как работнику посмотреть свою ЭТК?

1. Войти на портал Госуслуги (https://www.gosuslugi.ru) и авторизоваться через ЕСИА.
2. Выбрать раздел «Социальное обеспечение» → «Электронная трудовая книжка».
3. Просмотреть все записи о приёме, переводах и увольнениях, а также общий страховой стаж.
4. При необходимости скачать выписку в формате PDF.

Примечание: Если работник не имеет доступа к Госуслугам, он может обратиться в Многофункциональный центр (МФЦ) или в клиентскую службу СФР с запросом о предоставлении выписки из ЭТК.

Как работодатель проверить ЭТК кандидата?

• Запрос сведений через СФР. Работодатель может направить запрос в территориальное отделение СФР (или через личный кабинет работодателя на портале «Работа в России») с указанием ФИО, СНИЛС и периода, за который нужны сведения. Ответ приходит в виде выписки из ЭТК.
• Согласие сотрудника. Согласно ст. 65 ТК РФ, работодатель обязан получить письменное согласие сотрудника на обработку его персональных данных, включая сведения из трудовой книжки.
• Проверка через личный кабинет работодателя на Госуслугах. Если организация зарегистрирована как работодатель, она может видеть сведения о своих текущих и бывших сотрудниках (при наличии согласия).

Что делать, если в ЭТК обнаружены ошибки?

1. Собрать подтверждающие документы: приказы о приёме/увольнении, трудовые договоры, справки о работе.
2. Написать заявление в территориальное отделение СФР (или через портал Госуслуг) с требованием внесения исправлений. К заявлению приложить копии подтверждающих документов.
3. Дождаться ответа СФР (обычно в течение 30 рабочих дней). После внесения изменений получить обновлённую выписку.
4. Если отказ в исправлении, можно обжаловать решение в суд или обратиться к уполномоченному по защите прав граждан.

Комплексная проверка при приёме на работу

Для минимизации рисков рекомендуется использовать следующий алгоритм:

1. Запросить у кандидата согласие на проверку сведений из трудовой книжки (бумажной или электронной).
2. Если у кандидата бумажная книжка – выполнить пункты 2.1‑2.3.
3. Если у кандидата электронная книжка – выполнить пункты 3.2‑3.3.
4. Сравнить полученные данные с информацией, указанной в резюме и на собеседовании.
5. При выявлении расхождений запросить дополнительные подтверждающие документы (приказы, справки).
6. Оформить результаты проверки в виде внутренней записки или акта, который хранится в личном деле сотрудника.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли доверять только данным из электронной трудовой книжки?

Да, если сведения получены из официального источника (СФР/Госуслуги) и подтверждены подписью работника и печати организации. Однако рекомендуется сверять их с внутренними документами компании.

Нужно ли заверять выписку из ЭТК печатью организации?

Выписка, полученная напрямую из СФР или через Госуслуги, уже имеет электронную подпись государства и не требует дополнительного заверения. Если требуется бумажный вариант, его можно распечатать и заверить печатью организации для внутреннего использования.

Что делать, если у сотрудника нет СНИЛС?

СНИЛС обязателен для формирования электронной трудовой книжки. Если его нет, сотрудник должен оформить его в ПФР/СФР (через Госуслуги или МФЦ) перед тем, как можно будет вести ЭТК.

Можно ли проверить трудовой стаж за период до 2002 года в ЭТК?

Да. В ЭТК хранятся сведения о всей трудовой деятельности, включая период до введения электронной формы. Для периодов до 2002 года данные вносятся на основании scanned копий бумажных трудовых книжек, предоставленных работником или предыдущим работодателем.

Проверка данных из трудовой книжки – важная процедура, позволяющая обеспечить корректность начисления социальных выплат, избежать правовых рисков и защитить интересы как работника, так и работодателя. В зависимости от формата документа (бумажный или электронный) применяются разные методы подтверждения подлинности и актуальности сведений. Следуя предложенным пошаговым инструкциям, вы сможете быстро и надёжно проверить трудовой стаж и опыт любого кандидата или текущего сотрудника.

Помните: своевременная проверка и актуализация данных трудовой книжки – это не только требование законодательства, но и залог стабильной работы кадровой службы и доверия сотрудников к организации.