Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

Проверка комиссией по труду (часто под этим подразумевают инспекцию Роструда или внутреннюю комиссию предприятия) — это стрессовый момент для любой организации․ Однако знание того, какие именно документы будут запрошены, позволяет подготовиться заранее и избежать штрафов․ В данной статье мы подробно разберем перечень документации, актуальный с учетом изменений законодательства РФ․

Организационно-распорядительная документация

Первое, на что обращает внимание комиссия,, это наличие базовых локальных нормативных актов (ЛНА)․ Без них дальнейшая проверка кадрового делопроизводства часто не имеет смысла, так как нарушены фундаментальные правила․

Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР)․ Это основной документ, регламентирующий режим работы, время отдыха, дисциплину и порядок приема/увольнения․ Важно, чтобы они были утверждены приказом и с ними были ознакомлены все сотрудники под роспись․
Штатное расписание․ Документ должен быть актуальным на дату проверки и соответствовать фактически работающим сотрудникам․
Графики отпусков․ Проверяется наличие утвержденного графика на текущий год и факты ознакомления работников․ Также смотрят, соблюдаются ли сроки выплаты отпускных․
Табель учета рабочего времени․ Один из ключевых документов для проверки оплаты труда и соблюдения режима работы․

Документация по трудовым договорам и личным делам

Комиссия тщательно сверяет фактическое положение дел с бумажным оформлением․

Трудовые договоры․ Проверяеться наличие подписанных экземпляров у обеих сторон, соответствие условий договора требованиям ТК РФ (зарплата, должность, режим работы)․ Особое внимание уделяется срочным договорам — обоснована ли причина их заключения․
Личные карточки сотрудников (форма Т-2)․ В них должны быть внесены все изменения: переводы, отпуска, больничные, повышения квалификации․
Должностные инструкции․ Хотя наличие инструкций прямо не всегда прописано как обязательное в ТК РФ, их отсутствие может быть расценено как нарушение права работника знать свои обязанности, особенно в вопросах охраны труда․
Приказы по личному составу․ Приказы о приеме, переводе, премировании, дисциплинарных взысканиях и увольнении должны быть оформлены строго по форме и в установленные сроки․

Документация по оплате труда

Финансовый блок проверяется наиболее тщательно, так как здесь чаще всего ущемляются права работников․

Положение об оплате труда․ Документ должен четко описывать систему премирования, надбавки и доплаты․
Расчетные листки․ Комиссия проверит, выдаются ли они работникам ежемесячно и содержат ли они все необходимые составляющие зарплаты․
Ведомости на выплату зарплаты․ Проверяется своевременность выплат (не реже двух раз в месяц) и соответствие сумм условиям договоров․
Документы о минимальном размере оплаты труда (МРОТ)․ Подтверждение того, что зарплата за полностью отработанное время не ниже МРОТ․

Охрана труда и безопасность

С 1 сентября 2022 года в России действует обновленный порядок обучения по охране труда (Постановление Правительства РФ), поэтому комиссия будет требовать документы нового образца․

Журналы инструктажей․ Журналы вводного, первичного, повторного и внепланового инструктажей должны быть прошиты, пронумерованы и заполнены без ошибок․
Документы об обучении․ Протоколы проверки знаний, удостоверения, договоры с учебными центрами․
Оценка профессиональных рисков․ Наличие карты оценки рисков для каждого рабочего места․
Медицинские осмотры․ Списки контингентов и заключения по результатам медосмотров (особенно для вредных производств)․
Выдача СИЗ․ Личные карточки выдачи средств индивидуальной защиты с подписями работников․

Специальные категории документов

В зависимости от специфики организации, комиссия может запросить дополнительные бумаги:

Документы по работе с инвалидами․ Штатное расписание с квотой, приказы о создании рабочих мест․
Учет рабочего времени отдельных категорий․ Для водителей (путевые листы), для удаленщиков (отчеты о выполненной работе, если это прописано в договоре)․
Документы по командировкам․ Приказы, авансовые отчеты, билеты․

Важные нюансы проверки

Следует помнить, что комиссия (особенно государственная инспекция труда — Роструд) имеет право запрашивать оригиналы документов или их заверенные копии․
> Важно: Отсутствие любого из вышеперечисленных документов может повлечь за собой административную ответственность по ст․ 5․27 КоАП РФ․ Штрафы могут достигать сотен тысяч рублей для юридических лиц․

Проверка комиссией по труду: перечень необходимых документов в 2024 году