В 2021 году в России была введена система электронной трудовой книжки (ЭТК)․ Она заменила традиционную бумажную форму и позволяет вести учёт трудового стажа в цифровом виде․ Однако у многих работодателей и сотрудников остаются вопросы: можно ли работодателю проверить подлинность и содержимое ЭТК, и как это делается? В статье разберём все аспекты проверки электронной трудовой книжки․

Правовая основа проверки

Согласно Трудовому кодексу РФ и нормативным актам Пенсионного фонда России, работодатель имеет право получать сведения о трудовой деятельности сотрудника только в рамках установленных процедур:

• Через подачу сведений в ПФР в электронном виде;
• По заявлению работника о переходе на ЭТК;
• В случае утраты или повреждения бумажной трудовой книжки – оформление новой по письменному запросу․

Таким образом, работодатель может проверять ЭТК, но только используя официальные каналы, а не самостоятельный доступ к личным данным сотрудника․

Как проверяется электронная трудовая книжка?

Проверка осуществляется в несколько этапов, каждый из которых описан ниже․

Получение доступа к ЭТК

Сотрудник может получить выписку из своей ЭТК через:

1. Личный кабинет на Госуслугах;
2. Сайт ПФР (раздел «Сведения о трудовой деятельности»);
3. Образец выписки, направляемый работодателем по e‑mail в форматах PDF и XML․

Работодатель, в свою очередь, получает доступ к ЭТК только после того, как сотрудник передал ему заявление о переходе на электронный формат и дал согласие на передачу данных в ПФР․

Проверка соответствия данных

После получения выписки работодатель сверяет её с:

• Сведениями, ранее переданными в ПФР;
• Документами, подписанными сотрудником (например, СТД‑Р – справка о переходе на ЭТК);
• Внутренними журналами учёта труда компании․

Если обнаружены расхождения, работодатель имеет право запросить у сотрудника уточнения или дополнительные документы․

Проверка подлинности

Подлинность ЭТК подтверждается её форматом XML, подписанным электронной подписью ПФР․ При открытии PDF‑файла внизу документа отображается отметка «Подтверждено ПФР»․ Это исключает возможность подделки․

Как работодатель может самостоятельно проверить ЭТК?

Для проверки ЭТК без обращения к сотруднику используются следующие официальные источники:

• Портал Госуслуги – раздел «Электронная трудовая книжка»;
• Сайт ПФР – личный кабинет «Сведения о трудовой деятельности»;
• Сервисы 1С‑Отчетность и Астрал Отчет 5․0, которые автоматически синхронизируются с данными ПФР․

Эти сервисы позволяют:

1. Скачать выписку в PDF;
2. Посмотреть статус отправленных отчётов;
3. Отследить, были ли переданы сведения о новом работодателе․

Что делать, если ЭТК не подтверждается?

Если при проверке выяснилось, что данные в ЭТК не соответствуют действительности, работодатель может:

• Попросить сотрудника предоставить документ, подтверждающий утрату или повреждение бумажной трудовой книжки;
• Оформить новую ЭТК в соответствии с частью пятой ст․ 64 ТК РФ;
• Обратиться в ПФР за запросом о подтверждении переданных сведений․

Важно помнить, что работодатель не имеет права самостоятельно «проверять» ЭТК без согласия сотрудника и без использования официальных каналов․

Рекомендации для работодателей

Для минимизации рисков и обеспечения корректной работы с ЭТК рекомендуется:

1. Чётко обозначить в трудовом договоре форму ведения трудовой деятельности (бумажная или электронная);
2. Получать от сотрудника письменное согласие на передачу данных в ПФР;
3. Регулярно (не реже одного раза в квартал) проверять выписки из ЭТК через личный кабинет ПФР;
4. Использовать проверенные ИТ‑сервисы (1С, Астрал) для автоматизации передачи и контроля сведений;
5. Документировать все запросы и ответы, чтобы иметь доказательства в случае спора;

Работодатель может проверять электронную трудовую книжку, но только через официальные каналы – портал Госуслуги, сайт ПФР или сервисы, интегрированные с ПФР․ Подлинность ЭТК подтверждается её XML‑форматом и подписью ПФР, что исключает возможность подделки․ При выявлении расхождений работодатель имеет право запросить дополнительные документы, однако любые действия должны быть основаны на законе и согласии сотрудника․

Соблюдая описанные процедуры, работодатель сможет уверенно контролировать трудовой стаж своих сотрудников, а самому работнику – быть уверенным в достоверности его цифровой трудовой истории․