Проверка Государственной инспекции труда (ГИТ) — мероприятие, которое часто вызывает у предпринимателей и руководителей множество вопросов и опасений. Особенно это актуально для тех предприятий, которые проходят такую проверку впервые. Чтобы минимизировать риски штрафов и конфликтов, важно четко понимать: какие именно документы может запросить инспектор, в какие сроки их нужно предоставить и в каком формате. Обо всем этом подробно расскажем в данной статье.
Как начинается проверка трудовой инспекции?
Любая проверка ГИТ начинается с обязательного предъявления инспектором своих служебных полномочий. Инспектор обязан предъявить:
- Удостоверение — документ, подтверждающий его личность и должность;
- Распоряжение (приказ) о проведении проверки — именно в этом документе кроется ключевой ответ на вопрос о том, какие бумаги вам придется готовить.
В распоряжении обязательно указываются сроки проверки, ее предмет и перечень проверяемых требований. Если проверка выездная, инспектор также вправе осмотреть рабочие места и опросить сотрудников.
Какие документы может запросить ГИТ?
Важно понимать, что унифицированного, жесткого списка документов для всех случаев не существует. Список документов определяется индивидуально для каждого случая проверки в зависимости от ее целей и фиксируется в том самом приказе о проведении проверки (п. 8 ч. 2 ст. 14 Закона от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ).
Однако, исходя из практики, трудовая инспекция чаще всего запрашивает следующие группы документов:
- Учредительные документы организации, устав, учредительный договор и т.д.
- Приказы, подтверждающие полномочия должностных лиц — приказ о назначении директора, доверенности на лиц, представляющих интересы компании.
- Документы, связанные с трудоустройством — трудовые договоры, приказы о приеме на работу.
- Документы по охране труда — журналы инструктажей, приказы о назначении ответственных за охрану труда.
- Документы по оплате труда, расчетные листки, положение об оплате труда, приказы о премировании.
- Локальные нормативные акты — правила внутреннего трудового распорядка, положение о персональных данных и др.
Если в ходе документарной проверки предоставленной информации окажется недостаточно, инспекция имеет право повторить запрос и попросить предоставить дополнительную информацию.
В каком виде предоставлять документы?
Законодательство предусматривает несколько способов передачи запрашиваемых документов. Работодатель может предоставить их:
- По электронной почте;
- Обычной почтой;
- Курьерской службой;
- Лично в трудовую инспекцию.
Правила предоставления копий
Отправлять оригиналы документов не обязательно. По закону достаточно предоставить заверенные копии; Заверить их должен:
- Индивидуальный предприниматель (ИП);
- Руководитель компании;
- Или доверенное лицо (при наличии соответствующей доверенности).
При этом трудовая инспекция не вправе требовать:
- Сведения и документы, не относящиеся к предмету проверки;
- Нотариального заверения копий представляемых документов;
- Изъятия оригиналов документов.
Выездная проверка: особенности предоставления документов
Если проверка является выездной, порядок немного меняется. В этом случае работодатель представляет документы по месту своего нахождения.
Согласно ч. 5 ст. 12 Закона № 294-ФЗ и абз. третьему части первой ст. 357 ТК РФ, при выездной проверке работодатель обязан:
- Предоставить инспектору оригиналы запрашиваемых документов для ознакомления (чтобы инспектор мог убедиться в подлинности копий и отсутствии подчисток);
- Предоставить заверенные копии этих же документов (оригиналы остаются у работодателя, изымать их инспектор не имеет права).
Сроки предоставления документов
Соблюдение сроков, один из самых критичных моментов при взаимодействии с ГИТ. Если работодатель не уложится в отведенное время, это может привести к штрафам.
По общему правилу, документы на проверку по запросу ГИТ необходимо прислать в течение 10 рабочих дней с момента получения запроса. Вместе с запросом инспекция обязательно присылает копию приказа о начале надзора.
Проверка трудовой инспекции — это процесс, который требует от работодателя внимательности и знания своих прав. Главное правило: предоставляйте только те документы, которые указаны в распоряжении о проверке, строго в установленный 10-дневный срок. Не забывайте, что вы имеете право ограничиться заверенными руководством копиями, а оригиналы показывать только для ознакомления при выездной проверке. Грамотная подготовка и спокойное, законопослушное поведение помогут вам пройти проверку без лишних проблем и штрафов.